社会救助中心电子档案管理探讨

闫新平

（忻州市救助站，山西 忻州 034000）

目前我国的生活水平发生了翻天覆地的变化，全面建成小康社会已经到了决胜阶段，但部分地区仍然存在着因病或因灾导致的绝对贫困和流浪人员，所以社会救助中心的发展和建设势在必行。当前，社会救助中心的大部分工作仍需要依靠现有的资料和档案来进行，一些纸质的文件、图书、图表、文献资料等相关文件在传递、存储中不可避免地出现一些管理方面的问题，且传递时间不能保证，如果有了计算机技术的加入，不仅可以对文件、资料进行及时地收集和归档，而且还可以迅速传递并实现备份保存，从而减少了对纸质文件的利用，有效地保护了原件。

一、社会救助中心电子档案管理现状

社会救助中心实现档案电子化管理是大势所趋，不仅可以从根本上解决纸质档案重复利用的问题，而且还可以使档案管理更方便、更便捷，档案信息传递更快捷，进而提高电子档案信息的使用率，满足各方面利用者的需要。由于经济发展不平衡，在我国一些地方和单位，还很难做到信息化和统一管理，所以目前管理上存在着很多问题，且管理水平参差不齐。档案里的信息比较多，且主要分为以下几种：电子报表、图形、视频文件、电子邮件、图像文件、数据文件、网页文件以及文本文件等。这些电子档案在管理方式、信息互动、载体形式等方面与纸质档案并存，特别是过去形成的保存在档案室的传统纸质档案没有实现数字化，没有转换成电子档案，这样就导致传统的纸质档案管理无法跟上现代化发展的步伐，而现在产生的电子档案又没有及时转换成纸质件归档保存，因此出现了电子档案与纸质档案在管理、利用等方面的不协调和不统一，影响了电子档案信息资源的有效开发和信息共享。

二、社会救助中心电子档案管理中存在的问题

（一）电子档案不能完全取代纸质档案资料

在当下社会救助中心的档案管理中，电子档案还不能完全取代纸质档案，不少社会救助中心的正常运行依然主要依靠纸质资料，在没有实现办公自动化的地方和单位，电子档案的形成还不很普遍，多数地方的社会救助中心自成立以来至信息技术普及之前都是通过纸质档案进行资料录入和登记。所以目前我国的社会救助中心已经拥有数量不少的纸质档案，还没有录入到计算机里面成为电子档案。同时，由于社会救助中心人员编制和技术力量的缺乏，现有的工作人员忙于处理日常业务，很少有专门的工作人员将纸质档案录入电脑，这样久而久之就造成了档案丢失或损坏。其次，从某种意义上讲，传统的纸质档案信息服务是以其保守性来维护其权威性的。如签订协议时，都是在纸质上，而且合同在签字时一定要举行签字仪式，经多边谈判，双方签字、盖章等一系列程序后方可生效，双方同时保持原件。而电子档案信息服务可将信息快捷地传递到用户手上。网上档案信息一般是开放信息，价值不大，权威性较差，这类信息一般量大杂乱，用户查询识别真假难度较大。

（二）缺乏档案管理意识

在很大程度上由于对社会救助档案工作的重要性认识不足，尤其是一些领导对档案管理工作重视不够，甚至是没有将档案管理真正纳入议事日程，与业务工作同安排同部署，在人员的配备上兼职多，专岗少，缺乏对档案工作所需资金的投入，疏于利用制度进行管理档案，尚未把档案工作列入综合考核制度体系中，从而严重影响档案管理工作的健康开展。并且由于电子文件形成的时间短，档案管理人员又对社会救助中心的电子档案录入不是很熟练，也就导致信息和资料不能按时存档。除此之外，就是对于档案管理方面疏于严格的规范来约束，长此下去会导致对档案工作的发展也有一定程度的影响。而且纸质档案装订以及整理时，没有进行科学的分类，因此也就导致在进行电子档案录入时，许多纸质档案因为繁琐和复杂，所以体现不出电子档案本身的便捷快速优势，档案管理的效率也相对比较低下。

