浅析PDCA循环在财务共享服务中心质量管理中的应用

王彦力子（云南能投财务服务有限公司）

■ 研究背景

质量管理贯穿企业运营的方方面面，特别是对标准化、准确化要求较高的业务。财务共享服务中心以会计凭证信息、财务报表为产品，其流程和成果标准化要求程度较高，质量管理在财务共享服务中心的运营中占据比较重要的地位。PDCA循环作为质量管理的一种方式，以计划、执行、检查、处理为循环，对不断提升财务共享服务中心质量管理水平有一定的积极意义。

■ 相关理论基础

（一）财务共享服务中心

财务共享服务中心是近年来在世界范围内逐步流行起来的一种会计和报告业务的管理方式。通过将分散于不同地点、不同事业部的会计业务集中纳入财务共享服务中心进行处理的方式，形成规范统一的会计数据和财务报告。

我国大部分集团企业近十年已开始推行或着手搭建财务共享服务中心模式，经过实践证明，财务共享服务中心通过对集团企业业务进行规范、统一的会计处理，能够有效统一数据的口径，出具规范、可比的财务报告，有利于企业在数据时代充分发挥财务数据的作用，为企业经营重大决策提供数据支撑。同时，通过集中进行财务处理，不需要在每个公司和分支机构均设财务人员，一定程度上能够降低企业的系统和人工成本。

（二）财务共享服务中心质量管理

企业实施财务共享服务的重要动因之一是财务数据的标准化和统一化。财务共享服务中心通过对公司各类经营事项进行统一会计处理，从而达到业务流程的标准化，提高信息质量。质量管理是企业财务共享服务有效实施的关键措施和重要保障。只有财务共享服务中心的质量管理充分有效，才能达到企业实施财务共享服务的重要目的，既能满足内部决策者对财务信息的需要、对内控有效性的要求，又能满足外部监管者对企业财务有效性的监督管理要求。财务共享服务中心的质量管理根本目标在于保障财务共享服务中心业务处理的标准既符合法律法规、会计准则要求，又符合企业相关财务制度及其他合规性要求，确保生成财务信息的统一化、标准化。

（三）PDCA循环

PDCA循环最早是由美国质量管理专家休哈特博士提出，作为全面质量管理的方法之一被广大学者知悉。其特点在于可以使管理方法图像化和科学化，能够帮助管理人员更加精细的描绘整个管理工作的过程及特征，在此基础上更加清晰、系统地开展管理工作。PDCA循环可以分为四个阶段、八个步骤。

四个阶段分别对应PDCA阶段的英文首字母，即计划（PLAN）、执行（DO）、检查（CHECK）、处理（ACTION）。计划阶段即通过对现有管理状况的评估，分析现有的问题并明确管理目标和总体措施，形成质量管理计划。执行阶段则是对计划阶段形成的目标和总体措施进行落实，采取具体措施进行应对。检查阶段是对计划和执行阶段的结果进行阶段性的评估和分析，并查明导致其执行效果的原因。处理阶段是对检查阶段评估的结果、分析的原因进行改进工作，对评估认为属于有效管理的部分形成管理规范和制度，对评估认为属于无效管理的部分形成新的问题和处理建议。

八个步骤分别为：1.分析管理现状，找出存在的问题；2.分析各类影响因素；3.找出关键原因；4.拟定应对措施；5.执行拟定措施；6.检查执行效果，发现问题；7.总结经验，形成新的标准，进行文档制度化；8.尚未解决的问题转入下一个PDCA循环。

■ PDCA循环在财务共享服务中心质量管理中的应用

（一）计划阶段

步骤一：分析管理现状，找出存在的问题。

财务共享服务中心质量管理工作中存在审核人员对于类似业务不能给出标准统一的处理意见是当前质量管理工作中比较突出的问题。

步骤二：分析各类影响因素。

一是财务共享服务中心审核业务种类较多，部分业务处理标准没有进行明确和统一。二是由于经济事项存在复杂性和多变性，现有规章制度没有对其进行规范，没有可供参考的审核依据，或对标准化方式存在争议，缺乏必要的制度支持依据。

