浅谈专利电子申请存在问题及对策建议

2021-11-29史颖霜

中国金属通报 2021年17期

史颖霜

（有色金属技术经济研究院有限责任公司，北京 100080）

1 专利电子申请优势

2010年中国专利电子申请审批系统正式上线运行，此后，全国专利电子申请率逐年攀升，国家知识产权局和各地方知识产权管理部门，为专利电子申请的推广、运用做了大量的工作。2010年专利电子申请量还不足7%，目前，达到了99.5%以上，专利代理机构实现了100%的专利电子申请。

中国专利电子申请化发展速度如此之快，这归功于十年以来国家信息技术的发展，这也是专利电子申请自有的优势决定的：

（1）缩短专利申报周期：专利申请文件准备好后，随时可以通过专利电子申请在线平台或CPC客户端提交专利申请，通常情况下，提交专利申请当天即能获得受理通知书，确定申请日；

（2）节省专利申请成本：省去了文件打印的成本，专利申请不需通过邮寄或面交，也减少了成本；

（3）缩短审查周期：通过电子申请，通知书、补正/意见答复等文件传送能快速完成，省去了文件的邮寄、面交时间，从而缩短了审查周期；

（4）平台简便易用：电子申请平台操作简单，软件使用没有太大的技术难度，对于初学者，很快就能上手。

2 专利电子申请程序概述

本节对专利电子申请程序进行介绍，以便读者对专利电子申请有最基本的了解。专利电子申请可以在专利电子申请在线平台和CPC客户端提交。用户要先在在线平台注册，获取数字证书。然后通过在线平台或CPC客户端都可以办理电子申请业务，可以办理从专利申请到到专利授权/驳回的专利申请阶段的电子申请业务，有新申请文件制作、中间文件制作、案卷管理、通知书管理等。

3 专利电子申请存在的问题及对策建议

笔者负责所在专利代理机构的专利流程管理工作，服务的客户主要为有色金属行业企事业单位，在专利电子申请流程工作中，遇到了一些问题，针对这些问题，介绍了目前的解决方案，同时向知识产权局提出了一些优化建议，望采纳。以下进行详细介绍。

3.1 申请文件格式选取问题

专利电子申请中，可以接受的文件格式有XML格式、WORD格式和PDF格式。XML格式文件是在软件中直接编写或从其他文件中拷贝复制或图片上传，WORD格式和PDF格式文件是直接导入的。在实际使用过程中，3种格式都有自己的便利和弊端。

WORD格式和PDF格式，此2种文档格式，是大多数使用者采用的，因为目前专利文件通常情况下都是用word软件撰写的，能够用此种格式直接提交申请，非常方便；PDF格式的也就需要将word格式文件进行简单处理即可。但是，对于采用PDF或MS-WORD格式提交的电子申请文件，专利局相关人员首先将PDF或MS-WORD格式文件转换成TIF格式的图形文件后，然后和纸件文件一样由知识产权文献出版社通过OCR技术进行代码化加工，将TIF格式文件转换成XML格式代码文件，然后进入知识产权审查系统，审查员才能开始审查。因此电子申请采WORD或PDF格式比用XML格式提交的进入审查晚一些，通常情况下晚一个星期左右。

XML格式提交的电子文件，可以直接进入知识产权审查系统，省去了文件转换的时间，比采用WORD或PDF格式，进入审查早一些。尤其是在审查意见答复阶段，提交XML格式的答复文件，直接能到审查员的系统中，而WORD格式或PDF格式提交的答复文件需要转换成XML格式后审查员才能看到，这时XML格式的优势更明显。另外通过在线平台或CPC客户端提交的XML格式文件，在保存过程中有自动诊断功能，可以自动诊断出一些形式问题，减少不必要的补正，如在权利要求书中，如果一个权利要求中有多个句号，保存后，就会将每句重新设置为一个权利要求，申请人就能发现一个权利要去中出现多个句号问题，从而给予改正。但是采用XML格式也存在一些弊端，如，该格式对文件格式、图片尺寸等要求严格，图表、公式编辑也麻烦，导致XML格式使用率低的最主要原因就是对上传的附图有严格要求，尺寸不能超过165mm*245mm，图片尺寸太大无法上传，尺寸太小，图片不清晰，尤其对于比较复杂的图，压缩到该尺寸范围后，图片会特别模糊，每次都要对图片进行多次修正。

