浅析基于互联网+背景下信息化档案管理的现状及对策

2021-11-30姜琳

科学与信息化 2021年17期

姜琳

青岛大学/综合档案馆山东青岛 266071

引言

信息化档案的管理是利用现代互联网平台采用网络信息收集共享开发的应用，对档案管理中的各类信息进行有效的存储，同时也为管理者带来了便捷的工作方式，改变了以往管理方式的耗时大、效率低等缺陷。在实体档案的基础上应用了更为节约、科学性的档案管理模式。

1 基于“互联网+”背景下信息化档案管理的概念

互联网+的核心概念就是互联网+传统行业，其有几大特点：第一，互联网+就是跨界的相融合；第二，在传统行业上进行改革创新与互联网相结合；第三，打破了传统的格局，重塑新结构使传统行业不再受任何空间、地点等限制；第四，可连接一切行业，如互联网+智慧城市、互联网+金融等。再如本文研究的互联网+档案管理是互联网对档案服务模式、管理思维的创新与融合。实际操作中，是互联网+背景下档案信息化建设和科技档案管理基础上的创新，将其应用到现实的档案管理服务范围里，取得了显著的效果[1]。

互联网+背景下信息化档案管理是从互联网角度改革思维，强调以网络化、数字化的形式，切实到实际档案管理服务中的过程，为使用者提供了便捷的服务，运用网络化实现服务模式创新，构建知识化、多样性的服务体系。

互联网+信息化档案管理是通过使用互联网技术重新塑造档案行业结构、文化结构等价值链，将档案管理与企业个性化需求相融合，构造智慧互联的新型服务模式，从而提高档案职业性能的水平。

2 互联网+背景下高职档案管理信息化的现状

互联网+背景下的推进过程就是档案工作数字化、网络化的实现过程，这一发展不仅满足了社会各方面对档案信息和档案管理的需求，而且确切的减轻了档案管理员工作的负担，有利于档案的规范管理和保障档案安全性，给档案管理部门职能带来了显而易见的效果。但在实际情况中，传统纸质档案长年累积的运行模式导致档案大量堆积，简单地进行整理归纳极大加重了档案管理工作者的重担，甚至有出现破损再难利用等问题，导致现有纸质档案向信息化档案转型的工作滞后[2]。其次，纸质档案的保持模式已出现信息泄露的问题，致使现有信息化档案归纳在资源量的条件里，仍存在遗失的风险，更难以将信息化档案管理在传统管理模式中有效采纳。最后，在现有的网络信息共享资源里，档案信息是非常注重保密性，可现实情况中存有网络信息安全隐患，再加上档案管理部门网络技术维护人才较少，无法保障档案信息的安全，因此，全面贯彻信息化档案管理任重而道远。

3 基于“互联网+信息化”档案管理中产生的不利因素

3.1 未能及时改变管理理念

虽然诸多档案管理已经意识到档案数据发掘的重要，信息化档案管理的发展也小有所成，但是管理理念上却停留在旧观念。传统档案管理的理念仍然影响着档案工作者，档案管理工作也不能及时更新，还未能有效引进新型管理模式，致使档案管理工作质量不能提高。

3.2 不能确保网络安全问题

近几年，互联网技术已经广泛应用于档案管理工作中，在带来工作便利的同时也存在了诸多隐患。如档案管理的保密性和安全性，进入了互联网时代，也时常发生档案泄密事件[3]。诸多单位一筹莫展，不能有效确保档案信息的安全性。

3.3 档案管理工作无法实现标准规范化

档案管理工作的重心是实现标准化和信息化，但进入了互联网+时代，档案管理工作无法及时实现标准化和信息化，在网络建设和信息系统建设方面还明显有较大差距，未能实现有效共享与互联网+时代的要求不相符，我国档案自动化建设还有待提高。

4 互联网+背景下高职档案管理面临的问题

4.1 信息化档案管理理念欠缺

诸多高职档案工作者常常混淆档案数字化以及档案信息化的概念，常误以为把纸质档案转变成数字档案就完成了信息化的建设[4]。互联网+行动计划推出已久，但是众多管理工作者对互联网+档案概念尚有欠缺，档案信息化是以数字化网络为基础，利用信息技术对档案信息进行获取、整理、共享，从传统档案管理转变成数字化、开发化、网络化智能管理。

