谈新形势下档案工作的优化组合

匡立增

（五莲县社会保险服务中心，山东 日照 262300）

档案是重要的社会信息资源，是历史的真实体现，更是单位工作开展和发展提升的重要信息基础支撑。随着社会新格局的不断细化，档案作为社会发展不可或缺的一个基础环节，各项工作要适应新形势下的多元化发展趋势，适应信息化带动下的发展要求，这就需要对档案工作自身和外部不断提升和优化组合，以更好地发挥档案的服务性作用。做好和实现新形势下的档案优化组合要从以下几个方面着手：

一、人员素质存在的问题

档案管理的如何，人是重要的决定性因素，直接关系到档案管理水平的高低。当下，档案管理人员素质不高主要体现在以下几个方面：

（一）不适应信息化发展要求。社会发展已经进入到了信息化时代，档案管理也逐步改变传统管理工作方法和模式，越来越多的需要使用计算机来管理和提供应用服务。这不仅方便档案的利用，更可以提高档案管理效率，更加快速的发挥档案的信息价值对外提供利用。但是，长期工作模式影响，很多档案管理人员计算机技术和信息化管理技能严重缺乏，一些年龄偏大的档案人员甚至连基本的计算机使用，打字排版都不会，这样谈何使用计算机进行档案管理；此外，懂得计算机技术的人员却很少从事档案管理，更多的是从事计算机工作，这都很大影响了档案的现代化发展水平，阻碍了档案事业的发展。

因此，抓促提升档案管理人员的信息化技能应该引起高度重视，打好档案管理优化组合的信息化基础。

（二）服务的意识和主动性不够。受以前档案思维意识影响，档案就是简单地收集文件，整理排列，装订装盒，存放于厨具内等这些基本过程，甚至是一放了之，常年尘封于橱柜之中，这种传统理念是狭隘的，是消极的，是不利于甚至是抹杀了档案价值的发挥。这是长期观念造成的局面，重视度不够，档案价值作用发挥不到位，个别人员工作消极怠慢，不认真负责的原因。要想转变这种局面，就要进一步强化职责意识，深化服务观念，从而转变思路和工作方式，把提供利用服务摆到一定的工作议事日程位置。

（三）专业化水平低。在档案管理人员中普遍存在专业技能欠缺的问题和现象，在岗人员多数不具备档案业务知识，只有少数人间断性的接受过一些理论学习或者所谓的上任传帮带，只懂一点档案理论皮毛知识，实践和动手能力欠缺。加之，单位领导层面对这项工作重视度不够，岗位配备人员大部分是年龄偏大，甚至老弱病残的人从事这项工作，被动应付，根本承担不起基本的档案收集整理和日常服务职责，档案工作欠账较多，管理水平无从谈起。有的单位连基本的档案人员岗位职责都没有制定明确，档案人员对档案工作应该做什么都不是很清楚，只是漫无目的的收集材料，收集也不够齐全，甚至常年堆积，直接影响了档案工作的正常管理和健康发展。

二、注重档案信息化建设

现代信息化在社会的普及应用日渐广泛，日益渗透到各个行业，这也带动和推进了档案实施信息化的步伐，同时信息化的应用，也产生了大量的电子文件，这为档案实施信息化管理创造了有利条件和机会。档案信息化是现代信息技术发展的结果，是实现档案标准化科学化发展的新成果，在档案工作中应该引起高度重视和关注。

（一）硬件建设。硬件是实现档案信息化发展的基本支撑。在实施计算机硬件办公的条件和环境下，还需要专门为实施档案信息化管理而配备必要的计算机设施，包括打印机、扫描仪、摄像头、刻录机以及其他共享式电子设备，以满足开展档案信息化建设的需求。

（二）人才和系统建设。加大计算机技术人员引进和配备与档案管理岗位，满足人才需求；加大系统开发引进，统一标准，兼容性发展。鉴于人才和系统的特殊性需求，需要领导的重视和支持，在资金保障方面要纳入单位信息化建设整体方案，统一配资，统一规划实施；人才和技术方面要有所倾斜，逐步实现计算机应用和档案专业技术融合发展，最终建成一个专业性的档案信息化系统，为实施档案信息资源的共建共享搭建好基础和平台。

（三）网络建设。最根本的是解决档案信息的互联互通，避免和打破“信息孤岛”的形成和限制，实施档案信息资源的有效集中管理。着力从网络化建设源头做起，实施开放兼容性规划，统一标准和规范，统筹解决档案信息化建设中特别是网络建设中存在的难点问题。规划好，有序合理实施和推进，最终实现网络化档案资源集中利用。

三、加大安全保障

现代化的网络环境下，档案信息的安全管理更加值得关注。这是网络管理条件下的一个弊端，在档案管理实施中很容易实现复制传输，也为不规范的和不应该出现的信息传播敲响了警钟。加大信息化条件下的信息安全保护成为档案管理急需解决的难点和问题。一是实施档案管理安全立法。用法律作为安全管理的重要保障，让档案管理者真正负起档案信息安全的管理责任，让不良利用者取消不良利用目的，保障档案信息利用和传播在监督下运行。二是强化自身管理。牢固树立档案是重要的政治资源，是服务于党和政府、服务于广大人民的重要和宝贵资源。加强在档案管理人员中的政治教育，牢固树立安全第一的思想本位，以更加有效地措施，更加规范的管理保障国家档案的安全，促进整个档案工作的健康安全发展。

总之，实施档案管理优化组合是促进档案工作高质量发展的有效手段，是一项系统复杂而又涉及多个方面的工作，这不仅需要提升档案工作人员的素质，还要运用好新的技术和手段。只有立足于科学优化管理手段，不断加大工作力度，才能让档案管理工作优化组合水平不断提高，促进档案管理工作更加科学高效。