新时期关于机构编制档案管理思考

2021-11-30付瑶

魅力中国 2021年50期

关键词：机构编制机构事业单位

付瑶

（黑龙江哈尔滨市方正县机构编制电子政务中心，黑龙江哈尔滨 150800）

引言：对于主管机构筹备部门开展的不同工作，档案管理部门应提供文件和相关工作文件的收集，加强机构编制档案管理，可以为开展各项准备工作提供更好的依据，使制定各项管理决策更加科学有效。

一、规范机构编制档案管理的重要意义

（一）规范机构编制档案是依法治理的必然要求

党中央正在加快国家管理体制和管理能力的现代化建设，事业单位的建立是国家管理体制和管理能力现代化的重要制度保障，机构编制档案记录创建、运营和发展机构的历史过程，并记录机构治理的基本原则，这是所有部门和单位完成任务和分配员工的法律基础。在没有这些档案的情况下，很难恢复案件处理过程，因此，规范机关档案收集工作，是贯彻落实依法管理的重要举措和必然要求的具体体现，促进国家管理体系和管理能力的现代化。

（二）机构编制档案收集标准化是大众服务的实际需要

档案的创建不仅包括集体事业单位的创建，还包括事业单位的重要人事问题，这是今后档案利用的重要信息资料，特别是在实行真正的标准制度之后，必须准确地记录各机构雇员的基本信息和访问权限。它们是审查和分配资金和保险服务的基础，具有法律效力，只有充分坚持这些行动，我们才能为大多数工人和雇员提供有效的服务，以保护他们的权益，并确保适当的社会、政治和经济待遇。

（三）编制归档标准化是做出科学决策的有效方法

机构资源是重要的政治和治理资源，治理机构的重要任务之一是优化这些治理资源的配置，并采取有效行动，实现国家管理体系和管理能力的现代化机构。是与机构活动发展相关的重要文件，尤其是机构发展、职能分配、责任限制、职位数量和管理职位，做好机构编制档案管理工作，可以为党政领导决策提供依据，保证决策过程的合法性、科学性和有效性。

二、当前机构编制档案管理存在的主要问题

由于机构编制档案的内容各不相同，比较枯燥，缺乏专家，档案管理效率不高。为适应新时期下档案管理的需要，一些档案因管理不善而丢失，严重影响了事业单位在档案编制中的作用。

（一）单位负责人考虑不够

目前，该机构的管理机构非常重视该机构的具体管理工作，但一些机构不了解机构编制档案管理工作的内涵，也不深入了解与档案管理相关的规章制度，因此，他们没有充分重视机构管理过程中创建的档案的收集、分类和使用，也没有参与经济活动，这导致了档案管理的不当分发、实施和监督。

（二）收集不完整数据

目前,一些事业单位对事业单位档案的收集方式比较统一,主要集中在少数档案上,对事业单位编制档案管理过程中形成的档案进行收集，特别是附件中的相关文件。例如，没有收集到关于缔约方和国家机构改革以及行政部门调整的材料。

（三）日常管理不够好

在日常管理中，一些机构只对机构性文件进行简单的收集和分类，管理不够好，没有制定好收集、整理、归档、存储、统计等方面的管理标准和规范的管理流程，贷款等档案管理。例如，一些档案的标题不清楚或使用不当。此外，一些档案缺乏数量，或档案没有标明页码等。

（四）员工工作水平不够

本机构编制档案管理目前主要由其他员工兼职进行，他们几乎没有接受职业培训的机会，也缺乏学习的主动性和积极性。这远远不能满足新时代档案机构的要求。

（五）档案馆的基础工作还不够

档案管理比较简单，引进可比档案和目录需要花费大量的时间和精力来改进。目前，大多数单位的档案质量较低，如果想引用或证明一些有价值的资源只能依靠搜索模糊的资源，因此效率低下。

（六）档案管理的标准化程度低

档案管理是系统化的工作，如果没有标准化的约束和管理，档案资源的损失是不可避免的。从这个角度来看，档案管理应该协调一致，并引起管理人员的注意，所有员工运用格子能力合作健全机构编制档案管理的标准化，增加专业档案技能或增加资本投资，尽一切努力培训单位的专业档案员，尽快实现档案规范化。

（七）档案材料使用不足

一些单位的档案几乎没有完整录入，长期封闭，资料整理不系统，某些资料更难以查阅。此外，由于档案收集有限，有些档案没有妥善保管，如电子资源很难维护，过一段时间就会消失，将来也很难查阅。

