浅议房屋出租业务的规范化管理

田志军

摘要：房屋出租是以自有具备居住或办公条件的房屋进行对外出租，并收取租金的经济业务活动。以下根据某科研类公司闲置房屋的出租经营管理过程进行剖析，从出租准备、出租合同、风险管理等三方面进行阐述。出租准备从出租决策和计划、经营业务许可、基础设施条件、询价和招租四方面要求做好出租前的准备工作。出租合同从法务审核、合同执行、租金减免、合同解除四方面论述了合同在执行过程中应该注意的事项。合同风险则从租金问题、合同争议、法律诉讼、制度保障四个方面对合同存在的风险进行论述，提出解决方案。房屋出租业务要规范操作，严控风险，及时寻求法律援助。房屋出租作为公司经营发展中的重要业务，需要从规划至实施全过程进行规范操作，以维护公司利益。

关键词：房屋出租;规范操作;法律风险

本文所指的房屋出租是公司闲置商业房屋出租。房屋出租在实际运行中，涉及公司规范化管理的各个方面，要求公司经营、财务、法务、后勤等各部门通力合作，才能保证房屋出租经营行为顺利完成。以下根据某科研类公司闲置房屋的出租经营管理过程进行剖析，以供参考。

一、出租准备

房屋出租前的准备工作如下：

（一）决策和计划

公司经营限制，存有闲置房屋，根据市场需要，可以对外出租。房屋管理部门根据初步调研，对周围市场的需求状况和供给状况进行调研，形成书面房屋出租建议。总经理办公会经过集体讨论决定是否出租，国有公司还涉及“三重一大”的表决流程。总经理办公会决策通过，形成会议决议，经营部门根据会议决议制定对外出租计划。出租计划包括可出租房屋面积、预计出租时间和租金收入预算等。出租计划报董事会审议通过后执行，如果出租面积、金额较小可以不报董事会，具体按公司内部制度执行。

（二）经营业务许可

根据房屋出租计划，可以办理营业执照经营范围变更，增加“出租商业用房、出租办公用房”经营业务范围。工商经营范围变更后，公司具备了合法的房屋出租资质，但这只是商业用房屋出租的资质，如果出租给个人或其他用途，还要办理特殊许可。出租业务不多时可以不办理工商变更。

（三）基础设施条件

房屋出租前，需要准备好房屋的产权证和消防合格证等，房屋的基础设施包括水、电、暖气条件。房屋的基本建筑条件和相关的安全消防设施必须完备，并经过消防检验合格。电梯运行正常并有专人值守，基本照明、卫生条件具备。部分公司实行统一物业管理，对自用房屋和出租房屋采用固定物业公司外包服务，可以保证物业服务质量。

基础设施条件是影响承租方满意度的重要因素，是出租业务必须具备的基本条件。消防系统、照明系统、供排水系统出现问题，经常导致停业歇业，给承租方带来不便和损失。因此，出租房屋基础设施的完备性非常重要。

（四）询价和招租

房屋出租计划经过审批，经营部门负责房屋出租的市场询价和招租。在市场价格信息不清楚的情况下，可以委托中介机构进行本地区房屋出租价格询价，获取比较合理的房屋出租价格作为参考。房屋出租价格水平还受其他因素影响，比如关键承租方的租金标准可能比普通承租方低10%等，租金水平差异须经过公司决策层审批后执行。

房屋招租可以在公开范围内进行，国有公司大多要求“阳光出租”，需要采取公开招租方式，借助公共交易平台与有意向的承租方进行谈判。通过招租，找到合适的承租方，也可以通过多方多轮谈判找出符合要求的、资质和条件相对好、租金价格高的承租方。

二、出租合同

出租合同是在与承租方经过招租或竞争性谈判后形成的法律文件，在合同成立前双方已经就相关的出租条件进行深入沟通。在出租合同阶段，公司需要注意以下事项：

（一）法务审核

出租合同签订前，要了解合同主体的合法性、承租方的相关工商信息和经营信息。合同应当明确出租标的物、房屋起租日、出租期间、出租用途、装修要求、租金收取、水电费的计价标准和收取、办公设施使用维护约定、双方的权利和义务、协议解除和违约责任等。

出租合同必须由公司法务人员或律师进行审核，房屋出租与其他经营业务相比，具有其独特性，房屋的使用涉及双方权利和义务的多方面内容，容易因为租金支付、条件设施问题发生争议。法律审核对合同中出现的分歧进行提前约定，确保双方的权益和义务得到保障，并就双方的争议处理方式进行确认，保护出租方和承租方的合法权益。

（二）合同执行

出租合同簽字生效后，综合部门保留一份存档，财务部门保留一份作为结算依据，经营部门保留一份作为收取租金的依据。财务部门根据公司审批的房屋出租计划和出租合同，做预算调整和租金结算准备，对出租金额较小的可以暂不调整损益预算。与合同相关的水、电、暖气的结算准备工作同时进行。

运营部按合同要求，开具发票进行结算，租金的计算，通常按每天每平使用标准计算，大、小月份租金不同。水、电、暖气一般按季度或半年度收取，财务结算时按不同的业务对应不同的收入类型进行处理。车位出租费一般不在合同中约定，单独按公司停车费标准收取。

出租合同执行还包括相关经济业务的执行，包括承租方日常的经营活动与合同表述是否一致，承租方经营活动是否合法，承租方人员的日常出入管理、防疫政策的贯彻执行情况等。如果设施或服务没有达到承租方的要求，需要经营部及时受理承租方诉求并与承租方协商解决。