（三）档案管理人员的知识有待提高

一般情况下，社会救助中心的工作人员学习层次和工作岗位都偏向于中年化，而且也比较喜欢采用传统的纸质资料录入，加之在制度层面也没有严格规定，除此之外，社会救助中心电子档案的管理人员文化程度比较低，熟悉信息技术领域的人才也比较少，因此对档案实际操作能力差等现象较为普遍，工作上被动的多、主动的少，直接影响档案管理水平的提高。加之档案人员随意改动资料，也就会造成档案资料的不完整。再者就是对社会救助中心的资金投入比较少，以至于社会救助中心里的工作人员的待遇也普遍不是很优越，因此要想找到有电子档案管理方面的专门人才是难上加难。

三、改进社会救助中心电子档案管理的措施

（一）加大电子档案管理的投入，对档案进行现代化管理

为了使社会救助中心的电子档案管理更加现代化，首先应该要加大计算机等硬件设施的投入，在逐步实现办公自动化过程中实现电子档案的形成、存储和利用。只有实现计算机系统中电子档案的储存，这样才能帮助使用者有效地、及时地进行资料查阅，不仅节省人力、财力和物力，同时也能够节省时间，提高电子档案的使用效率。另外，社会救助中心要想更好地发展下去，就需要切实满足当下电子档案管理工作的相关要求，实现档案储存介质的多元化发展。此外，社会救助中心还应当逐步实现电子档案自动化管理的目标，必须要改变传统管理中“重藏轻管”的理念，高度重视民政社会救助中心档案的“利用”性质。比如：建立社会救助工作的信息管理系统，使得社会救助中心电子档案工作的检查更为便捷、内容更为准确。

（二）健全管理制度，明确电子档案管理工作流程

由于电子档案中的资料信息相对比较分散，所以我们应该建立一套健全的档案监督管理制度，使得档案人员能够清晰了解电子档案的管理过程。在对电子档案资料的搜集和归类处理过程中，工作人员需要建立起必要的网络信息共享机制，在社会救助中心的各部门之间也要有信息共享的办法和权限，主要负责一些重要信息的保存，防止部门之间相互查阅时丢失或遗漏，进而保障资料的准确性和完整性。一般来说，在对各类电子档案材料进行回放或者归档的过程中，应该将长期保存好的各类电子档案材料进行拷贝，保证其有绝对安全的备份，条件许可的情况下，还应该实行异地备份保存，这样就可以保证电子档案的绝对安全。在平时的管理工作中，还要定期对档案进行复制、转录，这样才能够有效地确保电子档案保存介质的及时更新，提高资料的可靠性和安全性。同时为了更高的健全社会救助中心的档案管理制度，要建立档案管理员专属系统，为防止重要资料泄露或遗失，选择专门的负责人来进行资料录入和整理。

（三）培养和调高工作人员的专业能力

档案管理工作人员要明确自身的工作职责，注重自身综合素质、工作能力的提高，才能够把好社会救助保障工作的第一关。社会救助档案管理工作离不开工作人员的责任心，如果工作人员档案管理出现问题，那么实施的社会救助活动必然会出现“纰漏”，甚至还会造成更大程度的不公。因此针对工作人员要做到：首先，调整工作人员的年龄结构，要多招募接受过良好教育的年轻人，对于年龄偏大的工作人员则要实现员工定期培训，要设置考核制度,要定期定时地对他们的专业能力和信息技术能力进行培训和考核，鼓励他们去参加各种社会等级考试，把考核的结果和自身能力修养的提高和工作待遇挂钩。其次，要提升他们的工作待遇，只有将工作人员的待遇适当的提升，才能使他们发挥出积极性。其次，也应当依照档案管理的实际需求，针对现有的档案管理队伍进行优化，适当的调整工作人员的年龄结构，尽量多招聘各方面比较良好的年轻人。最后，也要定期地进行培训，通过开展多方位的知识体系培训教育，进一步完善管理人员的知识框架和信息素养，并在工作中积累经验以适应信息技术的需求。

四、结束语

社会救助中心电子档案利用现代网络技术进行管理，可以有效地进行信息资料的查询和利用，同时也能够大大提高其工作效率。但在实际的调查中发现，社会救助中心的电子档案管理中存在的问题，各级民政主管部门和社会救助站所应该要予以足够重视，并能够在解决存在问题的同时，有效地利用电子档案管理，促进社会救助等各项工作和活动的顺利开展。