医护档案工作如何适应大数据时代的要求

2021-11-28栾淑凌

山东档案 2021年3期

文·栾淑凌

当前，全球数字化的热潮一浪高过一浪，“数字化”概念逐步渗透进人们的思维，数字化、信息化已经应用于各个领域，通过计算机和网络多媒体技术，进行数字档案管理系统研发，建立现代数字化档案馆（室），实现数字化管理已经成为档案工作一种常态。医护档案工作是医疗档案的一项基础性工作，是医务人员对患者进行问诊、查体、辅助检查、诊断、治疗和护理等医疗过程中形成的文字、图表、影像、切片报告等文件，是经医务人员、档案管理人员收集、整理后形成的具有科学性、逻辑性、真实性的档案资料。开创医护档案信息化高效优质的管理和服务，可以更好地实现对档案信息资源的共享和利用。

一、档案信息化管理需要纸质档案数字化为依托

做到档案工作信息化管理，首先要打好纸质档案数字化基础。首先纸质档案需按照档案标准规范及医护信息分类、整理、编目、立卷，其次开始数字化加工。纸质档案数字化主要是指采用档案扫描仪等专业设备对纸质档案进行有序加工。数字化加工分为扫描加工前、扫描加工中、扫描加工后三个阶段。扫描加工前是数字化工作开展前的准备阶段，包括纸质档案的准备、基础设施的准备、人员的准备及相应管理制度完善等。扫描加工中是纸质档案数字化加工流程进入实质性操作阶段，也是实现纸质档案数字化高质量的关键阶段。扫描人员需要掌握一定的操作技术和方法，充分掌握合格图像的标准要求。扫描加工后即档案扫描完移交档案管理部门前的阶段，包括图像检查、数据对接检查、数据存储、数据移交等工作，每项工作依次衔接完成。

二、建立有效保护信息安全的档案备份机制

数字化加工产生的数据，须做好档案、档案信息管理系统及电子数据的备份。档案备份，是对档案、档案信息管理系统及电子数据采取某种技术手段和方式进行复制，建立“副本”，以便在档案、档案信息管理系统及电子数据遭受破坏或其他特定情况下，档案信息不致丢失，以减少灾害对档案造成的损失。建立备份机制是抵御突发性自然灾害破坏，确保档案安全的一项重要措施。

（一）电子数据的存储

数字化加工后数据需进行存储。目前提倡采用一次性写光盘作为存储介质，存储的内容包括档案图像、目录数据、相关说明文件等，其存储结构应按照数字档案管理系统的设计模板来建立起完整的项目档案元数据。

（二）电子数据的备份

电子数据主要包括电子化的文件目录、案卷目录、数字化全文、电子文件等。电子数据的备份，就是使用存储介质，定期将系统中的数据复制下来，以保证灾害和故障发生时数据能尽快恢复。备份介质目前主要有硬盘、磁带和光盘两种。备份方式有完全备份、增量备份、差分备份、按需备份等多种方式。完全备份即每天对系统进行完全备份。增量各份即在一周里选择某一天进行一次完全备份。差分备份即在一周里选择某一天进行一次完全备份。按需备份即仅备份所需要的部分数据。

（三）档案备份的基本原则

档案备份的方式主要采取异质备份和异地备份两种方式。异地备份即将档案原件的复制件存放在异地，一旦本地档案发生意外，即可启用在异地存放的档案复制件。省外可以选择相距300公里以上，不属同一江河流域、同一电网、同一地震带的地方为宜。档案的异质备份包括静电复印、缩微、翻拍、数字化、仿真复制等。档案馆（室）应有计划、有组织、有针对性地将重要档案迁移到其他载体上，即对档案进行各种形式的复制，同时减少对原件的磨损，使档案原件得到妥善保存，延长寿命，达到保护原件的目的。有条件的医院对本级重要档案及电子文件实行异地备份和异质备份，确保电子文件的长期可读及档案信息资源的绝对安全。

（四）档案信息管理系统的容灾备份

为避免由于发生灾害或故障使信息系统瘫痪，需在信息系统建设时考虑其容灾备份，即一个系统发生故障，另一个系统能够保持系统正常运转，确保数据传送顺畅。容灾系统追求全方位的数据复制。按照国家标准中灾难恢复能力6个等级7个要素，执行档案信息管理系统容灾恢复。

三、医护档案工作如何适应智慧医疗的需要

（一）医护档案工作在数字医院中的地位

医护档案是智慧医疗中一项重要的基础性工作，医护档案中蕴藏着丰富的信息资源，内容涉及对病患的问诊、查体、辅助检查、诊断、治疗和护理等医疗过程中形成的文字、图表、影像、切片报告等基础信息，可以说医护档案是“数字医疗”中海量数据采集的源泉，应当成为医疗数据存储、管理、处理、查询、检索、传递等数字信息服务工作的基地。