烟草公司费用预算编制改进研究

2021-11-30刘斯密

经营者 2021年13期

刘斯密

（湖南省烟草公司株洲市公司，湖南株洲 412000）

一、烟草公司费用预算编制现状

（一）主要采用增量预算法编制预算

烟草公司各责任中心由预算管理员根据各自工作职责，结合当年目标任务编制费用预算。由于信息的不对称性，预算管理员并不了解本责任中心的任务目标和全部工作计划，对当年新增项目，未及时到市场进行调查和采取可行性效果论证，仅凭经验或者“摸脑袋”得出预算数据。在编制预算时，缺乏费用指标预算定额的标准，大多是参照上年费用开支的实际情况为基数，再根据当年业务量适当小幅度调整编制预算。为了保证当年费用预算金额充裕，各责任中心怀着贪多求全的思想，小幅度调整基本上都是调增预算。

（二）采用三年平均数为预算定额值

按照烟草行业统一要求，烟草公司逐步建立预算定额指标体系，部分费用预算采用预算定额标准为编制依据，计算得出相应费用预算金额。但大多数情况下，费用预算定额标准是采用该项费用指标前三年实际发生额的平均数为标准。预算定额标准获取的方式较为简单，使得预算结果与实际执行数偏差较大，导致费用预算汇总数据与实际执行脱节。

（三）归口管理部门作用不明显

归口管理部门根据各责任中心上报的预算情况，结合相关业务规划、计划和标准，以预算定额标准为依据，集中审核，杜绝漏报、虚报等现象。实际操作中，由于归口部门制度政策掌握不充分，费用项目归类细分时，出现空白区。定额标准制定部门在相关标准确认、预算编制过程中对其应履行职责认识不全，未根据定额标准执行情况进行跟踪，缺乏偏差分析，费用项目预算未能层层落实到责任人，归口管理职责未能得到充分的发挥。

二、烟草公司费用预算编制存在的问题分析

（一）费用预算编制准确性低

从基期实际水平出发，根据业务活动的增减对基期预算的实际发生额进行增减调整。这种方法看似合理，但是其中也存在问题。一是调整部分采用估算比例编制预算。在一些严格控制的费用指标上，为了不超出上级公司下达的预算金额，以上年实际发生数乘以估算比例系数编制预算。这种费用预算方法未结合市场变化，没有与成本主体本身的实际业务和特点紧密联系，缺乏理论依据，缺乏科学性。二是靠经验编制预算。按原有经验编制预算，过多地采用基数法，机械地估计预算指标值，脱离了市场导向，弱化了经济变化对费用项目开支的影响。部门之间在预算过程中不沟通协调，仅凭经验主义和主观臆断编制预算，导致一些不合理的项目长期存在，而合理且必要的成本项目得不到确认，从而减弱了预算的有效性和针对性，也加大了预算的执行难度。三是增量预算法容易养成惰性思维，在没有深入调查研究的基础上随意增量或平均增量，存在贪多求全的思想，归口管理部门责任意识不够，往往也图省事，一味认可汇总结果，导致汇总的预算和上年或以前年度实际偏差较大，不利于调动责任中心增收节支的积极性。

（二）预算定额标准制定不科学

费用预算定额标准简单采用平均数，缺乏科学性，主要原因有三点。一是费用预算定额标准制定依据不充分。仅取前期的费用实际执行数据的平均值，缺乏对费用预算定额情况的有效性分析，费用预算定额标准的制定未结合市场变化情况，未经过严格的测试和验算，未进行应用测试，简单的平均数据不具代表性，缺乏科学性。二是费用预算定额标准审核效率低。由于部分费用预算定额标准需要与归口管理部门反复沟通，过程较为烦琐，时间消耗过长；采取实地调研、市场询价，沟通成本较高；相关的预算定额指标不够完善，费用预算在编制审核时没有制度依据，会出现凭借经验下达审核意见的情况。三是费用预算定额指标缺乏管理。费用预算定额标准一经制定后一直沿用，无人进行后续管理，未将行业内外相关文件结合自身要求对接到定额标准中，未结合不断变化的市场经济进行分析、调整，缺乏持续改进。