（三）租金减免

租金减免，包括国家统一政策的减免，如2020年北京市人民政府办公厅7号文件对中小微企业房租，免收2月份房租或给予2月份租金50%的减免等。为保证类似减免政策能够顺利落实，经营部与承租方进行商谈，对符合减租或免租条件的承租方，提供减免申请和中小微企业相关证明材料，重新签订出租补充协议，按政策要求进行租金减免。如果承租方出现经营困难，减免事项需要履行承租方申请、查证、减租审批流程后执行。

（四）合同解除

出租合同通常情况下，按约定时间自动解除，前提是承租方没有继续租用的意愿。合同解除后，双方的权利和义务自动终止，承租方需要按合同约定进行搬迁，双方进行房屋交接。承租方需要续租，须按出租合同要求，在出租到期日前一段时间内提出书面申请，经营部在收到申请后，综合评估续租的可行性，考虑包括续租的租金水平、续租时间、承租方信誉、合作情况等因素。续租申请获批后，经营部与承租方补签合同。部分关键承租方在首次签订出租合同时，已经明确承租期满后续租几年，此类情况只需重新核定租金水平即可。

合同也可能在非正常情況下解除，比如合同约定的不可抗因素解除或通过法律诉讼解除等。合同非正常解除通常会有经济纠纷或损失发生。通过法律诉讼解除通常是由法院判决执行。

三、风险管理

房屋出租合同在执行中，经常发生争议，法律诉讼也很常见。不可控因素或争议、诉讼等，给公司经营带来各方面的风险，影响出租业务的正常开展。出租合同常见的法律风险，主要有以下几方面：

（一）租金问题

承租方较多，要对房租价格水平进行统一筹划，入驻时间和入驻规模不同，不同的承租方租金水平不同。扣除报价包含的不同服务差异影响，导致承租方知情后满意度下降，甚至出现租金争议。因此在进行房屋出租定价时，要综合考虑多方面因素。租金水平要有明确的说明，比如季节差异、楼层差异、面积差异等，让承租方清楚这些差异对租金的影响，避免出现租金争议。

拖欠租金原因可能是承租方经营不景气，或者资金流出现短暂困难。经过与承租方沟通，双方协商可以暂缓收取租金。对经常拖欠租金的承租方，经营部要及时跟进，了解承租方的财务状况和经营情况，对拖欠金额较大的承租方和频繁发生拖欠行为的承租方要重点关注，以防出现租金损失。

（二）合同争议

合同执行中，双方可能就房屋基本条件的瑕疵、前期承诺的服务条件不具备、双方沟通不及时等原因，产生合同争议。此类合同争议可以通过双方协商达成谅解。合同争议中最难解决的是长期拖欠房租，理由很多，而且双方很难达成一致。

合同争议结果导致长期欠租。实际工作要注意合同签订时的租金收取条款，其中收取时间很关键。在公司按合同执行，对方恶意欠租情况下，要寻求法律援助。律师可以形成《租金催缴通知函》，说明欠款逾期支付和产生违约责任，通知对方立即支付租金或解除《出租合同》，收回房屋。双方《出租合同》应当约定：承租方未按合同约定的期限支付租金，延期支付租金超过固定天数，出租方有权单方解除合同，并收回房屋，承租方按双倍日租金标准向出租方支付欠缴租金的违约金，以保障出租方权益。

根据《中华人民共和国民法典》第七百二十二条规定：“承租人无正当理由未支付或者迟延支付租金的，出租人可以请求承租人在合理期限内支付;承租人逾期不支付的，出租人可以解除合同。”，即承租人拒不支付租金时，《民法典》赋予出租人解除合同的选择权。

（三）法律诉讼

法律诉讼是房屋出租双方分歧巨大，拖欠租金金额较大，合作意愿丧失情况下付诸的法律行为。双方《出租合同》应当约定，因承租方违约导致出租方提前解除合同，自合同解除之日起固定日期内返还房屋。如果不返还房屋，除按日租金标准支付房屋占用费外，还需按双倍日租金标准支付逾期返还房屋的违约金。

实践中发生的承租方恶意欠租行为，最终寻求法律解决。因承租方延迟支付租金，导致双方丧失协商沟通的基础，所以依法向法院提起诉讼。公司可以根据《民法典》和《民事诉讼法》的规定，委托律师向法院起诉。法律诉讼要注意诉前财产保全行为。在实践中，对于恶意欠租，没有信用的承租方，诉前委托律师办理财产保全诉讼，查封承租方银行账户，冻结承租方资金。因承租方原因导致出租合同解除，出租方可以通知承租方搬迁，并有权停止供应水、电、取暖等。

出租合同是公司的一项重要经营业务，需要财务部门及时跟进，在租金涉税、欠租、诉讼等特殊业务的处理中，最大限度维护公司利益，减少损失。在诉讼发生后，如果承租方继续租住，仍拒绝交租和搬迁，财务继续确认应收房屋使用费，并定期按企业会计准则要求进行收入和坏账损失处理。

（四）制度保障

为降低房屋出租业务风险，根据公司内部控制体系管理要求，结合公司实际制定《XX公司房屋出租管理办法》，以公司制度形式对房屋出租业务进行规范。《XX公司房屋出租管理办法》规定房屋出租相关业务的基本定义、责任部门、决策程序、授权标准、争议解决和其他相关规定，房屋出租业务可以根据制度的要求，进行规范化操作。《XX公司房屋出租管理办法》需要符合公司体制机制要求，符合公司其他核心管理制度的要求。《XX公司房屋出租管理办法》是降低房屋出租合同风险的重要保证。

四、结束语

以上是公司日常房屋出租业务实践过程中常见的问题。在业务执行过程中，要规范操作，严控风险，及时寻求法律援助。房屋出租作为公司经营发展中的重要业务，需要从规划至实施全过程进行规范操作，以维护公司利益，为公司的发展和壮大提供坚实的利益保障。