浅谈高校电算化会计记账凭证摘要栏的填制

文/王崇（郑州职业技术学院）

记账凭证是会计人员对审核无误的原始凭证或原始凭证汇总表进行归类、整理后编制的会计分录凭证，是登记账簿的直接依据。记账凭证摘要栏的填制是一项重要的会计基础工作，它的填写质量将直接影响到财务管理部门会计账簿的填制质量。同时，记账凭证和账簿是通过摘要栏进行记录和反映经济业务内容的，尤其是对于电算化会计全覆盖的今天，会计账簿由记账凭证自动生成，摘要栏信息直接提取到各种会计账簿中，审核人员、财务管理人员，以及各种会计信息使用者几乎都是通过会计凭证摘要栏获取有用的会计信息的。标准的记账凭证摘要，能够方便经济业务查询，减少翻阅原始凭证的时间，对于内部管理、外部审计等业务的开展起到事半功倍的效应。

一、高校电算化会计记账凭证摘要栏填制中的问题

目前由于经济业务繁杂等方面原因，许多高校在财务管理工作上，未能真正落实会计基础工作规范，导致记账凭证摘要出现过于简单或者过于烦琐等问题。具体表现有部分高校记账凭证的摘要过于简单，不能反映出经济业务的实际具体情况。比如“支付办公费”“购买设备”等。而相反的，部分高校记账凭证摘要措辞过于烦琐，不分主次地将全部经济业务都写进摘要，导致打印出来的账簿和记账凭证摘要栏目显示不全，查账困难。另外，由于制单人员责任心和业务素质不尽相同，有些制单人员利用电算化会计记账的快捷性，对于不同经济业务内容的摘要进行同一摘要的盲目复制。再加上对于电算化会计记账凭证摘要填写除了错账更正外，其他大多数业务没有专门讲解和标准化填制要求，导致制单人员填写记账凭证摘要时主观性太强。很多高校在电算化会计记账凭证摘要填写上没有足够重视，填写内容标准不一，再加上财务人员定期轮岗与更换，导致在后期查账、对账及审计业务时，对于经济业务的查找非常艰难，在翻阅原始凭证上浪费大量精力和时间，大大降低了财务管理质量和效率。

二、高校电算化会计记账凭证摘要栏的填制方法探讨

根据《会计基础工作规范》的要求，记账凭证摘要需填写经济业务的内容，要求做到言简意明，既要防止简而不明，又要避免啰唆和烦琐。根据高校经济业务的实际情况，对于高校电算化会计记账凭证摘要栏的填制方法，本文从以下几方面进行总结、探讨。

（一）收入业务摘要栏的填制

高校收入类业务大致可以分为日常收入业务和财政授权支付额度业务两种。对于日常收入业务，我们可以依据各种收入的来源渠道，进行摘要栏的注明和填写。比如财政拨款、捐赠收入、短期培训费收入、学费收入、住宿费收入、银行利息收入等。此类收入一般要注明收入的性质，明确来源渠道。例如：“收到管理学院21 级营销2 班学生学费”“收到第一季度农行利息”“收到教育厅支持高校发展资金拨款”等。对于财政授权支付额度业务，我们可以根据具体额度的内容进行填制摘要，内容详尽，这样有助于后期对账。比如“收到第二季度离退休经费零余额授权支付额度”“收到改善办学条件专项经费零余额授权支付额度”等。

（二）支出业务摘要栏的填制

（1）采购业务摘要栏的填制

高校采购业务包括日常采购和特殊业务采购。日常采购是指日常工作中，经常发生零星支出，比如购买办公用品、打印装订费、学生实训材料、物业管理服务、校舍零星维修、业务招待费、公务用车运行与维护费等日常运转类业务。针对这类业务，摘要栏可以简写为“部门+姓名+事项”。例如：“后勤处马某购买维修用品”“电气工程系李某购买学生实训耗材”“宣传部处赵某报办公用品”“软件工程系王某购买教学用具”“图书馆吴某报销招待费”等。对于性质相同、金额较小的琐碎物品及事项可以在摘要栏中用总结性词语“等”代替。如后勤处孙某将购买大叶黄杨球1棵、小叶黄杨球2 棵、红叶石楠8 棵、紫薇5 棵等校园花木一并报销，摘要可写为“后勤处孙某购买黄杨球等校园花木一批”。

特殊业务采购，主要是指金额较大、历时时间较长的货物、工程和服务类采购。这类业务采购，一般为项目资金且大多数为政府采购，包括办公设备购置、专用设备购置、信息网络购置与更新、大型修缮、图书采购等资本性支出项目。由于金额较大，合同保修期限较长，在付款方式上，根据合同要求，虽然有全款支付的，但是大多数情况为分次付款。这类业务的记账凭证摘要，我们可以采用“部门+项目名称+付款百分比”方式，这样可以一目了然地了解到项目的支付进度，同时方便财务后期查询、对账、审计。比如：“软件学院采购某实验室某实验台（合同价的85%）”“后勤处校园广场修缮项目一标段（合同价的20%）”。当然，如果合同约定采购金额为一次性支付，“付款百分比”可以在记账凭证摘要中予以省略。另外，对于质保金业务，可以采用将质保金作为关键字填制在摘要栏。比如：“生物工程学院某制药实验室某设备质保金”等。

