归档文件整理也需“流程再造”

文·孙英华 陈华振

近几年，为优化发展环境，整合机构职能，推进政府部门高效有序运行，打造精简高效政务生态，更好地服务人民群众生活和经济社会发展，各级党委政府提出“一次办好”“全程网办”“一网通办”等工作目标，倒逼政府部门进行职能整合，推进政务办理过程中的“流程再造”，这既是推进国家治理体系和治理能力现代化建设的重要举措，也对惠及企业发展和人民生活的大有裨益。笔者认为在归档文件整理中几个重要环节也需进行“流程再造”，通过流程再造、守正出新，不断优化整理操作过程，节约人力和管理成本，推进归档文件整理工作的高效有序运行，同时又利于档案的安全保管和开发利用。

一、没有修改痕迹的定稿不用保存

《归档文件整理规则（DA/T 22—2015）》（以下简称规则）规定，文件正本与定稿为一件。在归档文件整理工作中，单位发文一般是将正文、定稿加发文稿纸（即文件签发单）三者作为一个整理单位进行整理。这种规定和传统的档案整理立卷方式一脉相承，主要是基于档案的凭证价值做出的具体规定，体现档案的原始记录性。在计算机没有普及之前，起草公文都是以手写为主，由于历次修改都会留下改动的痕迹，整理归档时保存的最后一次修改稿即定稿，为的是和正文相互佐证，领导签发大多也是在定稿首页进行签字，保存定稿完全是有必要的。进入二十一世纪，随着信息化时代的到来，电脑的广泛普及和应用，办公方式也由传统的手工为主转变为以计算机为主的自动化时代，文件的起草和修改大都是以电脑设备为主，即使有手动修改，随后也会在电子文件上及时改动，打印出的文件定稿也就不再留下修改痕迹。这样的定稿除了没有红头和公章，内容与正文完全一致，领导签发和办文流程都在发文稿纸上体现，定稿上面不再保留修改和签字痕迹，也就不具备凭证属性，这样就失去了它的保存价值。加之机关事业单位档案人员流动性较强，业务基础不够扎实，在归档文件整理时对档案价值鉴定存在一定误区，导致对文件定稿在认识上存有模糊概念，在整理归档时，不是将最后一版保留有修改痕迹的一稿当作定稿保存，多是将用电脑修改完毕后直接打印出来，没有保留任何修改痕迹的最后一次修改稿当作定稿，放在正文和发文稿纸之后当作一个整理单位进行归档，这样的定稿不但没有保存价值，还为整理工作和今后保管，以及数字化加工造成很大人力和资金上的浪费。因此，在归档文件整理中，应注意将保留有修改痕迹的最后一次修改稿当作定稿进行收集、整理归档，保持归档文件的完整性，体现档案的原始记录性，也就是凭证价值。这样就将没有修改痕迹的定稿排除在外，既节约了档案人员的整理时间，也节约了今后数字化加工和库房、装具、设施等管理费用，在源头上保证了馆（室）藏档案的进一步优化。

二、文件处理单可以放在正文之后

按照规则，收文的组件原则应是文件处理单在前，正文在后，体现收文的办理过程和办理结果。同时规定，纸质归档文件应以件为单位编写页码，页码应逐页编制，分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置，最后将一件收文的总页数填写在归档章“页数”一栏。这种填写页码的规定，使每件归档文件都有一个总页数，对以后的管理、利用、统计、鉴定等都将起到重要的辅助作用，如有缺页情况也会一目了然，保障了档案的安全，这也是新规则的亮点之一。

一件收文的页码编写应从文件处理单开始，然后是正文，两者页码相加就是一件收文的总页数。按照正常的行文规范，正文上面都有一个独立的页码编号，也就是原始页码。这样的编号规则就使正文出现了两个页码，一个是原始页码，一个是归档页码，只是标注位置不同。收文整理时，档案工作人员要对正文进行重新编写页码，仅此一项工作就需要大量的工作时间，一些收文较多的机关单位，工作量更是繁重。

在归档文件整理时，如果我们调整一下收文的排序，这种问题就会迎刃而解。也就是将正文排列在前，文件处理单排列在后，这样编写页码的时候就从正文开始，然后是文件处理单，我们可以借用正文的原始页码，只须顺延标注文件处理单页码即可。无论正文在前，还是文件处理单在前，正文和文件处理单都是一个整理和保管单位，对其完整性和保管利用不会造成任何影响。这样不但使归档文件页码显得整齐划一，既保持了归档文件的完整性，更为关键的是节约了档案人员大量的重复劳动，提高了工作效率，节约了人力成本。

三、保管期限30年的不要使用不锈钢钉装订

规则的实施，顺适应了信息时代的变化和要求，简化了整理，深化了检索，这也是立卷制度改革的成功之处。文书档案的整理方式实现了传统的以“卷”为单位到以“件”为单位的转变，档案的装订方式也由以“卷”为单位变成以“件”为单位进行。《归档文件整理规则》实施二十年来，在工作实践中，基层档案部门形成的永久保管期限的归档文件大都按要求实现了线装，但也发现有些单位保管期限为30年的归档文件有使用不锈钢钉装订的情况，这样装订比“三孔一线”或“直角装订”更加简便，也能够提高工作效率。按照规则要求，定期保管且需要移交进馆的归档文件，宜采取线装法装订，使用不锈钢订书钉或浆糊装订的，装订材料应满足归档文件长期保存的需要。这里规定的定期保管且需要移交进馆的指的就是保管期限为30年的归档文件，按照规则其在整理的时候是可以采用不锈钢钉装订的。笔者认为定期保管为10年的归档文件可以采用不锈钢钉（夹）或封套装订，因为保管期限较短，且不用移交进馆。定期保管30年且需移交进馆的归档文件尽量不要使用不锈钢订书钉装订，原因有以下几点：

一是不锈钢钉的性能、质量无法保证。虽然说是“不锈”钢钉，但有些基层单位档案室不具备恒温恒湿等保管条件，它在经历长期的低温、高温、潮湿、干燥等多变的气候和环境下，能够始终保持真正的“不锈”，不腐蚀纸张，没有经过科学论证和实践检验。传统的档案整理实践中，也都是要求将档案文件中所有的金属物剔除干净，然后采用线装法进行装订。现实工作中，由于金属物没有去除干净，档案资料中的金属装订物腐蚀纸张的情况也是屡见不鲜。我国历代留传下来的档案和古籍大都采用繁琐复杂的线装方法，而没有采用更为简便易行的金属物装订档案资料，可见先人的聪明智慧和采用线装的独到之处。

二是不锈钢钉装订的档案不易拆启。由于不锈钢钉质地坚硬，韧性极低，不易弯曲，在进行数字化或利用过程中需要拆启档案时，易将纸张造成不同程度地撕裂，给档案实体造成损害；其次，如果操作不当，极易扎伤或划破手指，给档案人员造成不必要的伤害。

三是易对纸张造成机械磨损。由于不锈钢钉质地坚硬，在整理、利用和存放过程中很容易与相对柔软的纸张进行磨擦，造成纸张起毛和擦挂现象，不利于档案的长期保存。

四是带有不锈钢钉的档案不利于微波灭菌。在进行微波灭菌时，由于不锈钢钉易传导，受热快，在通过微波长时间穿透的情况下，不锈钢钉升温很快，易将高温传递给周围的纸张，由于纸张燃点低，易燃烧，在达到一定温度后，容易引燃纸张，造成火灾，给档案造成无法弥补的损失。之前也发生过此类事例，我们应高度重视，引以为戒。