医院档案精细化管理措施

2021-11-29贺捷

魅力中国 2021年25期

贺捷

（陕西省榆林市佳县人民医院，陕西榆林 719200）

档案直接影响着医院的正常运行，属于科研教学、医疗服务以及药品管理工作顺利运行的基础，为了实现稳定发展，医院档案管理人员应改变以往的管理理念，创新管理方法，引入先进的信息技术，以全面提升医院的管理水准，保证稳定快速发展。

一、精细化管理理念

精细化管理理念经过了百年的发展历程，其中泰勒的《科学管理原理》中指出的精细化管理思想属于精细化管理工作的运行基础。多数企业在实践中借鉴应用，发展为适合自身的管理模式，在不断地打磨中，精准发挥了精细化管理的作用，保证了管理工作与战略目标的有效落实。同时，在精细化管理理念下，工作人员的能力与执行力也得到了明显提升，并在各个领域发挥了重要的作用与价值。

二、医院档案精细化管理的意义与要求

（一）精细化管理意义

首先可以提高医疗服务水平，医院档案管理工作中引入精细化思想，可以保证工作更为精致，为科研与医疗工作的顺利进行提供更多参考标准，促进医疗服务水平的提升。尤其将精细化管理理念应用至病人临床档案管理中，可以为疾病的治疗与各项医疗项目的开展提供依据，保证科研与医疗工作的高效进行。其次可以缓解医患矛盾，目前医患矛盾的关键在于医疗能力较差，患者就医档案没有得到妥善管理，为后期工作带来较多问题。而引入精细化管理理念，可以保证档案管理的科学性与详细性，以及时更新患者信息与医疗数据，有效缓解医患之间的矛盾问题，营造和谐健康的医疗环境。最后可以发挥档案价值，随着医改政策的深入实施，人事信息不断丰富，档案管理难度加大。而人事档案与医院员工、患者存在较大联系，虚假信息的混入必然会影响院内人事调动，无法体现公平公正原则。而在档案管理中引入精细化思想，可以细化档案管理环节，保证人事信息的精确化与全面化，为医院人才管理与患者管理工作提供更多参考。

（二）精细化管理要求

首先，医院档案应保证真实准确，在医疗服务与医院内部管理活动中，医院档案属于十分关键的参考依据，尤其医疗档案等资料详细记录了患者就诊过程，也在医保报销中发挥重要作用，甚至可以作为司法鉴定的凭证，因此必须保证档案的真实性与准确性，以全面记录真实医疗情况，提取价值信息，为此后医疗工作提供参考。其次，档案内容应保证详细全面，相较其他档案资料，医院档案具备集成性，应保证无差错、无遗漏，准确完整。尤其对档案资料的利用工作提出更高要求，以准确可靠利用档案资料。最后，医院档案必须保证专业专属，在医疗、教学以及研究等方面，医院档案资料具备重要的研究价值，部分医院档案记录详细的医疗科研活动与实验信息，包括记载各种病情的转归规律，因此应保证医院档案资料的完整性与系统性，做到专业专属，提高医院档案管理工作的专业水准[1]。

三、医院档案管理存在的问题

（一）专业化水平较低

医院档案管理工作对档案内容的专业性要求较高，以保证管理质量，为医院工作的顺利进行提供保障。而当前医院档案管理工作缺乏专业性，管理内容与范围并不明确，忽视部分重要的在档案资料，不利于后续管理工作的顺利开展。同时，部分档案没有科学分类，档案类型划分时也没有严格依据行业标准，比如没有根据诊疗科室或职能部门分类，资料分散，无法系统全面调取，增大了查阅难度，降低了管理水平。

（二）基础环境较为薄弱

医院档案管理工作见效较慢，即便投入较多资金，也无法在短时间内获得明显效益。为了保证医院的竞争实力，管理人员将更多资金投入至其他基础设备建设方面，虽然可以短期提高医院的竞争实力与经济效益，但却无法获得长远发展。档案管理工作被明显忽视，没有及时更新应用设备，缺少宽敞的工作环境，影响了档案整合的高效性，也降低了工作质量。