对策建议：根据电子文件的具体情况，做出文件格式的选择。如，若电子文件中没有图片、图表、公式或数量少时，可以选择XML格式；答复审查意见、补正过程中，优先选择XML格式；另外可以采用XML格式和WORD或PDF格式结合使用，涉及到图片、图表、公式内容的文件采用WORD或PDF格式,其他部分选择XML格式。总体来说，就是优先选取XML格式。在制作XML格式文件操作繁琐时（如制作附图比较多的说明书附图），选择使用WORD或PDF格式。

3.2 外观设计对照片要求严格的问题

原则上外观设计要提供主视图、后视图、左视图、右视图、俯视图、仰视图和立体图，各视图的拍摄角度必须准确，所有视图比例必须一致，不能有任何地方有强光、反光、阴影、倒影等。图片效果受拍摄角度、拍摄距离、拍摄条件等影响都非常大，对拍摄水平、拍摄条件要求很高。通过实践，提交的外观设计专利图片为照片的往往会进行多次补正。

对策建议：首先申请人尽量选择设计图进行申报；若只能提供照片的，请专业拍摄人员在专门的拍摄场所拍摄图片，要向拍摄人员详细介绍照片要求，减少补正次数。

3.3 带签章通知书需另外申请问题

在专利流程工作中，绝大数情况下，申请人要求对于说明专利所处状态相关重要的通知书，如受理、公布及进入实审阶段、授权、办登、驳回等通知书是需要存档的，是要求带签章的。而CPC客户端、电子申请在线平台下发的通知书都是不带签章的，需要另外到专利电子申请网对外服务平台下载申请带签章通知书。而专利电子申请网对外服务平台下载签章通知书存在下载速度慢，不能批量下载等问题。

对策建议：建议国家知识产权局对专利专利电子申请网对外服务平台进行优化，解决下载速度慢、不能批量下载问题；或者向CPC客户端、电子申请在线平台直接下发带签章版的通知书。

3.4 中间文件不能批量制作问题

在专利流程管理工作中，会经常遇到批量中间文件办理，如批量进行著录项目变更、费减申请、恢复权利请求等，目前只能实现每个专利单独提交申请，这需要大量重复工作，比如说进行批量著录项目变更，除了专利名称、专利号信息不同外，其他的信息（如变更签申请人/代理人、变更后/代理人，著录项目变更证明文件等）大多数是一致的。这样单独提交申请，会有大量的重复工作。

对策建议：专利流程人员可以先完成一个专利中间文件的制作及提交，然后将案卷重新导入，修改专利号、专利名称等不同信息，其他共同信息不变，然后提交，这样重复操作，直至完成所有中间文件制作及申请。此方法省去了其他共同信息的录入时间，提高了工作效率，但还是有些繁琐，因此建议国家知识产权局CPC客户端、电子申请在线平台进行优化改进，实现中间文件的批量提交功能。

3.5 专利年费缴纳问题

专利授权后，要每年向国家知识产权局缴纳年费，对于专利管理者来说，专利年费的监控及缴纳工作十分重要，既要交对金额，又不能错过缴费期限，尤其对于拥有授权专利数量多的企业，每年缴纳专利年费是十分繁琐的。专利年费标准是不一样的，如发明专利第1-3年年费标准为900元，第4-6年为1200元，第7-9年为2000元……，而且有费减和无费减、费减比例不同，对缴费金额都会有影响，还有原来没有费减，后来又申请了费减的，金额也会变动。虽然国家知识产权局专利审查信息平台上能通过专利号查询到专利费用信息，但是对于专利数量大的企业，每次都要查询是费时费力的。

对策建议：企业可以形成专利年费缴费统计表，并进行实时更新。另外建议国家知识产权局发挥现有公共服务平台作用，优化专利缴费信息查询平台，增加统计、分析等功能，如可以通过输入专利权人，对专利权人名下的所有授权专利的缴费信息进行查询与统计，为专利权人年费的管理提供便利。