学籍档案管理的重要性

刘安玉

（云南省红河州财经学校，云南 红河 661199）

中职学校档案资源在信息化时代正在逐渐呈现上升的趋势，学籍档案也得到了有效的完善，但同时也增加了档案管理的难度。这样的情况下，中职学校应当通过学籍档案信息化管理来提升管理工作的效率和质量。对学籍档案能够进行更加科学合理的资源整理，对档案进行有效分析、管理、利用。确保学籍档案安全性并且对其深入的价值进行有效开发，让中职学校学籍档案管理能够朝现代化转型。

一、学籍管理在中职学校管理中的重要性

（一）有利于形成良好校风

学校是教师与学生共同学习和工作的环境载体，教师与学生在学校中能够享有统一的精神和风气，因此树立良好的校风有助于教师的道德素养提升和学生的身心全面发展，也能够有效促进中职学校的可持续发展。在校学生的精神面貌和道德素养能够直接反映出中职学校的教育水平和管理能力，中职学校的风气能够直接影响学生的整体素质。中职学校在发展的过程中不断对内部管理机制进行革新优化，制定更加适合学校也能够迎合时代和社会发展的学籍档案管理制度，能够有助于学生遵纪守法、积极学习、相互竞争并形成良好的校风。中职学校对学籍档案管理的重视能够有助于学校形成良好的风气，提升教育教学质量，提升学生的整体素养。

（二）有利于完善学校管理

学籍档案管理是学生管理工作的基础，想要进行有效的学生管理就需要规范科学的管理学籍档案。社会现代化发展加深了素质教育的推行，学校大力推动学生的德智体美劳发展，希望学生能够品学兼优，拥有优秀学习成绩的同时也能够具有良好的思想道德品质，拥有健康体魄的同时也能够培养吃苦耐劳的精神，这样才能够更好地适应当代社会的发展和用人企业的要求。从某种意义上来讲，学籍档案能够有效加强学校的管理和校园文化的建设。我国现阶段的法律教育、道德教育和爱国主义教育等相关的资料都归属于学籍档案当中，档案中记录这些相关教育的水平高低，这也直接影响到学生后期择业就业。以此为基础，能够有效激励学生主动参与到学习活动和社团活动当中。

（三）有利于提升学生道德修养

学生从入学到毕业，学生的一言一行都会不断更新学籍档案，与学生管理相关的工作人员和教师通过科学收集学生档案资料并进行有效利用来进行有效的学生管理。从专业方面来看，有效利用学籍档案能够充分发挥其德育教育的作用，将德育作为中职学校的教育重点能够充分培养学生的思想政治品德素养，为社会培养高素质的建设者和接班人。学籍档案管理主要是学生在校发展期间监督学生的素质表现。充分结合学生的实际情况和不同的个性来进行分析对比，采取具有针对性的教育方法，真正做到因材施教，打造出良好的学习环境，进一步提升学生的素质。

二、学籍档案管理工作中存在的问题

（一）缺乏重视，管理不当

虽然在中职学校档案管理中学籍档案十分重要，但仍然有许多中职学校并没有对学籍档案的管理工作予以应有的重视，更多的精力还是放在学校管理、教学管理以及学生管理方面，这就会出现学籍档案管理工作不当的情况。因学校对学籍档案管理并不重视，日常工作过程中学生处也不会过多强调班主任注重学籍档案的填写，班主任对学籍档案的重要性意识较为低下，这样就无法很好地展开学籍档案管理工作。档案相关工作设备得不到及时的更新，档案管理部门缺乏足够的资金，学籍档案管理工作无法得到提升。学生方面因学生个人对档案的关注度缺乏，学生对档案也并没有较为清晰的认知，没有意识到学籍档案对自己未来发展的重要性。学生更多关心的是学习成绩，这样都会对学籍档案管理工作造成阻碍。

（二）管理制度不健全

近几年我国政府随着时代的进步出台了具有针对性的中职学校管理制度章程，中职学校能够以此作为参考，更好地进行学籍档案的管理工作。但在实际工作的过程中，能够感受到学籍档案管理工作中仍然有一些问题。如学籍档案资料涉及较多的部门，如学生处、招就处以及各个专业教学部，这些部门的学籍档案管理工作并未统一。不同部门对学生的信息归档并没有较为明确的制度，这样就会影响到学籍档案的完善性，甚至出现材料缺损、毁坏等情况。同时，一些中职学校并没有根据自身实际的发展情况来对学籍档案管理制度进行完善，没有对学籍档案管理工作进行有效的监督，这样就会导致学籍档案管理始终无法达到高水平的效果。

（三）信息化水平较低

中职学校的学籍档案管理是一项复杂且系统的工作，这不仅涉及到学生的学习和生活，更能够综合地反映出学生在校期间的实际情况，由此决定学籍档案管理具有较大的工作量。许多中职学校目前并没有引进信息化技术，学籍档案管理方面仍然采用较为传统的纸质档案管理，这样会增加学籍档案管理的工作量，同时也极容易出现人为失误等问题。一些中职学校虽然引进了信息化技术，但系统没能及时进行更新和升级，系统的老化和落后严重缺乏有效性，对学籍档案管理工作也是一项极大的阻碍。

