医疗设备档案管理完整性思考

文/袁艳（广饶县医疗保障局）

随着现代医疗技术水平的大幅提升，医疗设备类型日趋丰富多样，使医疗设备在临床工作中发挥的作用优势更加突出，进一步说明医疗设备档案管理在医院档案管理工作中占据极其重要地位及作用。与此同时，医疗设备档案管理究其本质是一项全程跟踪管理，涉及的管理环节相对复杂，由设备申请、论证、申购，贯穿到设备验收、使用、维修、报废等环节全过程，作为医疗设备管理的关键性环节，可以保证设备处于正常、安全运转状态[1]。此外，随着医疗设备更新速度不断加快，对医疗设备管理，特别是医疗设备档案管理工作提出了全新的要求与标准。除保证档案资料的完整性，势必需要提高档案总体管理效率及质量。鉴于此，本文针对“医疗设备档案管理完整性”进行分析研究具有重要的价值意义。

一、医疗设备档案管理工作的基本原则及要点分析

（一）基本原则

医院医疗设备的申购、使用直至报废全过程，均需建档处理，并出具相应的说明文件，比如医疗设备装备委员会的论证过程、设备购置可行性论证报告、医疗设备的部门申购表等。特别是针对进口设备，需交由市级卫生健康委员会予以批复处理，公开组织设备招投标工作，签订相应的购销合同及验收报告，详细列举操作手册与维保记录，并做好后期调拨及报废工作。与此同时，50 万元及以上的大型医疗设备需要进行经济效益论证[2]。严格遵循医疗设备档案完整性工作原则，认识到医疗设备档案内容越完整，越能帮助相关人员进行查找，并及时了解医疗设备的运行状况，进一步有效延长医疗设备的使用年限周期。

（二）要点

（1）设备购置。①医疗设备购置前期需交由医院各科室提交医疗设备的申购表格、医疗设备购置后的可行性报告，其报告内容囊括新技术与新项目的可行性报告、设备经济效益分析结果、技术要求、功能需求等。利用医疗设备档案，真实反映涉及的医疗设备对医院经济收入及医疗水平提升的贡献与影响。其中，设备购置的可行性报告交由医院医疗器械装备委员会开展论证，集中体现医疗设备购置工作的公开性、公正性、科学性、严谨性特点，进一步保证医院医疗设备购置的质量成效。②在医疗设备招投标期间，需综合考虑供应商及设备的技术资质，以供应商资质为例，包括法定代表人授权书、营业执照、销售人员及送货人员信息等。需认识到设备资质与供应商资质存在很大的区别，其包含的内容相对复杂，比如售后服务、医疗设备系统配置参数、与设备相关检验合格证书、设备彩页、设备的市场占用比例、生产厂家授权及行业资质、医疗器械注册证等内容。其中，系统配置参数集中体现医疗设备是否能够满足医院提出的医疗使用功能需求，通常被视为相对重要的技术支撑性材料。售后服务可以真实反映设备进入医院投入使用后商家对设备维护及保养的应急工作能力，其评估指标包括售后服务态度、设备巡查力度、维修速度、电话响应速度等。此外，所有材料均需要商家参与投标期间提供，且需保证内容真实有效，以此作为设备维护保养的主要参照依据。

（2）合同签订。经招投标环节确定中标产品后，医院及时与供应商签订销售合同。合同作为双方间设立、变更及终止民事关系的主要协议，依法设置及签订的合同深受法律效力的保护，但是合同条款内容不利于医院，则可能发生较大的经济损失。因此，在签订合同期间，需持严谨的工作态度。与此同时，合同条款包含医院与商家相互协商后，与医疗设备相关的事宜信息及各种细节。在完成签订后，需及时由医院档案管理人员、科室负责人及维修工程师与商家共同开展设备安装、验收作业。在验收期间，侧重检查设备及其附件的类型、数量、出厂编号、生产日期，确保与合同内容相一致。

二、医疗设备档案管理现状问题分析

如前所述，对医疗设备档案管理工作的基本原则及要点均有了一定程度的了解。而从现状来看，医疗设备档案管理工作尚存在一些较为明显的问题。总结起来，具体问题如下：

（一）档案资料收集有待完善

由于医疗设备档案搜集工作贯穿医疗设备全生命周期始终，如果忽略任何环节，均可能造成档案资料缺失问题的发生，并在很大程度上增加了档案资料搜集的难度，影响档案资料的完整性。同时，医疗设备档案资料搜集不仅是管理人员的工作职责，更需要各部门通力合作，否则难以完成搜集目标[3]。值得注意的是，当下我国大多数医院档案管理模式仍停留在人口搜集检索的阶段。即便计算机与互联网技术的快速发展，被广泛应用在医疗机构管理领域，但是对医疗设备档案管理来说，其技术应用水平尚未成熟，从而在很大程度上影响了档案管理的总体工作效率，甚至还会增加档案信息的检索难度。由此可见，采取有效措施完善医疗设备档案资料收集至关重要。