（三）管理制度不完善

部分医院没有针对档案管理工作制定可行的管理机制，无法提供制度保障，管理效率低下，极易发生档案丢失与重复归档问题，严重影响了医院日常工作的顺利进行，无法提升医疗水平，降低了医院的竞争实力。同时，还会增加工作难度，无法快速调取工作资料，增大了工作负担，不能为患者提供良好的医疗服务体验，极易诱发医患矛盾。

（四）档案收集效率低

以往医院档案管理方法较为粗糙，没有关注细节管理，遗漏了重要的档案信息，不利于医院的持续稳定发展。且部分管理人员也没有重视档案收集效率，归档难度较大，医院缺乏统一的管理模式，工作人员更多借鉴以往经验，缺乏科学性与合理性，限制了医院健康发展。

（五）工作人员能力较差

医院档案管理工作的关键影响因素为工作人员，一般档案管理人员由技术人员升迁而来，缺乏丰富的管理经验，无法提高管理效率，甚至影响了医院档案管理未来的发展方向。同时，部分操作人员综合素质与专业能力较差，无法为档案管理工作提供更多助力，更不能良性贯彻精细化管理模式。

四、医院档案精细化管理措施

（一）明确精细化管理目标

当前医院档案管理工作致力于实现精细化管理，相关工作人员应制定可行的发展方案。首先，管理人员应详细了解医院真实的发展情况，确定总体的发展方向，在此基础上制定合理的档案管理策略，明确短期发展目标。其次，应明确权责范围，医院档案管理工作涉及较多部门，各部门之间应强化沟通与交流，为各个分管部门划分责任，及时发现问题并解决。最后，应适当奖励工作绩效优异的部门，调动员工的工作积极性，提高管理效率。

（二）重视档案硬件投入

医院应在档案管理硬件方面给予更多的资金支持，购买更多先进设备存储文件，整理文件区并布局，且还应建设先进的存储仓库，设置防盗室，升级防虫与防火措施，根据文字、图像等电子数据分类。除此之外，根据工作实际需求，购买一定数量的扫描机、摄像机以及计算机等电子设备，升级维护原有设备，以维系高级档案管理工作的顺利进行[2]。

（三）强化制度建设

一方面应完善管理责任制度，明确各部门职责范围，真正将档案管理职责落实到各个环节，包括文书资料、人事档案、医疗科技等方面，明确岗位与绩效责任，保证档案管理人员充分掌握自己工作相关情况，提高档案管理效率。医院应专门指派副院长负责档案管理工作，做好各方协调工作，保证档案精细化管理程度。同时，还应面向社会招聘专业管理人员，在工作中应用专业知识与丰富经验。所有医院档案管理人员应签订岗位职责承诺书，明确职责，一旦发现问题可以直接问责，保证各项管理工作的顺利落实。另一方面应制定精细管理制度，根据《档案法》内容，结合医院实际情况，在档案移交、安全保密、档案统计以及档案销毁等方面制定机制。除此之外，还应建立奖惩制度，约束规范管理者行为，引导管理者形成正确的工作观念，通过精细化管理方案弥补院内档案管理漏洞。

（四）加大信息化建设力度

随着计算机技术的快速发展，部分档案管理软件应运而生，可以提高档案收集效率，减轻工作人员负担，节约人力成本。对此，医院应引入互联网+档案管理模式，丰富档案信息资源，完善医院的馆藏资源，实现互联网、物联网以及移动互联网的网络互联，采集获取。分析处理以及整合归档档案信息资源，利用互联网连接收集、管理、利用、存储以及监督等环节。同时，还应建设医院档案管理信息系统，连接医院各个职能科室，提高医院档案资料归集前端控制水平。除此之外，还应建立医院档案目录、专题档案目录以及档案数据库系统，实现全面感知、双模存储，结合档案资源体系与档案馆数据库系统，利用云计算技术打造医院档案信息服务与平台服务[3]。