论企业声像档案的管理与利用

2021-11-30魏雪松

科学与信息化 2021年17期

魏雪松

中国核工业集团有限公司北京 100822

引言

声像档案是通过不同材质为主体的档案，包括声音、照片、录像等多种形式，而实际上这些档案相对于纸质档案来说更容易丢失和损坏，但是其特殊的保存形式也意味着其将比纸质档案有着更好的文化价值，也可以为企业的发展提供更好的信息服务，是企业档案资源中最为宝贵的一笔财富。随着我国经济的快速发展，企业在发展当中产生了较多的声像档案，为了能够更好地提高整体的发展水平，各企业需要加强对声像档案的管理措施，提高对这些档案资源的利用率。

1 声像档案的概念

声像档案是档案的一种表现形式，在国内并没有一个完整的定义来表达声像档案的内容，而从各企业、组织和行政事业单位的声像档案主要形式可以看出，作为档案的一种，声像档案有录音带、录像带、唱片、磁带、光盘等一系列能够记录声音或者视频、照片的设备形式，其是具有原始记录性的，这也是档案法中将声像档案列入的主要原因。而如何分辨声像档案和其他档案的具体区别确实是现阶段在理论上的主要难点之一。现阶段，不少研究都将载体形式作为声像档案和其他档案的根本性区别。通过对声音、图像和现实情况的具体记录可以使得该档案的信息具有更好的真实性，而其在形成过程也因为对设备的需求而更具条件性，对环境较为苛刻。当然，声音、图像和视频都具有可复制和剪辑性，所以从这一点上来说声像档案的原始价值其实并不如纸质档案，但是由于声像档案大多都是瞬间形成，所以其更可以捕捉到某些细节，可以使得后续的档案利用工作中可以更加深入[1]。

2 声像档案管理的内涵和内容

2.1 声像档案管理的含义

声像档案管理就是通过具体的方法和一定的处理原则来对声像档案进行管理和利用，使得企业能够更好地利用声像档案资源，为自身的经济发展和企业文化建立甚至是科学技术的研发提供更好的服务。就目前来看，在声像档案管理工作中，其主要内容就在于对档案资源的收集、整理和鉴定，并加强管理、应用等内容，所以声像档案管理工作是各项目紧密联系的工作，也是需要一定的专业性和管理性的工作。管理人员需要形成一个完整的工作体系，通过信息化、电子化等方式来有效的保存或者是管理声像档案。因为在企业之中，声像档案资源的产生和处理其实是伴随企业所有的活动中的，其可以视为是管理、生产、销售等多方面工作的辅助因素，所以在这种双重管理性下，为了能够更好地达到对这种资源的应用，还需要管理人员能够了解具体的情况，总结管理经验，从而更好地达到服务效果。另外，因为企业的声像档案大多都具有一定的机密性，其关乎企业的财务、安全、生产数据等一系列的机密信息，所以如何把握声像档案资源的保存和开放也是管理工作的重点所在[2]。

2.2 声像档案管理的内容

声像档案管理工作比较广泛，其在内容上是多方面、多角度的。首先，在管理角度上可以分为宏观和微观两个层面。在宏观上就是根据国家的相应管理条例来进行管理，也就是在相应的政策制度下做好管理工作。而在微观上就是指企业自身通过相应的措施和制度来对其在社会活动中形成的声像档案进行具体管理。其次对于不同类型声像档案的管理工作具体方式也不同，上述已经说到声像档案类型是多样的，从录音机、录像机到磁带、光盘等，不同类型的声像档案管理需求也不一样，甚至各成体系。所以介于此，目前在对声像档案管理工作中主要可以分为照片档案管理、录音档案管理、录像档案管理、声像电子档案管理等多种形式，甚至在这些大类中还能够分成不同的小类来进行管理，就比如在录音档案管理中，其可以分为唱片档案的管理、录音带档案的管理，具体还需要以企业自身的情况来做决策[3]。

3 档案管理相应理论

3.1 文件生命周期理论

声像档案与其他的档案形式一样，其都是通过文件归档之后才能够进行管理，所以对档案的管理实际上就是对文件及其附属物品的管理。目前，在档案管理研究中，文件生命周期理论的应用十分广泛，其主要是指在文件的产生、使用、管理和结束使用的过程可以被看作是一个完整的生命过程，而在这个生命周期中的不同阶段可以通过不同的管理方式来达到管理目的。就目前来看，文件生命周期理论的主要应用形式就是要以文件的产生到销毁或者移交的全过程进行保存和筛选，管理具有一定价值的文件，并简化文件的制作程序以确保其生命周期，深度挖掘这些文件资源的发展价值并确保其在完成效能之后能够合理保存或者是销毁。对于声像档案来说，其照片、声音、视频等虽然不是以传统文件的形式发挥作用，但是其同样可以履行组织职能，所以文件生命周期理论是适用的[4]。

3.2 前端控制理论

前端控制理论实际上是文件生命周期理论的延续，其本身就是针对电子文件、数字化文件的管理，也是为了满足当下人们在工作中资源电子化的趋势需求而诞生的。早在上世纪末，国际上就有人提出专门针对声像档案的形成、使用和收集来做出具体的计划安排，并设立一定的档案管理法规法案与技术保准。而前段理论就是要从声像档案在诞生之前就加以控制，对其生命周期全过程进行统筹规划，监督其产生、应用、销毁或者移交的全过程。比如说，在数码照片的形成中，企业需要加强对其拍摄时间、参数、器材内置时间等的控制与监督，这在后期就可以极大的提高整理的效率，也可以避免在大量照片冲洗后造成遗漏、遗忘的情况[5]。