步骤三：找出关键原因。

审核标准不统一可能源于以下几个因素：一是业务人员素质参差不齐，对业务处理理解存在差异，对规章制度的学习理解能力存在差异，从而导致财务共享服务中心审核标准不统一。二是财务共享服务中心质量控制环境薄弱。质量控制没有得到财务共享服务中心管理方面的足够重视，没有根据发现的问题及时修订审核制度标准，导致相关业务问题没有统一的标准规范可以作为依据。三是财务共享服务中心采用任务池的处理方式，相同业务可能匹配不同的处理人员，同时处理人员无法掌握被服务单位的核算全貌，无法识别业务特殊性，从而做出不同口径的审核处理，导致出现会计差错。

步骤四：拟定应对措施。

一是加强制度体系建设。发现新业务、新问题，在现有规范标准之外的特殊处理等，及时对相关规章制度进行修订并宣贯，做到使共享会计在进行业务处理时，能够有制度可依循，降低个人对业务理解不同、且缺乏制度约束而产生的差异。

二是完善沟通机制。定期就相关争议业务、公司制度管理空白区域，与各核算单位和上级管理单位进行沟通，明确业务管理方式，及时出台管理办法，统一管理口径，最大程度减少主观判断因素，形成客观统一的管理标准。

三是加强培训管理。对于新形成的制度、新的业务处理标准及时对共享会计进行培训，做好制度宣贯培训工作，确保共享会计在业务处理中及时接触并了解最新处理标准，确保质量管理人员能够及时以最新标准进行质量审核并解释。

四是完善绩效评价体系。质量管理应该得到足够重视，纳入财务共享服务中心人员绩效管理，并合理确定质量管理在绩效评价中的占比，强化全员质量管理意识，确保制定的业务标准能够得到良好的贯彻执行。

（二）执行阶段

步骤五：执行拟定措施。

针对计划阶段拟定好的措施进行贯彻执行，逐步落实到各个措施的责任单位即负责人。为保证执行质量，需要明确以下关键点：一是领导重视。各类措施可能涉及不同公司、不同部门人员的配合，需要企业领导层支持，保障各类措施的执行能够得到各相关部门的积极配合。二是科学落实。相关措施之间可能存在先后顺序以及前因后果的关系，需要在落实过程中严格论证其各项步骤的科学性，确保前后衔接恰当，种好因、得好果。明确各类措施之间的主次之分，对主要措施分配更多资源，避免本末倒置。

（三）检查阶段

步骤六：检查执行效果，发现问题。

在计划和执行阶段完成后，需要对目前质量管理水平是否解决计划阶段提出的问题进行检查，评估执行的效果。重点包括以下几点：一是标准制定是否覆盖更多业务空白区域，原有标准模糊的业务是否已经明确相应的业务标准。二是业务标准是否已经得到良好的执行，通过一系列措施，人员评价差错率有无明显降低。具体措施可以通过抽样检查的方式进行统一检查，如果效果不明显，需要进一步发现问题。

（四）处理阶段

步骤七：总结经验，形成新的标准，进行文档制度化。

如果检查阶段发现有行之有效的业务处理规范、流程管理方式，应当总结经验，及时形成新的业务标准，将相关措施进行及时的制度化。例如一些暂定的业务处理方式，如果行之有效，应当及时将标准形成制度。

步骤八：尚未解决的问题转入下一个PDCA循环。

对于检查阶段发现的新问题和措施不到位的地方，进一步分析原因，重新进入计划阶段，转入下一个PDCA循环进行处理。

■ 总结

对于将标准化、统一化作为重点管理目标的机构，在财务共享服务中心的质量管理中应用PDCA循环，能够有效完善财务共享服务中心质量管理体系，更重要的是，有助于对财务共享服务中心质量管理进行动态的优化管理模式。利用PDCA循环，不断发现问题、寻找原因、改进措施、分析效果，从而使财务共享服务中心质量管理体系不断完善。在实际运用PDCA进行质量管理时，应当注意不能机械化将每个阶段、每个步骤孤立进行处理，需要综合考虑其环环相扣、周而复始的循环，每个阶段和步骤是可以交叉融合的，同时应当综合运用各种管理方法，实现财务共享服务中心质量管理水平的不断提升。