“互联网+”背景下幼儿园办公自动化系统的应用现状与思考——以新陶幼儿园为例

广东省广州市天河区新陶幼儿园 陈佩叶

在“互联网+”的时代背景下，幼儿园的信息化建设是时势所趋，办公方式追求高效、高质、资源的共享与整合以及再利用，注重园所内外的协同合作、系统互通。

现代信息化进程要求农村幼儿园管理协同工作、综合管理、集成化的解决方案。针对幼儿园内部的管理流程和结构，网络化的办公自动化系统充分承担起了机构中各个管理层的各项工作，不仅成为单位员工工作中的优秀助手，同时更是帮助有关领导作出英明决策的左右手，使最复杂、繁琐的办公室事务变得自动化、流程化、数字化，大大提高了幼儿园各部门的工作效率。当前，我园的信息化建设相对滞后，与现代信息化办公的要求存在差距。因此，基于园内办公业务的现状需求，需定制适合园所的办公自动化系统，实现各部门的资源共享，协同办公，互联互通。

一、聚焦现状：做好系统应用的筹划准备

（一）聚焦问题症结，构思办公方向

在系统建设工作启动前，我园内部的文件发送、请示报告等工作，仅依靠传统的纸张传递方式以及QQ 工作群组，与信息化现代办公的要求相差甚远。伴随“互联网+”信息化建设的发展趋势，园所聚焦园内办公业务的现状、需求，有计划地参与各项信息化调研的培训项目，积极寻求应用性强的办公自动化应用系统与平台，重新思考与定位园所信息化办公的发展方向。

（二）把握科研机遇，专家引领前行

2017 年12 月，广州大学与天河区学前教育指导中心联合申报的重点课题《“互联网+”时代的幼儿园信息化建设研究》正式立项，并招募自愿参与信息化建设项目的实验园。新陶幼儿园课题组把握科研的平台与机遇，结合园所构思的办公发展定位，选取办公自动化系统的应用为课题的核心研究点，完成了子课题的立项申报、开题报告、系统购置以及技术对接等一系列的研究与应用的筹划准备工作。

二、着眼实践：积累系统应用的有效经验

（一）编写调查问卷，梳理办公需求

研究前期，园所结合系统原有的模块功能与园所的办公现状，编写了调查问卷，在系统测试与运行前对全体教职员工的应用需求完成了摸查工作。通过梳理与分析问卷信息，研究人员全面掌握了园所办公自动化系统使用者的经验准备、信息素养以及业务困惑等各方面需求现状。

（二）积极探讨沟通，拟定需求定制

结合问卷调查的梳理与分析，研究组深入地了解各部门人员对日常办公的需求、现状，基于系统现有的功能，与宁馨科技信息公司积极开展沟通、研讨与分析，探讨系统模块某些功能实现的可能性，并基于需求调整细节，定制模块新功能。

（三）完善系统数据，正式启动系统

系统运行分测试与启动两个阶段。在测试阶段中，研究组需要提前熟悉各模块的操作，完成系统所需的数据导入工作。与此同时，研究组采取以点带面的推进方式，分小组逐步试运行系统的各模块。进入启动阶段后，结合试运行阶段的情况，在全体人员逐渐适应系统的过程中，研究组与技术人员逐步将线下的部分业务内容迁移至线上操作，正式启动系统中的消息中心、审批管理、保教管理以及后勤管理等不同的模块。

（四）制定反馈机制，定期调整分析

基于以应用问题为导向的需求，研究组采用分组分模块共研的形式，设立各班级、部门的办公系统教研组，围绕现阶段各模块应用的现状、效果、调整以及展望等方面，展开研讨与分析，及时收集、反馈并共享在应用中存在的问题，进一步探讨园所日常办公在每个模块、功能中的可调整与可优化的空间，共享反馈机制的科研智慧与应用成果。

三、提升效率：实现系统应用的高效运转

（一）基于园所办公，实现了日常业务的便捷化与高效化

在应用过程中，办公系统中的考勤系统、后勤维修采购以及通知消息的功能，非常显著地提高了行政与后勤人员的工作效率。几种系统从一开始的纸质化填写，到中后期阶段办公系统的运行，已实现考勤数据、后勤维修需求、采购清单等业务的信息化，让办公业务的流转不再止步于园内，无论外出学习或会议，都可以随时完成申请与审批，更能便捷地在手机中获取各种办公审批流程的抄送，整个过程清晰可视，互动性强。