三、加强学籍档案管理工作问题的策略

（一）提升重视度，优化管理

中职学校管理层应当加大对学籍档案管理的重视，将学籍档案的管理归为日常工作的重要事项当中，明确学籍档案管理在学校管理中的地位，让学籍档案管理工作与其他各类工作能够进行协同部署，并将学籍档案管理纳入管理层培训的重要内容当中，定期进行考核，以此来提升管理层对学籍档案管理的重视水平。对各个层级的管理人员进行思想的统一，有规划、有纪律、有组织地推行学籍档案管理工作。鼓励各级领导、各专业教学部负责人加强与档案管理部门的联系，定期输送学生学籍档案信息，确保学籍档案管理更加全面更加完整。另外，也可以在学籍档案中增加学生学习方面的资料，如实践记录、通过的各类从业资格考试成绩、实习期间的综合评定及班主任毕业评语等。这样能够更加全面清晰地展现出学生的实际情况，用人单位在进行人才挑选时也能够以此为参考结合企业的实际情况选择是否录用毕业生。

（二）完善学籍档案管理制度

政府应当针对中职学校学籍档案的实际管理情况出台更加详细的规章制度，为中职学校有效展开学籍档案管理提供有效的参考。中职学校也应当将学校实际情况与国家的相关规范进行有效结合制定出符合本校特色的学籍档案管理工作模式、程序以及具体工作细节，有效提升学籍档案管理的效率和效果。中职学校应当从制度方面加强对学籍档案管理工作的监督，制定各个阶段工作的规范制度，有效提升管理水平。同时也需要认可不同学生之间存在着多元化特点的情况，充分发挥学籍档案管理制度的弹性化和超前化，通过对学籍进行科学合理的管理进一步挖掘学生的潜能、培养学生的个性、激发学生的创造能力、鼓励学生养成积极主动学习的好习惯，这样才能够促进学生提升其综合素质。

（三）加强信息化建设

新时代背景下信息化是各行各业重要的发展趋势，各行各业都在向信息化转型，中职学校的学籍档案管理工作也应当积极采用信息化系统和设备，积极推动学籍档案管理紧跟时代的发展步伐，采用更加科学有效的管理方式。通过建设信息化管理系统来促进中职学校学籍档案管理水平的提升，加强档案的稳定性和完整性，有效降低管理人员的工作量。中职学校学籍档案管理信息化应当结合学校的实际情况配备计算机设备、扫描仪、数据库等，选择适合学校档案管理工作的软件系统，对管理模块进行科学的设定划分，积极鼓励档案管理人员采用信息化系统进行工作。

（四）提升管理者的综合素质

学籍档案管理人员的综合素质和能力水平能够直接影响学籍档案的管理工作是否能够顺利进行，因此需要加强管理人员的素质培养和能力培训，建立起更为专业的管理团队才能够推动中职学校档案管理工作的发展。中职学校应当在招聘环节中严格把关，从源头上进行强化管理，杜绝综合素质较低的人员进行档案管理工作。对应聘的人员进行有效的考核，筛选整体水平较高的人员。另外，也需要对学籍档案管理人员进行定期统一的培训，中职学校学籍档案管理工作涉及学科较为广泛，管理人员除具备专业化技能以外，也需要充分掌握管理学、计算机学院以及统计学等相关知识。中职学校应当定期安排培训，提升管理人员的知识水平和能力水平，这样才能够提升学籍档案管理的整体水平。

（五）加强档案管理安全防护

中职学校学籍档案管理的信息化转型具有较强的开放性和共享性，为大家带来便利的同时也不免会受到网络安全的威胁，针对网络安全风险问题学校需要采用科学有效的安全防护技术提升学籍档案数据库的安全性，加强对安全风险隐患的防控和规避，进一步确保学籍档案的完整、安全、真实。充分利用防火墙和杀毒软件来对计算机系统进行安全保护，防火墙能够有效阻拦外部的攻击和病毒的入侵，有效降低网络安全风险的发生率，确保学籍档案数据库不受影响。实际工作的过程中应当及时对计算机系统进行更新和升级，有效确保安全防护系统对学籍档案资源的保护。另外也需要在学籍档案管理的信息系统中安插身份验证等板块，有效规避信息资料外漏的情况。随着人工智能技术的不断发展，身份认证系统不仅可以采用密码的验证形式还可以采用虹膜验证和指纹验证等高科技来避免密码被盗的情况出现，有效提升学籍档案管理的防护等级。对学籍档案信息进行科学的加密能够在提升档案信息流通性和共享性的同时避免网络环境对学籍档案造成篡改、破坏和泄露等情况。加密技术能够最大限度对学籍档案进行安全防护，也能够防护非公开的资料信息被查询和窃取，有效保障学籍档案资料的安全。

结束语：综上所述，中职学校发展的过程中需要加强对学籍档案管理的发展和信息化建设。现阶段我国中职学校在对学籍档案的管理工作中存在着许多问题，信息化建设的过程也并非一帆风顺，需要中职学校加大重视力度并积极投入资金进行设备的完善和人员的能力提升。积极采用先进的现代化信息技术提升学籍档案管理的整体水平，聘用和培养更加专业并且综合素质较高的学籍管理人员能够有效推动中职学校学籍档案管理的发展，提升中职学校学籍档案管理的完整性和规范性，进而提升学校的整体管理水平。