事业单位档案管理中的电子档案管理途径探讨

2021-11-30孔泉森

大众投资指南 2021年2期

孔泉森

（辽阳市退役军人事务服务中心，辽宁辽阳 111000）

电子档案管理主要是运用信息技术，将传统档案信息采用信息化处理以及存储方式。在信息化时代下，传统纸质文件逐渐被电子文件所取代，事业单位传统档案管理模式中存在诸多问题，应当积极采用电子档案管理方式，提高档案管理效率，提升档案信息的安全性。在事业单位内部，可构建电子档案管理制度，强化对电子档案的保护与管理，提高档案管理水平。

一、事业单位档案管理中电子档案管理优势

（一）有利于提高档案管理效率

事业单位在开展档案管理工作时，若采用传统人工档案管理模式，随着档案数量增加，工作压力较大，极易出现档案信息错误等问题。采用电子档案管理方式，利用计算机等技术进行自动管理，不仅能够缓解档案管理人员的工作压力，还能够提升档案管理效率。在信息化时代下，信息技术得到普及，为事业单位档案管理工作提供了诸多便利，电子档案整理、搜索以及查询环节得到优化，档案管方式也将转变为随机归档，确保重要档案能够在第一时间归档，同时使得档案检索变得十分简便。由此能够看出，采用电子档案管理方式，具有高效性以及便捷性特征，有利于提升档案管理效率。

（二）有利于优化档案管理成本

电子化档案管理，能够优化档案管理成本。若对纸质档案进行管理，管理环节较多，如信息收集、整理、编制以及打印等，在每一环节中，事业单位均需要投入一定资金。并且纸质档案保管难度较大，易受诸多因素影响，如气候以及环境等因素，若档案发生破损，则需要花费大量资金进行修复，由此能够看出，传统纸质档案管理方式，管理成本较高，需要投入大量资金。采用电子档案管理方式，只需要在前期投入一定资金，用于购买硬件设备以及软件设备，构建出完善的档案管理系统，利用管理系统便能够实现档案管理，档案信息均采用电子文件方式存储，不易受到外部因素影响，后续系统维护费用相对较少，整体成本投入较少，管理十分便捷。

二、事业单位档案管理中电子档案管理应用路径

（一）建立电子档案管理制度

为发挥电子档案管理优势，事业单位在日常管理工作中，应当对电子档案管理形成深入认知，明确采用电子档案管理的作用与优势，继而结合事业单位实际情况，建立健全管理规章制度，推动电子档案管理工作规范化开展。首先，事业单位可结合不同电子档案特点，制定电子档案编制、审核、归档以及保管等制度，同时还需要加强对电子档案使用方面的管理。通过制定完善制度，能够对档案管理人员以及档案使用者的行为进行约束与规范。其次，事业单位需要进一步明确档案管理部门以及其他部门在电子档案管理中的责任，调动所有部门参与积极性。若事业单位采用纸质档案与电子档案相结合的管理模式，则应当进行明确规定，充分协调两种档案管理方式，便于档案资料集中管理。最后，事业单位还需要加强对电子档案管理机制构建问题的重视，在单位内部组建专业监督队伍，主要对电子档案管理工作进行动态监督，确保电子档案管理效率与质量。

（二）提高电子档案管理系统安全水平

电子档案管理主要是量计算机以及网络作为基础，实现档案存储与管理，在这一过程中，电子档案存在一定风险，易受到黑客以及木马病毒的影响，若事业单位管理不当，则会出现机密档案丢失等问题，因此事业单位应当积极采取措施，提高电子档案管理系统安全水平，强化安全保护，确保档案信息的安全性。首先，事业单位可设置安全防火墙，在内网与外网之间构筑起一道安全屏障，还可在电子档案管理系统中增加身份认证以及加密等方式，确保档案信息的安全性，避免出现档案信息丢失以及泄露等问题。其次，事业单位需要构建完善的电子档案信息安全监督体系，对电子档案管理工作全过程进行监督，并且档案管理人员可依据文件资料类型进行编码，便于监督与管理工作开展。最后，事业单位应当定期开展系统维护工作，一旦发现线路老化以及系统漏洞问题，需要及时处理，提高系统以及电子档案的安全性。

（三）提高档案管理人员综合素质

档案管理人员是电子档案管理的主体，其综合素质将直接影响电子档案管理质量，因此事业单位应当重视人才培养工作，培养出高素质档案管理人才，提高电子档案管理工作质量。首先，事业单位应当定期组织学习与培训活动，引导档案管理人员参加，在培训中，将教授更多专业电子档案管理知识以及技能，同时还需要加强信息化技术教学。通过培训，使档案管理人员对电子档案管理有着深入认知，树立正确职业理念，提高专业技能与能力。其次，事业单位应在内部选拔出较为优秀的档案管理人员，为其提供深造与学习机会，丰富其知识体系，提高管理能力，将所学知识运用在单位电子档案管理工作中，确保管理效率。最后，事业单位需要重视计算机人才培养，从而为电子档案管理提供技术支持，提高档案管理的专业性。