浅谈基层农产品质量安全检测实验室的档案管理

2021-11-29杨淑莉

新疆农业科技 2021年4期

杨淑莉

乌鲁木齐市农产品质量安全检测中心，乌鲁木齐 830000

农产品质量安全检（监）测的数据结论是一类可量化的参数，其作为科学监管的手段之一，能够为农业合作社及生产企业提供数据支持，为政府各级监管部门提供重要的决策依据，实现农产品质量安全责任溯源，提升农产品质量安全整体管理水平。

基层农产品质量安全检测实验室以农产品质量安全检（监）测为主要方向，在管理上须遵守国家对实验室的普遍性的规范要求。实验室档案作为专门档案的一种，区别于常规的文书、财务、科技等档案的管理要求，其档案管理的主要目的是全面、真实的记录实验室工作和管理的全部流程，通过对每个环节的记录，确保实验室的标准化和规范化，确保实验室的公正性，为检测结果的合法性提供基础依据。实验室档案的管理水平在一定程度上反映了实验室的规范程度，是全面、真实衡量实验室标准化、规范化水平的重要依据。

1 基层农产品质量安全检测实验室档案管理的意义

农产品质量安全检测实验室档案是农产品质量安全检（监）测工作的基础和保障，在检（监）测工作开展时同步产生，并作用于检测工作全过程，对农产品质量安全检测机构整体运行具有重大意义。它兼有程序保障和档案查考两项功能，具有原始性和凭证性，能够直接影响和反映检测的结果。做好农产品质量安全检测实验室档案管理工作，能够实现对检测全过程的监控，对于完善运行体系，查漏补缺起基础性作用。不断规范完善实验室档案是提高实验室整体管理水平中不可或缺的重要手段。它是农产品质量安全检测实验室建设和发展中的一项长期性、基础性工作，对增强实验室领导决策的科学性和维护农产品质量安全检测机构的声誉和法律地位都具有十分重要的作用。

2 基层农产品质量安全检测实验室档案管理的内容

基层农产品质量安全检测实验室档案服务于日常检测与查考应用，特别是其作为各级实验室资质认定和评审的最直接证据，要求其档案要充分、全面、准确和客观的反映实验室工作的各项情况。基层农产品质量安全检测机构虽然在检（监）测数量和参数项目上与大型实验室有一定的差距，但其在实验室整体构建和基本运行上是一致的，档案管理的规范要求也类似。

农产品质量安全检测实验室档案内容根据实验室的实际工作进行收集、整理和管理。结合实验室评审要求，其档案可以按照硬件和软件进行划分，也可以按照实验室通用要求进行划分，可大致分为七类：检测人员技术类档案（包括各类人员情况、能力认可情况等）、质量管理体系类档案（包括质量手册、程序文件、作业指导书等）、标准类档案（法律法规和各类技术标准等）、仪器设备类档案（仪器的签收、维护、计量检测、使用记录等）、检测原始记录及报告类档案（原始检测凭证、分析报告等）、质量管理体系原始记录类档案和收发文类档案。

3 基层农产品质量安全检测实验室档案管理中存在的问题

3.1 管理规范要求变动较频繁

按照实验室检测工作的要求，所有基础性工作包括档案管理工作必须服务于检测这个核心。虽然检测实验室均制定了本单位的《质量手册》、《程序文件》和《作业指导书》，对日常检测档案的收集、整理和归档进行了规范要求。但近年来国家为规范检测工作，陆续修订、印发了一系列法律法规和规范性文件，如《中华人民共和国认证认可条例》、《中华人民共和国计量法》、《检验检测机构资质认定管理办法》等，对许多原则性问题进一步予以明确，在具体规定上也有较大的变动。

如《检验检测机构资质认定能力评价检验检测机构资质认定通用要求》（RB/T2142017）（以下简称《通用要求》）相较于《检验检测机构资质认定评审准则》，其整体结构进行了调整，在具体要求上进行了修改。如《通用要求》中将“最高管理者”改为“管理层”；对实施检定或校准的设备条件描述增加了“计量溯源性有要求的设备”；删除了“预防措施”，增加了“检验检测机构活动范围的变化”等内容；对检验检测原始记录、报告、证书的保存期限改为“通常不少于6年”。对照《通用要求》，检测实验室档案也会随之产生变化，管理上也要适应新的标准。对于基层农产品质量安全检测实验室来说必须紧随要求，及时修改完善制度流程，留出时间进行检验和适应。

3.2 归档范围和保管期限的特殊性

根据农产品质量安全检测机构开展计量认证和资质认定的要求，实验室档案的归档范围和保管期限应遵循认证认定的需要，归档范围以认证认定要求的范围为准，保管期限不少于6年。这与文书档案等类别的档案，动辄保管期限以10年起步有明显的区别。

