档案馆工作规则及其对档案管理的指导作用探究

文/吴敬仰（邹平市档案馆）

近年来，随着计算机网络技术被应用到人们的生活及生产中，档案馆档案管理工作出现了较大的变化，若是依旧采用传统的方式方法开展档案管理，势必会影响到档案馆档案管理的工作效果。目前档案馆档案管理工作面临着诸多挑战，尤其是档案信息资源建设、档案精准服务方面存在不足，需要将档案馆工作规则作为指导，对档案馆档案管理进行强化，促进档案馆档案管理朝着更好的方向不断发展。通过深入分析新时期档案馆档案管理面临的挑战，探究档案馆工作规则及其对档案管理的指导作用，有利于提高工作人员对此方面的认识，促进档案馆档案管理工作的不断发展。

一、新时期档案馆档案管理面临的挑战分析

（一）档案信息资源建设面临的挑战

档案信息资源建设是档案馆档案管理工作中的重要部分，但是有些档案馆对这一方面的重视不高，且传统思想对档案馆的领导层产生较大影响，认为档案资源的保管、档案资源的利用是档案馆的主要工作，在开发档案资源方面缺乏动力，使得档案信息资源建设中存在诸多问题。比如在档案馆档案管理的信息化建设中，其建设内容不符合档案馆的实际需要，无法为档案馆的档案信息化管理提供可靠的技术支持。其次，在档案资源建设中，缺乏完备的软硬件设施，使得档案资源开发面临着较大阻力，不能对档案资源进行有效利用和共享，使得档案馆档案管理的发展受到影响[1]。尤其是县级综合档案馆，由于技术人才的缺乏，在档案信息资源建设中更是举步维艰。

（二）档案精准服务面临的挑战

目前档案馆档案服务受到群众的高度关注，需要进一步提高档案精准服务的水平，将被动的服务模式向主动的服务模式转变。目前档案馆在档案服务中存在被动的情况，未能将“服务于用户”的理念贯彻落实，其服务内容以面向大众的常规服务为主，未能深入了解用户的实际需求，也就很难有目的、有针对性地进行档案资源开发。其次，在网络信息技术的快速发展背景下，档案管理面临着一些新的问题，这就需要坚持与时俱进的原则，不断优化档案馆工作规则。然而从实际情况来看，有些档案工作人员依旧保留着传统的工作思路，所采用的工作模式比较传统，使得档案馆工作规则无法得到及时完善，不能适应档案馆的更好发展，也就难以发挥其应有的指导作用。

二、以档案馆工作规则为指导，优化档案资源建设与服务

（一）创新档案管理的思维观念

为充分发挥档案馆工作规则对档案管理的指导作用，促进档案馆的科学发展，必须对档案管理的思维观念进行创新，促使档案工作人员根据工作需要对档案管理进行改革创新。在传统的档案馆档案管理工作中，主要工作就是对档案信息资源进行收集，满足用户对档案信息的需要。但是档案馆的服务对象不断增多，许多新的思维观念对档案管理产生影响。例如本馆对档案信息资源需要的变化，就以往而言，档案利用多是文书档案，以机关事业单位工作查考、编史修志利用最多，个人利用寥寥无几，最近五年的档案资源利用出现巨大变化，单位工作查考利用所占比例越来越小，个人利用增多，如婚姻、招工、退休等等档案的需求越来越多，可是对档案信息资源收集却没有等比例增长。若是档案馆档案管理的思维观念不能及时更新，将逐渐暴露出诸多问题，其封闭的服务意识及服务观念不能满足用户的多样化需求。基于这一情况，要求档案馆对传统的思想观念进行转变，将先进的思想引入档案工作中，关注国家政策及经济科技的发展，以便学习并应用现代化的技术手段，构建系统化的档案信息查询系统，针对不同的用户设置不同的访问权限。档案管理的思维观念想要转变是一个长期学习的过程，可以组织档案工作人员进行专门的培训教育，邀请专业学者对新知识、新技术进行教学，帮助档案工作人员掌握这些知识，使其能够充分理解思维观念转变的重要性，有效创新档案馆档案管理[2]。

（二）创新档案信息的收集方式

目前档案馆的档案形式从单一的纸质档案向多元化发展，可以利用信息技术手段对其进行处理，形成大量非结构化及结构化的电子档案，且电子档案的数量不断增多，体现出档案分布不集中的情况，必须制定出合理的档案收集方案，以便工作人员对档案资源进行统一管理。以目前本馆情况来说，档案收集还是以纸质档案为主，以文书档案为主，其他载体的档案征集很少，而且不知如何去征集等问题。因此具体来讲，要求档案工作人员充分了解电子档案的分布分散及异构等特点，充分利用人工智能、云计算、大数据等现代化的技术手段，及时收集分布在不同单位的档案信息数据，借助档案馆的档案信息系统对收集到的档案信息进行保存，方便对其进行查询和利用[3]。同时，应主动优化档案馆工作规则，把握好数据档案具有的特点，对档案馆档案工作的规范及标准进行合理设计，使档案工作人员做到有据可依，使档案收集工作得以顺利完成。采用多样化的方式进行档案信息收集工作，能够保证档案信息本身的完整性及准确性，快速整合所有的档案信息资源，助力档案馆档案资源建设，提高档案管理服务水平。