（2）发放业务摘要栏的填制

高校发放业务主要包括日常发放业务和代扣代缴业务。日常发放业务包括教职工每月工资、津贴、绩效工资等，学生每学期评定的奖助学金、师生职业技能大赛奖励、科研奖励、社团教职工补助、人才引进安家费、外聘专家讲座劳务费等。这类业务的摘要在填制时要尽量详尽，标明“人员+人数+具体费用名称”。如：“发放在编职工410 人2 月份工资”“发放2021 年度职业技能大赛18 名教师奖励”“发放软件学院78 名学生暑假社会实践补助”“发放2020—2021 年度813名学生国家励志奖学金”“发放材料学院某专家讲座劳务费”等。代扣代缴业务主要包括教职工的社保及个人所得税代扣代缴业务。核算人员在根据人事部门工资表上的应发放金额进行职工个人社保及税费的代扣代缴时，应分别在摘要中标明具体内容。比如“代扣6 月份人事代理人员养老保险金”“代扣8月份在编教职工个人所得税”“代扣建筑学院某专家讲课费个税”等。由于社保包括为个人承担部分和单位承担部分，在摘要中加上“代扣”就可以很方便地了解到个人承担部分的金额。同时，教职工及外来专家的个税在摘要中显示出来，为办税人员每月税务查询、核对、预缴个税提供了方便。

（3）差旅费、培训费等业务摘要栏的填制

由于高校人数较多，差旅费、培训费等报销业务的记账凭证摘要可以写为“部门+姓名+地点+事件（差旅/培训）”。比如：“基础教育学院李某赴济南参加学术会议差旅”“学生处旦某赴上海参加学生工作会议差旅”“后勤处赵某赴南京参加后勤服务培训”等。另外，高校经常出现教职工带领学生参加技能大赛等赛事，由于报销单据涉及人员较多，比如软件学院参加技能大赛，带队教师2 名，参赛学生15 名，车票、住宿、餐饮、保险、核酸检测等费用一同报销。针对这种情况，记账凭证摘要可以稍做调整，写作“软件学院杨某李某及15名学生赴天津参加某技能大赛差旅”。由于高校日常业务繁忙，教职工培训一般集中在寒暑假，涉及人数较多。此类业务可以将参加培训的教职工人数予以标明。比如：“城市轨道交通学院180 名教职工赴西安交通大学参加专业技术培训”等。

（三）特殊会计业务摘要栏的填制

（1）退款及重汇业务

由于高校经济业务较为繁杂，尤其是学期初、学期末教职工报销业务量较大，财务支付中，难免会出现由于账号、收款方名称、开户行等方面的错误导致退款。此种类型，会计人员可以根据退款凭证将记账凭证摘要写成“部门+姓名+事由+退回”或者“部门+项目+退回”，比如：“学生处杨某赴西宁招生宣传差旅（退回）”“后勤处某学生公寓卫生间改造费（退回）”。财务人员查正、核对后，重新汇款时，记账凭证摘要应为“部门+姓名+事由+退回重汇”或者“部门+项目+退回重汇”。比如：“材料学院某实验室某设备采购履约保证金（退回重汇）”。将“退回、退回重汇”关键字在摘要栏反映，能够避免在档案整理及审计过程中对于后附原始凭证“不完整”等假象引起的误会。

（2）预付及计提业务

由于个别业务的特殊性，高校会不定期地发生预付业务。主要有年度报纸杂志费、燃气费、电费、房屋租赁费等。对于此类业务，摘要内容可以采用“预付+部门+事项”格式。比如：“预付后勤处9月电费”“预付图书馆2021 年报纸杂志费”等。高校的计提业务主要有计提固定资产折旧、无形资产摊销、工会经费、职工教育经费、学生资助经费等，此类业务可以采用“计提/摊销+部门+月份+事项”格式。如：“计提后勤处6 月份通用固定资产折旧”“计提某学院第二季度工会经费”“摊销后勤处8月份土地使用权”等。

（3）一贷多借、多借多贷业务

在财务报销中，经办人会将多种用途的原始单据一并报销，记账人员应将不同用途的原始凭证进行归类整理，填制相应的记账凭证。由于用途不同，借方会计科目要分别填列，这样就会出现一贷多借或者多借多贷的业务。制单人员切忌利用电算化会计的快捷性，不假思索地复制摘要。要分笔分行在借贷方栏目分别填列各个业务的摘要，反映经济业务的实际情况。如团委报销元旦晚会灯光租赁费、服装租赁费、晚会小礼品、晚会用饮用水、录播费等。这样摘要就需要分别填写，“团委某老师报元旦晚会灯光租赁费”“团委某老师报元旦晚会服装租赁费”“团委某老师报元旦晚会小礼品采购费”“团委某老师报元旦晚会饮用水费”“团委某老师报元旦晚会录播费”。贷方摘要栏可以是“团委某老师报元旦晚会费用”。收入业务也是如此。如借方分别列出“收到A 商户4 月水电费”“收到B 商户4 月水电费”等，贷方可以填制为“收到10 家商户4月水电费”。

（4）错账更正业务

财政部《会计基础工作规范》（2019 年修订）中对错账更正业务进行了详细阐述。已经登记入账的记账凭证，在当年内发现填写错误时，可以用红字填写一张与原内容相同的记账凭证，在摘要栏注明“注销某月某日某号凭证”字样。同时再用蓝字重新填制一张正确的记账凭证，注明“订正某月某日某号凭证”字样。如果会计科目没有错只是金额错误，也可以将正确数字与错误数字之间的差额，另编一张调整的记账凭证，调增金额用蓝字，调减金额用红字，摘要栏填制为“调整某月某日某号凭证”。发现以前年度记账凭证有错误的，应当用蓝字填制一张更正的记账凭证，摘要栏填写为“更正某年某月某日某号凭证”。

电算化会计记账凭证摘要栏的填制虽然看似比较简单，但是在财务查询及审计等方面的作用却很大。各高校财务制单人员应在思想上高度重视记账凭证摘要的填写，增强工作的责任感，加强自身业务学习，在实践中积累经验，从而提高财务管理质量。