企业费用报销系统数字化转型

四川大学锦城学院 袁雪霁

一、企业费用报销系统数字化转型的背景

传统的财务报销工作繁琐而低效，对于员工而言，报销非常困难，要把所有的票据一张纸粘贴好，填好报销单据，找到相关领导签字，拿给财务，等着记账、付款，等着回答财务的若干问题。纸面的信息传递方式以及效率低下的人工审批操作为基本特征，导致财务仅仅是简单的记录数据，而无法实时、全面地采集和处理数据，无法实现对风险的有效控制，也不能向管理者提供决策支持。

在新的大数据互联网时代，财务部门要完成传统的数字记录向财务共享服务中心进行转型，必须完成数字化转型，越来越多的高科技企业意识到数字化的财务管理对企业的重要性，手动输入票据信息容易出错，而出错就意味着浪费成本。差旅和费用管理系统若能够自动导入供应商和商业信用卡的消费明细以及收据中的详细信息，就可以避免数据输入出现遗漏或错误的风险。这种准确性能够帮助企业实实在在地节约成本。确保准确性只是第 一步，如果能够更快速地完成费用报表，就可以实时了解开支的情况，加强对现金流的控制。因此企业的费用报销系统是财务共享服务中心最重要的部分，无纸化报销流程才能突破报账时间与空间的限制，摆脱冗长的流程，才能够及时获取企业数据，并将企业的数据集合一起转化成大数据中心，同时借助经营预测、风险预测的模型和工具，为管理者提供数据驱动的决策支持和更有效的风险控制。

二、企业费用报销系统数字化的流程建设

（一）企业费用报销系统的数字化

企业费用报销系统的数字化是企业员工、领导审核和财务报销在财务共享服务中心的一体化处理平台。要实现报销系统的数字化，需要财务相关信息的财务的标准化、流程化和信息化。数字化转型需要完成两个阶段的任务，第一阶段任务整合企业搭建的商旅系统，办公系统、电子影像系统，报账系统等，把原来分散的财务标准化的工作集中在一起，实现企业费用报销系统的数字化初步转型；第二阶段搭建财务共享中心，引入财务机器人等自动化，完成企业费用报销系统的数字化转型。

（二）企业费用报销系统的具体流程

企业费用报销系统流程需要报账系统需要完成前端智能采集，通过数字化平台，根据预设的审批权限和规则，自动推送报账单给相关业务领导审批，并在后端进行会计核算和资金核算，完成相应的入账和付款，而员工只需要在搭建的报销系统中根据单据类型进行报销填单，领导只需要在审批环节完成审批，报销的付款将会自动转入员工账户，实现“无纸化报销-无见面审批-无接触审核-电子化档案”的全流程线上费用报销。企业费用报销系统分为员工端、领导端和财务端三大端口，以在线智能采集、共享核心系统、会计核算系统和资金管理系统搭建企业费用报销平台，达到高效完成财务业务处理。

1.员工端

电子发票背景下，员工报销将实现无实物流全线上操作。员工在消费后扫描微信、支付宝等App 生成的二维码，填写抬头信息，即可实现快速开票。实际报销时，以每刻报销的数字化解决方案为例，员工只需要从微信卡包等终端直接调取电子发票，票联系统集成增值税发票综合服务平台自动完成电子专票的验真查重，并无缝对接报账系统，员工简单勾选即可进入报销流程。系统可以根据单据类型，字段设定提示信息，辅助员工填单，对错误信息进行警示，减少出错率，有效解决错单填报风险，优化报账效率。

2.领导端

领导随时随地可通过移动端查看单据，根据系统提示风险，直接进行费用报销审批。在企业报销系统目前主要采用的是系统内嵌规则完成自动审核或者人工审核，人工借助相关经验处理，没有真正实现审核系统的智能化，属于企业费用报销系统数字化转型的第一阶段；在根据大量的人工处理规则后，系统后台搭建可以将这部分规则重新写入平台的数据库中，引入机器人，由机器人进行学习，进行自动审核，真正实现人工智能下的企业费用报销。

3.财务端

财务不再需要查看实物进行核验，只需查阅电子影像，同时进入会计核算后端系统，进行会计处理和资金付款。特别在报销单据流转环节，以前是报销人员挨个拿着单据送到财务部，现在只需要线上系统进行审批报销，同时在付款环节，系统批量处理代替了逐笔打款。以前要由出纳一笔一笔给报销人员打款，现在系统能归集员工姓名、身份证号、银行账号等信息，与网银对接后可批量转账，大幅减少出纳的工作量；在账务处理环节，由系统自动化处理代替手工录入。以前每报销一笔费用，会计就要做一笔分录，这样不仅效率低下，而且容易出错。现在，通过费用报销系统与财务软件对接可直接生成会计凭证。