（三）建立多元服务链服务管理模式

随着社会快速发展，档案馆档案工作面临着更多新的要求，想要满足广大群众的多样化需求，则必须对档案资源的开发力度进行提升，充分发挥档案信息资源具有的利用价值。在档案馆档案服务中，需要将档案馆工作规则作为指导，将服务于用户的工作观念贯彻落实，结合用户的实际需求，建立起一套完整的多元服务链服务管理模式，以便对档案信息资源进行充分利用，为群众提供更加优质的档案信息服务。同时，在档案馆档案资源开发时，应努力开发具有本地特色的档案资源，既要满足群众对传统档案服务的需求，也要对档案服务的内容和档案服务的手段进行创新，以此提高档案馆档案服务的灵活性，进一步扩大服务范围，更好满足广大群众的实际需要。在档案服务链条的建设中，涉及档案资源开发、档案知识传递、档案信息整合等多个方面，且需要深入挖掘档案资源的价值，利用云计算和大数据等技术，将有益于社会发展的信息提取出来[4]。

（四）优化档案安全管理模式

信息化已经成为档案馆档案工作的必然发展趋势，在提高档案管理信息化水平的同时，需要充分考虑到档案信息安全管理，以档案馆的工作规则作为基础，不断完善档案馆档案安全管理机制，确保档案信息安全。通过对档案信息安全管理进行强化，既能够保证档案质量，杜绝出现档案丢失等问题，也可以更好地利用档案信息，对档案信息的利用率进行提升。由于档案安全管理的复杂性较大，要求档案馆的领导层提高对档案安全管理的重视性，强化档案安全意识，制定档案安全管理制度，促使档案工作人员对档案安全隐患进行有效处理。其次，需要充分利用防火墙、防病毒等现代化的技术手段，对档案信息的安全性进行提升，避免出现档案信息资源被损毁、被篡改等情况。

三、档案馆工作规则指导下档案管理的注意事项分析

（一）档案馆工作规则的相互借鉴及动态调整

根据以往档案馆的发展情况来看，各个档案馆都根据自身的情况，制定了不同的档案馆工作规则，可以满足档案馆档案工作的基本需要，但是在档案馆档案工作中存在规范及标准不完整的情况。为解决这一问题，要求档案馆在制定工作规则的时候，借鉴国家相关标准，对不同档案馆间沟通进行强化，促进各个档案馆相互学习，对档案馆工作规则的兼容性进行提升。通过这一方法还可以促进上级部门档案及文件业务规范标准的完全落实，提高工作的效率及质量。为适应信息化时代的发展，要求档案馆坚持与时俱进，对档案馆工作规则进行动态调整，使其能够更符合档案馆的工作需要，促进各项工作的高效进行[5]。

（二）档案馆工作规则的一体化建设

为充分发挥档案馆工作规则对档案管理的指导作用，需要保证档案馆工作规则与档案管理的契合度，做好两者的一体化建设。将标准规范作为档案馆工作规则的建设重点，有效区分电子档案及纸质档案，形成两套技术规范和业务标准，对档案馆的业务能力进行提升。为提高档案馆档案管理信息化建设的水平，制定出合理的管理标准、技术标准、业务标准和评估标准，应充分把握好相关要求，保证各项规范及标准与国家相关的要求相符，且能够充分满足工作需要，实现档案的一体化管理[6]。

（三）确保档案馆数字信息规范的操作性

通过对档案馆数字信息规范的操作性进行提升，有利于提高档案馆档案管理信息化建设水平。可以加强与当地互联网企业的合作，根据工作需要对数字信息系统及软件设施等进行完善，保证档案数字信息系统的兼容性，使其能够与其他系统有效结合，方便对档案信息进行快速传递。在制定档案数字信息规范的时候，必须建立相应的操作标准，做好档案馆工作人员的技术培训，保证每一个人员都能够熟悉掌握信息技术，将数字信息规范的操作标准作为依据，完成档案信息的收集、档案信息的整理和档案信息的开发利用，充分发挥档案信息具有的利用价值。

四、结语

综上所述，档案馆工作规则对档案管理的开展起着极为重要的作用，需要根据档案馆的实际情况，制定出科学合理的档案馆工作规则，将档案馆工作规则作为档案管理工作的指导依据，不断改进档案馆档案管理的工作模式及工作内容，使档案馆的档案服务水平得以提升。作为档案馆档案管理的主体，档案管理人员必须充分了解档案馆档案管理面临的挑战，做到创新档案管理的思维观念、创新档案信息收集方式、建立多元服务链管理模式、优化档案安全管理模式，并把握好档案管理的相关注意事项，从而发挥档案信息资源的利用价值，促进档案馆的可持续发展。