3.3 新公共服务理论

新公共服务理论实际上大多都应用于现阶段政府部门的建设和转型中，也就是以公民为中心，以公民需求为导向来开展工作。在企业内，特别是对于一些大型企业来说，其本身就具有一定的社会责任，所以在履行社会责任的角度看，将新公共服务理论应用于这些大型企业中并没有什么不妥。企业必须要在思想上具有战略型，要避免将眼光局限于点滴经济效益之上，而是要从社会服务型的角度出发，这既是建立企业良好的社会形象的主要方式，也可以得到对自身管理理念的革新。具体来说，针对声像档案管理，企业必须要公布一部分具有利民性、不保密性的档案资源来满足人们的公共利益[6]。

4 声像档案的收集、整理、保管方法

4.1 声像档案的收集

首先，企业要遵循以价值为导向的收集原则，要尽量收集对企业自身发展或者未来战略落实有用的声像资源，要尽量以企业的发展为核心，选择内容质量较好的声像资料。其次就是在归档工作中，企业要针对以本单位职能出发的声像材料、领导及专业人士会议内容声像材料、重大活动声像材料、宣传材料、重大灾害以及异常情况的声像材料等进行严格的分类和归档。而归档人员也必须要遵守相应的规范，包括归档的及时性、录制工作的有序性、归档资料的完整性与完好性、底材与成片的一致性等，所以也需要归档人员能够更加细致[7]。

4.2 声像档案的整理

声像档案的整理工作是加强档案互相之间、企业与档案之间紧密联系的重要工作，也是为未来有效利用档案打下坚实的基础。目前，在管理上最为有效的整理方式则是以载体类别、年度和问题类进行分类。在整理工作开展之前，相关单位需要加强对材料的筛选和鉴别，不仅要确保图像、视频等的完整和清晰，还需要确定其保管期限，这一点可以通过查阅不同材料、内容的管理期限表来获得。同时，整理人员需要加强对档案优先级和保密级的标注，按照国家的相应办法来进行标注。最后则是要按照企业的主要活动和大事件来进行分册，按照活动发生的顺序来完成排列。另外对于不同载体的档案不仅需要制作档案盒，标注好相应的日期、编号、保密级、备注等，还需要附带好相应的文字说明，设置适当的档案盒保存位置，标注好盒号[8]。

4.3 声像档案的保管

声像档案的保管应该要按照不同的类别分别采取措施，对册、盒、带等载体形式的档案进行着重处理，要避免重压的情况导致档案损坏。而在环境条件的建设上，除了要保证声像档案库房的一般安全保障之外，还需要减少强磁性、强电流等设备和设施的安放，并对一些可复制的资源进行多重备份。在后续的保障工作中，企业需要安排专人来对档案进行倒带、复制、转存等措施，确保不同载体中的信息资源能够良好地保存下来。而需要调离或者调出声像档案时，相关部门必须要明确调用者的来意和目的，严格禁止私自销毁、消磁、撕毁等情况的发生，对于复制、备份等工作也必须要经过严格的监督和审核下才能够批准。当然，对于一些急需使用声像设备的单位来说，可以借出备份档案，但是原版档案不允许借出[9]。

5 声像档案的应用

5.1 加强企业的文化建设

企业在运转的过程中，为了能够更好地建立起企业的内部文化，促进员工们的工作效率和激发员工们的工作积极性，应该要求不同部门能够调出与自身职能相关的声像资源，采取图片展览、重大历史回顾等活动来提高员工们对于自身部门和职能单位的认可。企业可以通过建立起陈列室、企业发展历史档案馆、企业画报等方式来宣传企业自诞生起获得的成就，树立起更好的企业形象和企业文化，使得员工们能够在更和谐的氛围下完成工作。

5.2 适应市场需求

通过声像档案馆的相关资源，企业可以更好地为自身承包更多的工程服务，也更好地满足当前市场发展的具体需求。企业可以通过对声像档案的分类和筛选来选择出于安装、公路、电力、市政甚至是产品生产、宣传、销售等一系列与企业职能息息相关的声像资源，在招投标工作中获得更好的竞争优势，展现出企业更好的竞争实力和核心力量，为企业赢得市场竞争，这对于企业来说有着非常重要的意义。

5.3 提升服务资质

企业内部声像档案馆必须要对声像档案进行处理，要整理出能够良好体现企业往年业绩成果和发展成果的图片或视频，比如说在某年获得的文明单位称号，抑或是锦旗、荣誉奖项等的照片，这些照片的展示可以更好地提高企业的资质等级，提高其社会影响力，树立起良好的社会形象，也能够以更好的信誉面向大众和市场，为企业的决策、发展、生产、经营等众多工作中提供更好的服务[10]。

5.4 权责落实回溯

对于企业内部管理工作来说，权责的落实实际上是非常重要的内容，而当企业内存在贪污、受贿、利用自身权利行违法之事等问题，为了能够更好地方便调查，企业也可以通过当时的声像档案来找到蛛丝马迹，通过相应的音频、视频、图片照片等都可以有效的分析当事人是否存在有违法乱纪的情况，进而更好的配合国家的相关部门进行彻查，达到更好的回溯效果，这也有效提高了企业发展的内部质量，提高内部凝聚力和清洁度，使得企业能够以更好的姿态来迈向市场和未来，为企业赢得更好的社会声誉与发展空间，达到树立企业文化和赢得市场竞争的双重目标。