4.2 更新信息化档案管理进度缓慢

近些年高职院校规模不断在扩大，学生人数剧增，档案信息资源数量也相应上涨，更新档案信息化工作进程却变得缓慢，其主要原因是学校对档案信息化建设和意识不够充足。①未将档案信息化归入学校发展重点，诸多学校把重心放在了招生工作、引进教学设备上，忽略了信息化档案的发展，致使高职档案信息化工作滞后。②未规范化档案信息化的管理制度。高职院校管理制度只适用于纸质等实体档案，对于电子档案的整理、归纳等流程却没有明确的管理制度，诸多条规定已完全不合适信息化档案管理的工作。

4.3 缺乏信息化档案管理人才

在高职信息化档案管理建设过程中，档案管理人员起着关键作用，信息技术的应用和管理过程都离不开档案管理人员的操作和监督。实际情况，各大高职院校档案管理团队的计算机应用技术和实践操作能力都较薄弱，离适应现今高科技的网络工作环境还有一些差距，普遍存在缺乏网络技术又熟知档案管理工作的复合型技能人才，因此扩招院校档案管理人才至关重要。

5 互联网+背景下高职档案管理的对策分析

5.1 利用互联网技术创建信息化档案管理平台

高职可以利用互联网技术以此创建院校的信息化档案管理平台，档案管理者除了需要全面了解院校档案管理的现状，还要整理发现院校档案管理存在的不足，再将院校档案进行规范化整理及归类，同时也应及时与院校领导协商以便完善档案管理制度。院校应对互联网平台建设工作人员进行专业培训，从而确保档案管理平台的科学化和信息化质量得到提升，让档案管理工作者的管理能力也更为科学和专业。因此，档案工作者在对档案进行数量核对和分类时可创建互联网平台，使其成为院校的档案数据库，由此扩大院校信息的存储量。并且互联网档案管理平台的创建与院校网址可以进行对接，方便院校的师生都能快捷找到与自己相关的信息，节约档案搜检的时间。

5.2 完善电子档案的工作

部分高职院校的档案管理还是以纸质为主，因此做好高职档案管理信息化建设还是十分重要的，而且档案管理工作者也需要不断完善电子档案的收集整理，还需要其他部门互相配合以便丰富完善院校的电子档案管理数字库。同时，档案管理者需要将原版纸质档案与现今的电子档案进行核对，通过在检查中发现问题并及时更正，使最终电子档案内容更加完整。由于档案管理工作量较大，所以高职档案管理信息化的建设是非常有必要的，能将其管理难度减小并让院校的档案信息更加充实完整。

5.3 需引进、更新院校电子设备

要实现档案管理信息化就缺少不了先进的电子设备设施，其具体设施有计算器、扫描仪和打印机。计算机是电子档案管理必备的基础设施，通过使用计算机可让管理人员工作得以信息化。而扫描仪是让院校档案数据和其他相关信息也更加真实，将纸质版信息确切录入院校档案管理平台里。则打印机主要是使电子设备转换为纸质版档案的主要设备，可满足学校人员的需求同时也能减少档案丢失发生的次数。除此之外，档案的安全也至关重要，在网络技术风靡的环境下，院校信息化档案的安全管理较难，因此还需选购适合安全管理规范的防火墙等防护软件，确保信息化档案管理工作的顺利开展，积极预防信息泄露事件的发生。

5.4 加大培养专业人才的力度

互联网+时代下，信息化档案管理发展是院校管理系统的推进。因此需要具备职业素养良好、信息化技术高的复合型人才作为负责院校档案管理的工作，从而进行信息化系统的改进和维护。档案管理工作者丰富经验有助于信息化档案建设的顺利进行，很多管理系统都涉及数据库技术、计算机网络等专业技术，因此院校需要加大力度培养档案管理者的专业培训，一方面加快引入先进人才，努力打造一支高素养的档案管理队伍。同时，档案管理者还需要具有工作的责任心，对各类档案信息应及时录入整理，提升档案管理部门的工作质量，使得院校信息化发展最终更好地为师生服务。