不动产登记档案的收集与整理探讨

李迪

摘要：不动产登记档案可以记录具有保存价值的文字、图形和声像等材料，有效反映不动产权属建立、产权变更、转让等情况，实现对档案信息的保管和利用，有关部门加强不动产登记档案的收集与整理，不仅可以为物权登记提供依据，促使不动产登記档案工作程序不断趋于完善，还能为用户带来极大的便捷。但在推进不动产登记档案管理中仍旧存在许多问题，基于此，本文结合具体问题进行分析，积极探讨不动产登记档案收集与整理的优化策略，旨在提升档案管理工作的效率，进一步强化我国档案工作的服务职能。

关键词：不动产登记档案;收集与整理;信息化;综合管理

不动产登记档案是不动产机构档案管理的重要内容之一，主要以簿册的形式真实地记录不动产的归属情况，从而保障物产权利人的合法权益，促使市场交易更加稳定。就目前而言，国家在推进不动产登记档案管理工作方面做出了许多努力，但在档案信息收集与整理中不免存在档案移交内容缺失、整合入库不规范、档案信息整理效率低等问题，要求不动产机构加强登记档案管理，运用新技术和新方法，全面收集和快速整理档案信息，确保从登记受理直到发证都能按照相关规定进行，提高不动产登记档案收集与整理的规范性和严谨性，从而充分发挥出不动产登记档案的有效性。

一、不动产登记档案管理中面临的问题

我国虽然重视档案管理工作，也加大对不动产登记档案管理方面的投入力度，但在实际管理中仍旧存留一些问题，比如，档案信息收集不全面，由于档案内容较多，工作人员在收集与整理档案信息时难免会出现信息遗漏的情况，使得档案信息完整度不高，而大量的档案文件堆积，也会造成档案室库存面积不足，影响档案管理工作进行。部分不动产机构在处理档案信息时，依旧采用人工收集与整理的方式，按照不同档案类型，对档案文件进行分类，再统一贴上标签，按照顺序入库保存，这种方式需要耗费大量的人力，也使得资料整理效率不高。此外，档案移交及整合入库中也会存在问题，由于不动产登记档案管理每项工作之间联系非常密切，在装订入库时，若出现移交错误，会影响档案使用。

二、不动产登记档案的收集与整理工作的优化措施

（一）明确登记档案管理原则

不动产机构在开展不动产登记档案管理工作时，不仅要严格按照国家档案管理相关规制进行信息收集与整理，还要明确登记档案管理的基本原则。首先，要坚持完整性原则，在资料入库前，对已经整理好的档案文件不能重新编排，可以删减失真、失效内容，尽量保证内容的完整性。其次，坚持严谨性原则，不动产登记档案一定要体现其真实性，注重档案信息之间的内在联系，确保档案记录能够真实地反映出事实。再次，坚持档案管理的规范性，尤其在纸质版档案管理过程中，要使用标准化的模板和专门的纸张进行记录，涉及到证件复印或者打印等内容不能随意裁剪或者拼接，同时注意档案信息的全面性，认真核对和反复检查档案内容、署名、盖章等有无错误。最后，坚持便捷性原则，因档案管理的目的就是方便用户及有关部门调取和使用，在收集和整理档案信息时，要优化管理方式，按照要求保存档案，从而更好地服务于用户[1]。

（二）落实档案入库管理工作

档案装订入库是不动产登记档案收集与整理最为关键的环节，要想保证入库资料的真实性和有效性，确保档案管理工作无任何纰漏，需要把控好从业人员的专业技能，强化其综合能力，同时还要让负责人熟悉信息技术和新设备，能够熟练地使用电子档案，改变原有以纸质档案为主的管理方式。还要将不动产登记档案信息进行集中管理，按照档案类型进行分类，准确地填写登记内容，将档案信息进行备份，储存在数据库中，防止档案信息丢失，降低管理损失。

（三）提升管理的信息化建设

现今不动产登记档案管理中面临着一个主要问题，就是档案信息收集与整理工作效率低，要想解决这一问题，必须推动档案管理信息化、现代化发展。有关部门应加大信息化建设这方面的资金投入力度，将原有管理设施和陈旧的设备进行更新，开发智能化的新型设备及升级档案自动化管理系统，提高不动产登记档案信息收集与整理的效率。同时，要加强信息技术的运用，实行一体化管理模式，主要要将档案信息收集、分类、整理、核对及入库进行统一管理，注重各部门之间沟通协作，实现档案信息共享，以免出现工作脱节的情况。还可以建立网络档案管理信息平台，凭借互联网技术进行线上查阅，节省档案管理过程中人力、物力等资源的消耗，全面提升档案管理的有效性。

（四）加大档案综合管理力度

目前，多数不动产机构在档案收集与整理工作中使用大数据对信息进行整合和处理，在提升档案管理效率的同时，也增加了不动产登记档案的风险性，因此加强对档案综合管理不容忽视，可以建立自动化管理系统，对登记档案信息的真实性进行识别，保证整理入库的信息真实有效。还要依据不动产登记档案收集与整理的实际情况，制定档案管理制度，规范工作人员的行为，充分发挥不动产登记档案在户籍管理、国土资源保护等方面的作用，并在发生纠纷时提供重要的法律依据[2]。此外，可以建立档案质量管理队伍，由专门责任人对不动产登记档案收集与整理进行监管，提高档案管理的规范性。

三、结束语

不动产登记档案收集与整理的内容较多，工作流程较为复杂，任何一个工作环节出现纰漏，都会给不动产机构档案管理造成严重的损失。为了突出档案管理的严谨性、规范性和有效性，必须真实地记录物权状态，明确登记档案管理原则，全面落实档案入库管理工作，推动档案信息化建设发展，同时加强档案综合管理，提高不动产登记档案收集与整理的质量和效率。

参考文献

[1]朱梦嘉.不动产登记档案的收集与整理[J].现代企业文化，2020（19）：84 -85.

[2]洪静娟.浅析不动产登记档案的收集与整理[J].智库时代，2020（37）： 242-243.