（三）企业费用报销系统的内部监管

企业费用报销系统能够帮助实现员工出差便捷、领导审批简单，财务流程简化，提供公司的效率，但在企业费用报销中，若出现虚假报账，如何有效发现和监管成为关键。

1.优化报账流程，加强内部控制

不断规范报账流程，加强内部控制，实现前端系统和后端系统的互联互通，减少信息的遗漏，能够实现进行数据监控和共享，能够及时进行数据平台预警的，达到风险监管，助力企业更好的发展。

2.对员工费用报销的监督

审计抽查是一种事后监控模式，如果抽查发现有问题，弄虚作假者会受到较重的处罚。

员工费用报销原则上要在费用发生后三个月内进行。如超过三个月，但未超过六个月，需说

明未及时报销的原因申请特批。超过六个月的，不能报销。报销系统可以为每个员工都建立了费用报销诚信档案，每个员工都有诚信分值。这个分值会决定个人费用报销被审计抽查的概率。

3.对领导审批的监督

为了保证费用报销审批的及时性，首先需要在流程中限定领导电子审批的时间，自电子流转到审批人之日起超过一定时间没有审批的，系统将自动跳转到下个环节，默认本环节审批人已经同意。当然，默认审批通过出了问题的，仍需由该审批人承担。另外，公司可以定期提取审批时效记录予以通报，超时审批会给予警示。同时，若领导对下属的费用报销未能认真履责，就会导致很多不当费用报销，如要求这位领导承担连带赔偿责任，如不当报销费用的员工已离职，由审批人赔付不当报销金额。

三、展望和未来

（一）企业费用报销平台的构建

目前，中国大多数企业差旅与报销管理仍旧采用手动形式，流程冗余，审批时间长，报销周期长等问题，数据前端平台和后端平台严重脱节，数据信息无法整合，导致财务信息共享无法发挥积极的效率，因此企业数字化转型的第一步是要从财务管理开始，而财务的精细化管理和智能化费用管理是实现财务数字化转型的关键一环。在经济全球化的趋势下，中国企业海外机构逐年增长，但由于各地域或国家的法律法规的差异性，如何建立能够满足不同国家财务相关的合规性的企业费用报销平台太将成为财务共享服务的重要挑战。突破财务信息之间的壁垒，智能实时形成财务报销数据，并以此为基础能够实时智能化生成财务报表，便于企业利用报表进行精细的财务分析，针对性地进行预算管理，开源节流，使企业不断地发展成为真正的跨国信息化企业。

（二）加快财务会计向管理会计转型进程

在大数据和云计算时代，企业面临的竞争是如何将专业领域的创新与技术的创新充分地结合起来，不仅仅开拓新的市场，而且要从存量市场挖掘出新的机会。企业决策者越来越依赖有价值的数据作分析，决策和控制企业风险，而这些都需要将精细化管理中的过程数字化和业务与财务融合化，并站在管理会计的角度对所产生的数据进行进一步加工和处理。财务会计的模式已经很难适应数字经济时代的发展需求，而管理会计的发展更加适合数字经济发展形势。管理会计是以整个企业为工作主体，为企业的决策和发展提供相应的信息，能够将财务会计的事后预测转化为事前预测、事中控制和事后监管，并且能够利用财务共享平台信息及时做出相应的调整，为企业运行管理和成本开支提供更多的参考和依据，并且能将财务信息和内部控制相结合，有效防控财务风险。基于此，企业在进行财务会计数字化转型中，需要逐步推动财务会计向管理会计转型，且逐渐推动会计业务的过渡与拓展，在实践中逐渐构建起科学、完善、规范的管理会计体系。

企业的财务管理部门需要承担大数据分析职能，以提高对企业经营数据获取、分析和整合的能力；各项财务工作亦需要以智能化、技术化的手段开展，以提升财务管理水平、效率和质量。未来的财务是智能财务时代，在大数据的推动下，要把公司的数据和外部的数据联合在一起，要建立企业以业务财务为基础，利用各种管理会计的方法进行决策，大型企业唯有积极拥抱科技，拥抱数字化，才能在财务管理转型的过程中稳步前行。