（二）基于应用对象，提高了教职员工的信息技能与水平

在研究初期，全体教职人员对办公系统不熟悉，处于被动的学习状态；而在中后期，成员们以模块为小组，各小组形成学习共同体，在熟悉系统的多种功能后开始感受到其便捷性，应用的状态从被动转向主动，加速了对办公系统掌握程度的推进。现阶段，教职员工不仅对系统有了更深的认识，更会针对系统中的某些功能反馈出希望完善与调整的需求，较好地提升了系统应用的主动性。

（三）基于审批管理，制定了定期的数据更新与维护模式

基于办公系统中涉及的模块功能、角色权限，园所对各功能、角色的审批事项进行逐一设置，并针对系统具体的应用情况对审批流程进行精简与调整，已初步制定出一套适合园所日常办公的审批管理模式。此外，结合园所的人员岗位变动，能及时维护系统中应用人员的角色与权限，定期做好各个模块的调整与更新。

（四）基于保教管理，达成了资源数据的整合与可移动化

借助办公系统，全体教职人员都可以随时登录账号上传与更新自己的教学资料，逐步创设专属于教师或者园所的办公资源库。办公系统的管理系统，能够将近期经常需要使用的文档数据资料汇集成文件链，便于查阅下载。现阶段，正处于共享电脑平台与办公系统资源的整合阶段，逐步将保教部门的文案资源转移至信息化的办公系统，优化园所的资源整合管理。

（五）基于后勤管理，推进了便捷灵活的多功能在线管理

后勤物品的采购与损耗是一个不断更新与反复的过程，若仅仅依靠电子表格的整理，就会影响业务效率。结合园所物品申购、维修申请、监控查阅的流程进行调整与设定，如系统中的维修申请可取代以往的纸质材料，相关人员可随时在手机中获取需要维修物品的图文信息，通过办公系统及时发送至维修人员并告知相应的情况，大大地推动了后勤工作的高效化。

四、稳步推进：提炼系统应用的实施策略

（一）转变思想观念，拓宽办公系统运转效能

管理人员在幼儿园信息化建设的规划、组织以及管理过程中起着关键作用，紧扣现阶段的办公现状、问题，将与之相关的办公业务纳入幼儿园信息化建设的整体规划中，在有限的资源下依托办公自动化系统实现人力、物力以及财力最优的配置，实现办公业务管理的高效化。此外，管理人员应引领团队树立信息化办公应用和教育教学的意识，提高全体人员专业的信息化素质，结合信息化系统的应用，全面带动师资团队逐步掌握在信息技术环境下所需要的信息技能，发挥好办公系统的最大功效。

（二）建立管理机制，确保办公系统持续运转

建立切实有效的办公自动化系统管理制度，是保障园所信息化办公持续运行，稳步推进幼儿园信息化长效发展的必要条件。

结合园所办公业务的现状，要建立适宜性的应用系统管理制度，规范办公自动化系统的日常操作，涵盖具体模块的审批流程、岗位权限等方面的信息化管理机构的设置和岗位职责的明晰，确保系统运作分工明确，责任到人。此外，办公自动化系统应结合各部门的业务需求设定操作与发布权限，确保信息发布及时、准确，使系统的持续运转更加严谨、有序。

（三）把握业务需求，不断优化办公系统功能

幼儿园办公自动化系统的功能需要因时而变，定期做好摸查工作，精准把握园所现阶段的业务可提升的效率空间。借助系统的调整，在持续应用与反馈的过程中不断优化现有的办公系统功能，最大限度地创新与拓展系统的应用效能，持续稳步地提升园所的业务效率。

幼儿园办公自动化系统的应用是可持续的发展过程。在下阶段的研究中，我园将制定具有园本特色的信息化教育教学发展规划，以办公自动化系统的实践为切入点，不断拓展与联动系统的模块功能，进一步提升业务工作效率，建立信息化项目的靶向学习科研机制，助推园所信息化管理模式的深扎厚植。