制药集团采购成本管理强化措施研究

2021-11-30李宏才吴晶晶

经营者 2021年13期

李宏才，吴晶晶

（东北制药集团沈阳第一制药有限公司，辽宁沈阳 110027）

一、引言

采购成本费用通常能够占据制药集团运营总支出的大部分，集团需要通过针对性的成本管理工作，将成本支出控制在合理的范围内，以减轻自身的财务负担，拓宽收益空间。因此，应积极探索采购成本管理强化方法，并制定出科学的管理措施，降低成本支出，提升集团运营利润。

二、推行全面预算管理

（一）建立配套机制

就目前来看，全面预算管理法是最为先进有效的成本管理方法之一，为了强化采购成本管理效果，可以考虑运用此管理法，精准控制成本支出，提高管理力度。在推行过程中，需建立配套机制，用于承载、执行各项管理措施，并对管理效果负责，使成本支出被精准地控制在既定的范围以内，提升管理工作的严谨性和力度。在机制建设中，需先建立一个由各职能部门负责人组建的全面预算领导小组，并由总经理牵头，组织该小组开展预算审核、预算执行监督等工作。此外，还要在财务部门内部设置一个专门的全面预算管理常务机制，负责收集预算编制用的资料、草拟预算方案、按照领导小组的要求修改预算方案、下达预算方案等工作。最后，借助领导小组、常务机制执行、监督预算管理的落实，有效加大采购成本管理力度。

（二）完善配套流程

一般来说，制药集团需要采购的物资包括两部分，即制药材料、日常物资，如办公用品等，因此，基本所有的职能部门均存在采购成本支出，这使得管理工作的规模较大，需要制定出科学全面的预算管理工作流程，让此项采购成本管理方法顺利地推行。在流程建设中，首先，要设置一个采购成本预算编制程序，并要求全面预算管理常务机制从各个职能部门处收集历史资料和数据，然后采用合理的会计核算方法，得出各部门的历史采购成本支出情况，再结合实际条件，如集团发展战略、集团资金现状等，制定采购成本预算方案。其次，设置一个方案审核、修改程序，即让领导小组，对常务机制出具的预算方案进行审核，并提出修改意见，然后常务机制再基于此进行方案修改，直至通过。最后，设置一个方案下达、执行监督程序，让常务机制为各个职能部门发布对应的采购成本预算方案，再由职能部门将预算方案逐层细化下达。同时，领导小组定期进行预算执行检查，并将检查结果计入部门绩效，以保证全面预算管理法的采购成本控制效果。

三、健全管理制度

（一）健全采购成本管理工作制度

制药集团在发展过程中，经常会出现重生产、轻管理的问题，导致配套的采购成本管理工作制度无法随着集团的发展而完善，由此引发了管理工作不到位、管理空白等问题，导致采购成本浪费。因此，需结合现状以及战略方案，健全现有成本管理工作制度，以保证管理工作的规范性，解决上述问题。在制度建设中，要围绕采购成本支出流程，构建出一个采购全流程的成本管理制度，以填补管理空白。在此过程中，可以从采购申请阶段开始，设置一套申请审核制度，并围绕拟采购物资金额的合理性，以预算方案、成本控制方案等资料为标准进行审核，确认合理后，再准许方案进入采购流程。之后，还要设置市场调研管理制度、合同签署管理制度、物资验收清点管理制度，以及货款支付管理制度，为管理工作的开展提供详细的指导，保证管理工作的标准、严谨、规范。

（二）健全采购成本管理监督制度

为了保证上述管理工作制度能准确、有效地落实，还要委派专门的工作组对管理层的工作执行情况进行监督、检查，并制定配套的管理监督制度，提高监督工作的标准性和规范性，使监督结果更具参考价值，能够及时、精准地指导管理层解决管理中存在的问题。因此，在监督制度的建设过程中，需制定一套监督检查制度条款，并借此阐明监督检查的标准，以及检查流程、方法等信息。同时，还要制定绩效计算制度条款，借此阐释监督检查评估结果在绩效中的计算方法，使管理工作效果与管理者的薪酬相关联，提高其工作的自觉性和积极性，加大管理工作力度。

