试论县级事业单位档案的管理与创新

2021-11-29李斌

魅力中国 2021年25期

李斌

（山东省菏泽市定陶区粮食和物资储备局，山东菏泽 274100）

进入21 世纪以来，在社会经济稳步发展的背景下，我国各大事业单位发展迅速。从事业单位发展进程来看，档案管理工作是事业单位整体管理工作中非常重要的一个环节。其档案记录了科技、卫生、艺术、文化以及教育等信息资料，而如果事业单位的档案管理工作落实不到位，则会影响事业单位的进步及发展[1]。从现状来看，国内部分县级事业单位档案管理工作存在的问题较多，比如：档案管理流于形式、电子档案占比偏低、档案专业人才缺乏等。由此可见，从提升县级事业单位档案管理工作的效率及质量角度考虑，本文围绕“县级事业单位档案的管理与创新”进行分析研究具备一定的价值意义。

一、县级事业单位档案管理现状问题分析

档案管理，作为县级事业单位日常管理工作中非常重要的一个环节，现状下尚且存在一些有待解决的问题。总结起来，主要现状问题如下：

（一）档案管理流于形式

基于县级事业单位，在档案管理方面的制度，在现状下还不够完善，通常照搬上级机构的政策及内容，导致基于实际运行期间，难以符合本单位的实际情况，使得管理制度的实施效益难以有效体现出来。与此同时，部分事业单位对档案管理工作缺乏足够的重视，档案管理工作流于形式，缺乏实效性，进而使档案管理工作的质量难以得到有效提升。

（二）电子档案占比偏低

在网络的冲击下，事业单位档案管理工作发生了很大程度的变化，传统的纸质档案管理模式较为滞后，难以满足现代档案发展需求及要求。因此，对于县级事业单位来说，需顺应时代发展潮流，重视电子档案信息化建设[2]。但是，从现状来看，部分县级事业单位的电子档案信息化建设工作滞后，难以提上日程，主要表现为纸质档案占比仍很高，而电子档案占比则偏低，显然纸质档案管理形势下，难以提高档案管理工作的效率，也不利于和上级单位之间形成高效信息沟通媒介，使档案管理工作的时代性难以得到有效体现。

（三）档案专业人才缺乏

在事业单位档案管理工作开展过程中，档案管理人员扮演着非常重要的角色。显然，要想提升事业单位档案管理工作的效率及质量，则有必要重视档案专业管理人才的培育[3]。但是，从目前来看，大部分县级事业单位的在档案专业人才方面较为缺乏，部分单位甚至存在兼职档案工作人员，即由非档案管理专业人才兼职进行档案管理工作，这样便难以保证档案管理工作的效益。此外，部分档案管理人员的专业化水平不足，在档案信息化方面的专业能力缺乏，显然这将难以保障现代档案对信息化专业人才的高素质要求，进而会阻碍县级事业单位档案管理工作的进步及持续发展。

二、县级事业单位档案管理创新的具体方法分析

如前所述，认识到现状下县级事业单位档案管理工作存在较多的问题。为了解决这些问题，则需树立全新的档案管理原则。与此同时，需重视管理方法的创新及优化。总结起来，具体原则及创新优化方法如下：

（一）优化档案管理原则

在县级事业单位档案管理工作开展过程中，首先需遵循差异化和统一化兼顾的基本原则，即不同事业单位之间在档案管理内容及任务目标上存在差异，需结合事业单位自身特点，采取合理科学的管理制度、方法[4]。同时，各事业单位需确保遵循统一的法律法规，树立统一的价值观念，从而促进档案管理工作良性、可持续发展。其次，需严格遵循制度与执行并重的基本原则，即在完善档案管理相关法律制度的基础上，不能将制度流于形式，需严格执行，明确各方主体责任，使档案管理工作的权威性及效率得到全面提升。此外，还需要严格遵循权责统一的基本原则，即在档案管理工作中，对于相关档案管理工作人员来说，在发挥自身权利的同时，也要执行相应的档案管理责任，不能只发挥自身权利作用，而不履行责任，否则将会影响事业单位档案管理工作的整合效益，使得档案管理工作的权威性难以得到有效体现，进而不利于事业单位良性发展。

（二）重视管理思路的创新，渗透现代化管理理念

对于事业单位管理来说，和企业管理之间在本质上存在很大的差异，两者无论是在工作内容，还是在工作效果评价方面，均存在明显差异。但是，事业单位和企业均需重视管理思路的创新及优化。因此，对于县级事业单位相关领导层来说，需重视档案管理思路的创新，渗透现代化管理理念，采取“自上而下”管理模式，根据现有管理机制的不足，加以改进及完善，将责任落实到个人，使县级事业单位的档案管理工作效率及质量得到有效提升。

（三）重视管理制度的创新，健全档案管理相关法律法规

要想使县级事业档案管理工作效率及质量得到有效提升，并实现档案管理创新，则有必要重视其管理制度的创新，保证执行的档案管理制度具备时代先进性，并且事业单位相关管理者需针对单位内部的相关制度进行重新梳理、重构，淘汰旧的管理制度，重构并优化新的制度，使档案管理制度与县级事业单位的各项档案管理工作相契合，对档案管理工作起到指导性作用，践行于制度，并使制度在其中的作用发挥出来。与此同时，保证档案管理制度执行的稳定性及科学性，避免流于形式。

值得注意的是，目前县级事业单位的电子档案制度不够完善，内部相关档案文件信息资料在采取电子档案的形式采集、分析处理、归档、储存、利用的基础上，相关管理制度也需跟上时代的步伐，所以需构建完善的电子档案管理制度，保证电子档案从采集到利用全过程的真实性、可靠性及安全性。

此外，还需健全档案管理相关法律法规，以我国现行的《档案管理法》为依据，完善县级事业单位的档案管理法律法规，指导档案管理人员加强档案管理法律知识学习，增强法律意识，履行岗位职责，使县级事业单位的档案管理质量得到全面提升。

（四）加强对档案管理人员的专业能力培训

在县级事业单位档案管理工作中，档案管理人员发挥着非常重要的作用，为了使其档案管理工作更加规范、科学，则需加强对档案管理人员的专业能力培训。一方面，指导档案管理人员加强自主学习，学习档案管理相关知识，使档案管理人员的知识体系得到不断地更新，从而满足现代档案管理工作的需求及要求。另一方面，事业单位部门需定期对档案管理人员进行培训，重视档案管理人员的管理实践能力培训，并重视其中的信息化管理项目培训，提升档案管理人员的档案信息化管理能力技巧[5]。此外，对于事业单位来说，还需重视现代化档案管理人才的招聘及引进，定期招聘档案管理专业人才，采取择优录取的方式，对事业单位不断输注新鲜的人才“血液”，满足县级事业单位档案管理朝向信息化、电子化管理建设方面的目标要求。