（八）缺乏长期和可持续发展原则

虽然机构编制档案管理已经实现了现代化，并在短时间内取得了一些成果，但在达到标准后没有二级权力，没有长期的连续性，由于部分员工在档案综合管理中参与不够，也不了解档案在本单位的重要性，有的甚至认为缩略语是一个参照点，导致执行和计划外的归档工作，有些任务没有执行，有些有形式但没有影响的现象。

（九）通过办公室自动化不更新和转换档案管理方法

目前，档案是通过管理计算机软件的方法来管理的。档案的管理、访问和使用无法满足档案网络发展的要求，无法满足日益增长的档案使用需求。

三、新时期规范机构编制档案管理的策略建议

（一）加强机构编制的规范性管理

作为一个机构，我们应该详细审查公共机构的管理，加快制定和公布详细的科学规则以及设置和配置，以及在法律层面上对公共机构设置的限制和标准化，应同时建立和完善机构人力资源管理体系和公共机构监督控制体系。例如，纪律和监督部门一起监督与公共机构设立、法人注册和年度控制有关的机构事项的实施，并根据评估结果彻底了解和控制公共机构活动的绩效和发展及其在经济和社会发展中的作用，作为撤销、合并、拘留、撤销、增加和撤销机构的重要依据。

（二）披露政府事务和提高员工意识

加强政府在机构建设方面的开放意味着通过引入真正的机构指定制度和披露机构、负责社会管理和公共服务的部门和机构任务的非约束性机构内容，可以理解内部机构的数量、管理和管理职位的数量以及接受社会监督和大量人群的实际工作人员，树立依法、依纪、依规管理机构人员的理念，把机构人员的理念深入人心，提高认识，理解沟通，按程序办事。

（三）提高档案管理工作的落实效果

编制部门的档案管理不仅限于档案的整理和储存，也是档案管理的一项重要任务，为管理决策创造科学、真实的依据。在档案管理过程中，要协调处理好保密原则和公开原则，应结合不同的保密限制和条款，制定不同的管理策略和制度。这些在工作中普遍使用，保密时间和保密程度相对较少，有必要增加其相应的易用性，将其作为重要的信息源进行管理，创造良好的使用条件，充分发挥档案资源的价值,实事求是地整理工作成果，根据宝贵的经验可以在以后的管理中作出决定，从而使档案资源的价值最大化。

（四）创新管理方式

在档案管理方面，其理念和管理方法需要不断更新，档案管理发展应积极利用外部先进技术，在理念和管理方法上不断创新。档案管理可以结合机构的需要，搭建科学有效的信息管理平台，通过信息管理平台对档案进行管理，实现数据归档管理、输出、检索、统计、归档和汇总功能，以及过去对管理的一些限制已经取消。在信息时代，档案管理主要由计算机进行，适当的档案管理人员应深刻了解电子档案管理的基本特点和标准，并具有一定的能力和知识水平，网络保护能有效保证电子档案信息的安全性和完整性。

（五）提高档案管理人员自身的专业能力水平

与一般档案管理相比，机构编制档案管理的发展具有更强的业务性和服务性，对档案管理人员的素质和职业要求也更高，具有良好的创新意识，充分利用档案资源，解释不同岗位员工的职责，有效保障员工的专业素质。例如，在选择档案管理人员时，选择具有强烈政治意识、高度责任感、良好素质和专业知识的人员，引导他们积极参加各种培训课程，提高档案管理质量和整个档案管理质量,拓宽视野,了解档案管理技术的发展和创新理念，使档案管理人员能够更好、更清晰地了解档案管理工作，克服传统的管理限制，进行质的改变，以改进机构编制档案的管理。

（六）提升机构编制档案管理的社会服务水平

档案管理作为一种管理服务，其服务水平的高低直接影响到各部门的绩效，做好新时期机构编制档案管理工作,要不断提高档案事业单位管理水平,充分尊重档案事业单位管理在社会经济发展中的作用，提高档案管理服务水平。首先，做好档案解密工作，在保密的基础上以开放的心态，为有需要的部门和人员提供最新、高质量的档案管理服务，提高机构档案查阅效率，确保档案统一使用。其次，认真开展数据收集。定期（通常限于五年）重组档案信息，深入处理并创建机构的信息和实用年鉴，或根据完整的指南进行编辑，编辑关于年份、机构发展、记忆、基础数据等的文件。注意到在机构工作人员发展方面取得的新成就和新经验，为各级管理层的经济和社会发展和科学决策提供全面、准确的档案依据，并强调档案的作用。