四、强化管理团队建设

（一）人才引进

要强化管理，需积极开展管理团队建设，以增强制药集团采购成本管理团队的整体专业能力。现阶段，团队建设的主要方法有两种，即人才引进、人才培养。在人才引进上，制药集团需加大招聘考核力度，从源头改善人力资源质量，为采购成本管理的强化夯实基础。考虑到目前人力资源市场依然处于优质人才紧缺的状态，在提高招聘门槛的同时，也要改善职工待遇，以吸引更多优质人才，增强采购成本管理建设效果。此外，制药集团还需积极开拓移动互联网招聘渠道，迎合当代人的信息接收习惯，让更多优质人才能够获取招聘信息，提高集团的人才聚集能力，以促进采购成本管理水平的持续提升。

（二）人才培养

在人才培养上，要注意为管理者及时提供自我提升渠道，促进其专业水平的提高，使其得以更好地完成管理工作，达到强化采购成本管理的目的。在此过程中，可以将现代化企业的成本管理技术知识编制为培训课程，并结合管理者的工作安排，规划培训时间。同时，最好采用阶段性的培训方式开展人才培养工作，时通过考核的方式巩固培训效果，深入优化人才培养效果。此外，还可以引入内训软件，并将培训视频上传到软件内，这样管理者就可以通过登录手机APP，随时随地参与培训学习、考核，提高人才培养效率，为采购成本的强化夯实基础。

五、有效运用集中采购管理模式

（一）保证所采购物资的通用性

集中采购管理模式的最大优势在于，其能够发挥规模采购的优势，压缩采购成本，为制药集团带来更大的利润空间。为了有效运用此管理模式，需在管理中做好采购物资品类的选择，并尽量选择通用性较强的品类，将各部门零散的采购需求流量汇聚成庞大的采购需求量，形成规模效应，实现对集中模式的顺利应用。因此，在采购成本管理中，需将要采购的物资分成两类，即通用性物资、专门物资，然后仔细翻阅专门物资的采购申请，查看其中是否有能够转化为通用性物资的物资品类，并及时转化，提高物资的通用性，为规模化采购模式的建设奠定基础［1］。

（二）建立与供应商的战略伙伴关系

一般来说，规模化、稳定的物资需求，能够迅速吸引优质的供应商，与集团建立长远的战略伙伴关系，这有利于集团大幅度压缩采购成本，强化采购成本管理效果。因此，在采购成本管理过程中，应当根据实际情况，合理控制物资采购数量，保证每个采购周期物资需求数量分布的均匀性，而且应保证同一品类物资的集中采购，以提高集团供应商的战略伙伴吸引力。在此过程中，可以出于对各类物资消耗周期不同的考虑，为各类物资设置相应的采购周期。例如，打印机的墨盒可以用6个月，那么就将墨盒的采购周期设置为6个月，而打印纸的消耗周期为3个月，则将其采购周期设置为3个月，以保证同类物资的规模化采购，以便集团与供应商建立战略合作关系，提高所采购物资的性价比，强化采购成本管理效果。

六、开展信息化建设

（一）构建信息化管理系统

要强化采购成本管理，可以考虑通过信息建设的方式，构建出一套高效的信息化管理系统，以简化管理程序，减少管理失误，获得更好的管理效果。在此过程中，应当结合具体的采购程序，建立配套的管理系统，以便将各项管理系统转移到线上办理，省去面对面的信息交互、交接程序，提高管理工作的便捷性和效率。也可以直接购买成套的信息化管理方案，以获取更加专业的信息化建设服务，提升采购成本管理的信息化水平，达到强化管理的目的［2］。

（二）完善配套信息安全系统

考虑到信息技术本身的开放性特质，信息化的采购成本管理势必会引发信息安全问题。因此，在信息建设过程中，应设置信息安全系统，以控制各项信息安全风险，保证信息化管理工作的顺利开展，增强采购成本管理效果。在此过程中，还需积极引入各类高新安全防护技术，或直接购买定制的信息安全防护方案，以确保信息化采购成本管理的效果能够达到预期，为制药集团的发展奠定良好的基础。