（二）档案管理水平有待提高

医疗设备档案包含的内容量相对较多，囊括医疗设备全生命周期的所有信息，而医疗设备档案的特殊性决定了部分档案资料在设备使用过程中，可能出现从未被检索的情况[4]。同时，部分档案管理人员自身对医疗设备档案管理的重视程度有待提升，若欠缺岗前培训，则可能导致医疗设备档案管理工作出现一系列的误差问题，还可能出现忽略对部分资料的搜集，比如医疗设备的动态资料，即设备运行情况、维修维保情况、设备调拨情况等，使档案资料出现缺失的现象。此外，部分医院自身医疗设备档案管理规范性不足，尤其是在档案借阅期间存在各种潜在性问题，使医疗设备档案管理工作的质量及安全性饱受质疑。

三、医疗设备档案管理完整性的提升措施分析

为了解决医疗设备档案管理工作现状存在的问题，则需在保证医疗设备档案管理完整性的基础上，落实有效的解决措施。总结起来，具体解决措施如下：

（一）推行标准化管理模式

制度建设是保证档案管理工作有序开展的前提条件，强化医疗设备档案制度化建设力度，立足医院发展的主流方向，搭建完整、有利于医院发展、满足患者需求的档案管理体系，对医疗设备档案管理的完整性能够起到充分有效的保障作用[5]。因此，相关单位可结合自身实际发展情况，以《档案法》作为医疗设备档案管理工作的参照依据，搭建符合单位特点的医疗设备档案管理机制，规范各项管理环节，包括档案借阅、调用、整理、交接、保管、审核、归档、采集等，形成标准化、正规化的档案管理模式，确保单位内所有医疗设备均处于正常使用状态，进一步提升医疗设备的利用效率。

与此同时，为充分挖掘医疗设备的使用潜力，为教研、医疗工作提供强有力的支持，相关单位需树立强烈的医疗设备档案管理的意识，充分发挥管理制度的约束、规范作用，明确划分管理工作职责、权限，引进考核机制，积极推行严格的责任管理模式，真正意义上做到奖罚分明、责任到人。

并且，需强化医疗设备档案标准化管理的力度，将管理工作贯穿医疗设备采购至报废全过程始终，规范、约束管理人员对设备档案资料的搜集行为。其中，标准化管理流程包括分类目录、编号档案，而相关管理人员需要逐一对应搜集档案目录与资料，满足查缺补漏的要求，确保档案资料的完整性。

此外，对已完成搜集的档案资料，则进行归档编号处理，便于后期查找，并确保建立的医疗设备管理系统中不得缺少档案模块、科室查询模块、维修模块等，及时在设备资料相对齐全的验收阶段着手建档，便于将所有资料信息录入系统。对于相关档案管理人员，可将验收模块中部分数据调整至档案模块，完全归档后无法再次更改，即所有临床科室仅具备查询医疗设备档案信息的权利，以此降低档案资料缺失、内容错误等风险问题发生的几率，全面提高医疗设备档案管理工作的质量及安全性。

（二）增强档案信息化建设

医疗设备档案管理信息化建设，指的是灵活运用信息化技术方法，搭建医疗设备档案数据库，满足资源整合及实时共享要求的一项工作。需认识到，医疗设备档案管理信息化建设能够在很大程度上提升总体管理效率，健全档案资料的搜集流程。与此同时，信息化建设普遍由医院提出建设要求，再逐一开发出与医院实际情况相符合的计算机管理软件系统。除满足常规资料查询服务要求外，该系统需具备一定的统计分析能力，比如大型医疗设备效益分析、设备使用完好率分析等，以此为设备管理人员提供多元化的信息服务[6]。此外，可融入二维码技术、物联网技术，实现信息化管理的目标，即逐一拆解问题模块，搭建设备基础数据管理模块、故障信息分析模块、维修查询分析模块、维修人员管理模块，形成兼顾信息实时跟踪、信息价值创造、数据反馈信息、技术服务数据的信息化动态监控管理体系，为医疗设备档案管理工作的完整性、质量与安全性水平的协同提升起到保驾护航的作用。

（三）扩大档案管理人才培养力度

在实际管理工作开展过程中，相关医院需及时转变对医疗设备档案管理的片面认知，强化医疗设备档案管理的宣传力度，增强档案管理人员的法律意识与业务意识，从根源上认识到开展医疗设备档案管理的重要性及必要性，进一步提高对医疗设备档案管理工作的重视程度[7-8]。与此同时，以提升管理人员总体业务水平为前提，综合考虑档案管理岗位的特殊性，即工作内容复杂、管理要求细致等，侧重培养档案管理人员吃苦耐劳的精神，严谨认真的工作态度、工作作风。此外，鼓励广大医疗设备档案管理人员主动参与各项岗位培训活动，多为其提供岗位学习的机会，使档案管理人员的信息化处理能力水平得到全面提升，在保证医疗设备档案管理完善性的基础上，促进医疗设备档案管理整体质量水平的提高。

四、结语

综上所述，在医疗设备档案管理工作开展期间，需遵循相应的基本管理工作原则，做好医疗设备购置、合同签订及验收等工作。与此同时，结合医疗设备档案管理工作现状问题，落实有效的标准化管理、信息化建设、人才培养等措施，使医疗设备档案管理工作的完整性及质量得到协同提升，进一步为相关单位医疗事业的全面发展奠定坚实的基础。