3.3 实验室档案的门类和数量繁杂

由于实验室档案反映的是农产品质量安全检（监）测工作全过程，其重要环节和影响因素均纳入了档案管理的范围，涉及的档案类别较多。有文书标准类、有仪器设备类、试剂耗材管理类等，并且产生的数量会随着开展检测工作的数量成倍产生，归档管理也会随着检测要求的变化而不断变化，需要耗费大量的人力物力。在实践中往往容易出现漏归、迟归的问题。

3.4 档案管理人员意识需要提升

虽然检测机构一般设有专门的档案管理人员，其综合素质决定了档案管理的水平。此类人员通常由综合业务科人员兼职，在工作时间和精力上存在一定的不足。同时，由于检测实验室大部分档案的产生和使用对象均为检测人员，如果其档案责任意识不足，收集整理和移交不规范，会对后期档案人员造成极大的不便。

3.5 实验室档案有效利用不足

从档案日常利用情况来看，农产品质量安全检测实验室档案查阅和使用多集中在开展资质认定和计量认证方面。检测人员对档案资源的利用意识还不强，在总结提炼各类数据、服务于科研工作方面存在不足，存在重检测利用，轻研究利用的情况。对档案资源的挖掘不足，对档案资源的开发和使用不充分。

3.6 档案管理的数字化程度有待提高

按照现行的管理规范，检测实验室档案管理以纸质档案的整理、归档为主，重要结论性文件同时存入综合档案室文书档案，并按照数字化要求进行扫描存档。其它类别产生的电子档案没有规范化的要求，在查找使用上比价繁琐，也不利于未来实验室的数字化管理要求。

4 意见和建议

4.1 实验室档案管理必须与时俱进

为确保检测工作，必须将实验室档案管理制度规范作为《质量手册》、《程序文件》和《作业指导书》的重要内容，及时予以调整和修改，由档案人员和检测人员共同拟定修改完善，在档案应归尽归的要求和服务检测效率中取得平衡，为提升实验室整体管理水平做出贡献。

4.2 确保档案归档与移交的连贯性

实验室和综合档案室要协商一致，在确定档案保存期限时，根据档案保管的目的，采取双重划分保管期限的方法。将具有重要意义和长期参考价值的档案交综合档案室按照文书等档案的保管期限要求予以保存，需要作为评审依据的档案按照实验室专门档案的保管期限进行保管，从而满足档案短期使用与长期保存的需要。

4.3 提高对档案管理工作的重视程度

一方面要加强基础设施建设，配备专门的档案场所、办公设备，减少不必要的时间精力损耗。另一方面要明确实验室档案管理的责任，实验室负责人作为实验室档案管理的第一责任人，负主要责任。实验室全体人员要树立档案管理关系检测工作全局的思想，经常性的沟通交流，由档案员牵头对不适用的管理流程进行改进，对于不具备操作性的内容予以修改，对于有新要求的内容予以添加，要特别加强与检测人员的沟通，从提高整体工作效率的角度，加强日常档案规范化和标准化。

4.4 增强对档案管理方面培训

实验室档案管理人员要加强与综合档案室的联系，定期参加上级档案部门组织的各类培训。不仅要熟知熟用档案管理知识，同时要加强对检验检测评审准则等实验室规范要求的学习。在条件允许的情况下尽可能配备专职的档案人员。注重对检测人员的档案培训教育，利用认证认可、评审考核等时机，强化责任意识，提升归档和利用的水平，为实验室档案管理工作的不断发展提供条件。

4.5 积极开发实验室档案资源

实验室档案工作的目的是要服务于实验室工作，通过借阅和使用体现档案的价值。档案管理人员可以组织开展专项内容汇编，对现有归档材料进行深加工，检测人员可以在科研、项目申报、内部提升等多方面加以利用。通过开发档案资源，提高档案利用的效率，让沉睡在档案柜里的文件变为具有“活力因子”的宝藏，使实验室档案工作向良性循环的方向发展。

4.6 逐步探索数字化管理方式

随着我国科技的快速发展，实验室管理必将逐步向数字化过度，档案工作也必将跟随这一大潮流。基层农产品质量安全检测实验室可以借助现有对实验室数字化管理的业务要求，逐步探索检测过程中产生的档案的数字化方向。依托现代科技手段，从目前的纸质档案管理逐步过渡到数字化管理，做到纸质数据文件与电子数据文件同步归档，提升查阅和使用的便利性，为档案利用提供基础支持。