企业档案管理中信息技术应用研究

陈伟华

（哈尔滨锅炉厂有限责任公司，黑龙江 哈尔滨 150000）

引言

企业处在日新月异的环境之下，现在的竞争是对信息的竞争，只有牢牢掌握关键信息的企业才能在激烈的竞争中，独占鳌头，取得成效。企业档案是企业发展，和日常管理的基本参考，对于一个企业来说是十分重要的。信息化时代更需要建立系统化的信息管理系统，让企业的档案管理事半功倍，更有速度的同时发挥它自身的价值。

一、新时代企业档案管理的需求

在信息化的新时代，在日新月异的环境之下，今天的时代已经不能和过往同日而语，所以企业迫切地需要对档案管理进行改革，在保持档案的基本的作用的同时，运用更加先进的技术发掘档案深处的价值，从企业日常中得到的档案记录可以反过来对企业的决策和管理作出贡献，那么在这样的过程里，对于企业的档案有这样几个要求：（1）要有变的勇气。要敢于变革，过往的传统管理方法已经不能满足今日的要求，过去的纸质文档不能适应今天的数字化时代，所以要敢于改变，将新的档案改成电子存档，要把过往的档案重新整理排序好，成为电子档案再进行整理保存使用，让资源可以被迅速地查找，在有需要的时候也能迅速地被使用。（2）要有时代的速度。新时代的企业越来越大，一些集合式的企业和集团之间的纠纷，往往来源于档案的效率，需要注意档案的提取需要速度，过了期限的档案的价值无疑会大打折扣，所以无论是查找档案，还是提取档案，还是使用转移档案，都需要有一定的速度，而这一速度就需要建立更有效率的管理系统，可以更好地满足上文所述的这些要求。（3）要深挖档案背后的价值。充分利用好档案，并且深挖它背后的资源和价值，使档案可以更好地被运用好，现在的企业之间，谁先掌握了更多的价值就能在竞争中拿下更大的优势，而企业档案作为企业日常运行管理的基础，就更是重中之重，比如之前的运输业，一个小小的贴纸改革就能散发出巨大的价值，因为量变产生了质变，这也更好的证明了档案背后的价值是无尽的。

二、信息技术在企业档案管理中的运用措施

（一）建立系统化的信息化体系

只有拥有了一个系统化的管理方式才能更科学地使用好这些档案，在运用好这些档案的同时还要注意有一个科学的分类管理，在这之后，还要对未来有一个基本的规划，使信息管理可以在更多的领域被运用，面对各种难以预料的未来变化，可以借由这种信息化的改变让企业增加新的活力，其次通过建立信息系统让企业拥有抗逆能力，面对一些危机和变化，仍然能严格地保证信息真实性，且具有一定的效率。

（二）组建高水平的信息化开发团队

作为企业决策者，必须要对人才有足够的关注，了解清楚人才在企业发展中至关重要的作用，不断广招贤人，严格审核，让人才有合适的岗位与工作，能够最大限度地发挥员工的潜力和优势，面对各种不同问题，也需要有不同岗位，不同类型的人才分开工作，共同配合才能完成好愈发复杂的任务。对于在职的员工，必须引导他们学习新的信息化理念，结合社会的信息发展趋势，让员工在技能和思想上进行更新，让整个团队保持技术的同时拥有新的活力，这样的团队才能在做好档案管理的同时，不断发掘档案内部的价值，进行技能和理念上的创新。

（三）重新构建档案业务流程

传统的档案流程包括，对档案进行收集整理和使用，现阶段想要得到电子信息化的档案，就需要改进业务流程，让档案管理的方式流程可以适应新时代的要求，具体地说有以下几个部分。（1）在收集部分做好功夫。收集档案的同时要利用好企业内部的管理，改革优化档案信息的收集环节。档案管理人员在收集档案信息时，要合理利用企业内部信息系统，将任务下达到各部门，并做好分工，部门人员要通过信息管理系统来上传档案信息，以便信息的及时接收和收集。（2）重新分组规划档案。档案需要被分类的有标签处理好，然后要建立不同的文件夹对档案进行分类保存，集中保存档案的同时，要做好保护保存工作，留好副本，防止文件和档案的丢失。将档案规划好后，需要按照不同部门和不同的类型，让档案一一录入，此外还要设立安全权限，使档案可以被安全完整地保护好。（3）要及时对档案内容进行审查。相关负责人员要对档案本身的内容进行审查，档案作为企业的根基，必须要被保证自身的真实性，容不得错误和马虎，所以负责人员本身就要担当起责任，对档案内容进行保护和校正，一旦发现存有疑问的数据和档案，及时向公司汇报，使上层人员进行重新审查，通过这样的方式来保证档案的准确性。（4）要合理地使用好档案。首先如果一个人员需要对档案进行提取，可以赋予一定的权限，但是权限要精准可控，保证其他的档案不会被看到，不会泄露，也就是要保证档案的安全性，其次这个提取过程要有速度和效率，要拒绝各种耗时的繁琐步骤或是繁文缛节，要简洁高效地建立提取系统，使档案提取简单且安全。

（四）重视档案信息管理安全系统建设

商业信息的保密一直是企业重要的一部分，而信息保密也就包括了档案信息的保密，因此建立一个安全的档案信息管理系统，来对档案进行保护就显得十分重要。利用计算机系统来建立的电子档案，可以帮助我们实现这样的构想，但是实际的操作过程中，一旦发现档案之间有矛盾之处就要排查原因，判断程序是否有不兼容的现象，录入的信息是否可以被现有的系统收入，如果不能就要对系统进行维护和改进。在日常保护信息系统之外还要强化加密方式，防止不法分子对档案进行盗取，档案本身的历史性和完整性都需要保密，不能被修改，也不能被影响，所以可以用同行进行身份认证的方式来保护档案安全。

三、结语

当电流划过导线，信息化时代就已经拉开了序幕，在这一过程里，各行业都需要将自身的传统和新的技术融合，而档案管理作为复杂重要的部分，更需要新的技术来进行革新，因为一个新的信息化的档案管理可以极大程度减少工作量，减少复杂纸质数据保存工作，让企业的档案更加便捷且可靠，一个有效的档案管理技术可以让企业适应迅速发展的社会，也能让企业在激烈的竞争中拥有核心竞争力。