（三）预算归口管理缺失

归口管理部门对费用预算管理的认识程度不够，主观能动性不强，甚至存在畏难情绪，确定预算定额的工作量太大而且烦琐，费用定额标准一经确定，后续并没有及时跟上修正计划。此外，部门归口管理部门还存在修订费用定额标准是预算管理委员会的事，自己仅是预算执行部门等错误思想，导致预算定额标准体系测算方法简单，数据收集不够全面，预算定额标准工作推进缓慢。归口管理部门对预算编制审核较为粗放，没有对费用项目逐项审核，与其他责任中心缺乏必要的沟通和交流，使预算仅停留在纸上，导致审核预算缺乏有效的依据。预算管理委员会办公室对省局重点控制费用有硬性审核标准外，对各单位部门申报的预算均以归口部门的意见为准，预算“两张皮”现象多年未得到解决。

三、烟草公司费用预算编制的改进

（一）优化酌量性费用预算编制方法

与销量有关的酌量性费用适合采用弹性预算法，在编制费用预算时，将酌量性费用分为两个部分，一部分以费用总额的90%为基数编制预算，考虑到预算期间销售业务量可能发生的变化，根据业务量变化测算出销售费用预算额；另一部分以费用总额的10%为基数，作为市场变化应急费用的统筹。与销量无关的酌量性费用适合采用零基预算法，在编制费用预算时，不以上年度该项费用预算和预算执行数为基数，而是以零为起点，根据相关业务预计发生的实际情况测算编制销售费用。

日常费用以费用开支性质分“块”编制预算，按照预算归口管理的原则，将酌量性管理费用大致分为办公室、人事劳资块、基建块、安全块和信息块，各块负责归口管理的费用项目，并根据费用项目的实际情况，参照预算定额标准，不同项目选择不同的预算编制方法。重点控制费用按归口管理责任分“条”编制预算，业务招待费、会议费是上级重点控制费用，按照上级公司预算编制说明中的“不超过上年数”对此两项费用进行总量控制，采用零基预算法编制预算。需要注意的是，费用预算的编制要从精确的角度出发，编制方法不是固定不变的。

（二）采用PDCA改进预算定额标准

根据烟草公司实际情况，建立一套科学的、全面的、实用的费用预算定额标准体系，为费用预算编制提供依据。运用PDCA循环（又称“戴明环”），首先采用合理的技术方法，以最小作业单元作业定额或单次标准为主，总额成本费用控制为辅，制定定额标准编制计划（P）；其次，开展业务调查、市场分析，根据前期的数据研究，制定定额标准数值（D）；再次，通过可行性验证，归口部门审核，检查定额标准数值（C），使之更具先进性、合理性和准确性；最后，总结经验，吸取失败的教训，对前期定额标准应用进行改进（A），加强费用预算定额标准的适用性和可操作性，并持续优化。PDCA是个动态循环过程，费用预算定额指标通过不断改进，以满足实际生产经营的需要。

（三）加强归口部门对预算编制管理

烟草公司费用预算管理应当依据“谁归口、谁管理”的原则，充分发挥归口管理部门作用。第一，主动落实“条条管理，块块使用”的预算编制管理模式，根据部门职责的划分，归口管理部门要全面认清自己的职责范围，防止出现多头管理和无头管理，如卷烟装卸费、配送费、运输费等由物流部门归口编制预算和管理；国内市场营销费、零售终端建设费、交易手续费等由卷烟营销部门归口编制预算和管理；专卖打假、打私、管理费用由专卖科归口编制预算和管理。第二，归口管理部门需要参与费用预算编制，在费用预算编制过程中对相关业务展开专业指导，增强预算编制的科学性；在编制的费用预算审核过程中提出专业意见，增强预算编制的规范性；根据企业自身情况，组织和实施其归口管理的业务事项相关预算定额标准的申报、立项、制订、维护、修订等程序，保证费用预算的严肃性；分公司年度相关费用预算编制必须通过归口部门审核，减少预算执行偏差。第三，归口管理是通过费用预算管理进行企业内部控制的有效方法，通过费用预算的编制和管理，能从中发现企业内部运作的漏洞和内控制度的缺陷，积极发现企业内控中的问题并及时改进，有助于企业健康持续的高质量发展。