信息化技术在档案管理中的应用

2021-11-27林政

魅力中国 2021年27期

关键词：储存档案管理信息化

林政

（天津市正通物流配送有限公司，天津 300180）

随着科学技术的不断发展，信息化技术在各个行业领域中得到广泛关注。信息化时代的到来，改变了传统档案管理模式的发展，实现对档案信息的高效应用，有效结合信息化技术，实现对档案信息的高效处理，有效提升了信息化技术档案管理工作效率。

一、信息化技术在档案管理中的价值意义

随着信息化技术的不断发展，各个行业领域中实现了该技术的辅助应用，将信息化技术与档案管理工作进行有机结合，体现出档案管理信息化的优越性，实现了档案管理工作的创新改革。

（一）为档案储存带来安全性

随着市场竞争越来越烈，加大了对档案管理工作的要求难度，尤其是档案储存是一个比较长期的管理工作，这对档案信息的安全性有着更高的要求。因此，信息化技术在档案管理工作中的有效应用，为档案信息管理工作带来了安全保障，加强了档案管理工作者对档案信息管理的保密意识，这对高效的档案管理工作打下结实的基础[1]。对于传统的档案管理方式，因档案信息储存时间较长，很难为档案信息的安全性带来保障，这对档案管理工作来说加大了难度。然而有效利用信息化技术实现对档案信息的高效管理，对档案信息的安全隐患可以有效规避。通过信息化技术有效应用，可以将传统的纸质档案文件有效转化为电子档案，档案管理人员只需要通过对电脑的操作，就可以实现对档案信息的便捷查阅，这为档案管理工作效率带来了提升。再有，通过信息化技术实现了对档案信息的开发利用，落实满足了新时代需求的档案管理发展规律，打破了传统档案管理工作方式，有效提升了档案管理工作的高效水平[2]。

（二）满足了社会发展需求

信息化技术档案管理工作体现出企业单位的信息化技术水平，可以说是直接反映出一个企业的实力水平，这对国家的信息化建设质量也有着直接的影响。通过对现代信息化技术的发展趋势可以看出，信息化技术推动了社会经济的发展趋势，这为人类的发展进步打下了结实的基础。将信息化技术与档案管理工作进行有机结合，满足了社会的发展需求，同时也是推动社会发展的必然趋势，实现构建系统化档案信息管理体系，为企业的良好的发展水平奠定了有力基础[3]。

二、信息化技术档案管理中的应用特点

（一）转变了档案管理载体

信息化技术档案管理与传统的档案管理工作不同，它是两种截然不同的管理载体，信息化技术档案管理实现了档案信息数字化管理方式，并利用计算机技术实现对档案信息的虚拟化存档管理工作。而传统的档案信息管理是以纸质方式进行储存，会因其载体空间等原因，对档案信息的储存内容带来诸多受限。然而有效利用信息化集成技术，可以有效转变档案管理载体，实现了对档案信息的全面操控，其中的档案数据交换功能，有效打破了空间因素对档案信息的管理限制。有效利用信息化技术，改变了传统的纸质档案管理，而是通过电子图纸以及电子文件有效实现了对档案信息的高效管理，改变了传统的档案管理载体方式，为信息化档案管理奠定了良好的基础[4]。

（二）改变了传统档案管理方式

传统的档案管理类型主要是以人事档案、文书档案以及科技档案等多方面类型。通过对信息化技术的有效应用，有效改变了传统的档案的分类管理方式，并可以依据档案管理标准实现具体化档案管理流程方式。通过信息化技术与档案管理工作进行有机结合，可以实现对网络技术的设定指令操作，并且可以随时进行调整。企业单位可以结合自身企业的发展状况，对各个部门的档案信息进行自动化分类管理，以此实现了科学化的档案管理信息方式[5]。

三、传统档案管理存在的问题

随着社会经济的发展进步，落实满足现代社会的发展需求，诸多企业单位逐渐开始引进信息化技术实现对档案信息的管理工作，但是在实际管理中，仍有诸多的存在问题。

（一）档案管理制度不完善

诸多企业单位对于档案管理工作并没有加以重视，对于档案管理工作只是流域表面形式，使之档案管理制度存在明显的不足，使之档案信息不能及时更新，导致档案管理工作没有发挥出真正作用。不仅如此，诸多单位并没有构建科学的管理体系，同时也没有明确档案管理目标，无法对年限较长的档案信息进行整合管理，加大了档案管理人员的工作难度，无法提升工作效率[6]。

（二）档案管理工作意识有待加强

在传统的档案管理工作中，会因单位或是个人的传统管理认知的影响，没有对档案管理工作加强重视，严重削弱了档案信息的管理价值作用。不仅如此，部分档案管理人员在对档案信息进行首次存档后，并没有对其信息进行定期更新，档案信息只是实现了保存，但没有对档案进行实质性的管理，领导层的关注度也较少，档案管理人员也逐渐降低了管理兴趣，导致档案管理水平普遍下降[7]。

（三）档案管理设施有待进步

信息化时代的到来，加快了诸多企业的发展步伐，诺一个企业没有构建一个良好的档案储存环境，势必会导致档案管理设施出现滞后的现象。通常而言，企业需要为档案信息储存设计专门的固定场所，但是在诸多的企业中，对于档案储存管理的场地仍然还是在办公室内，或者是放在档案管理人员的办公桌上面，这对档案信息的安全性以及私密性带来诸多隐患。不仅如此，档案信息没有一个专门的储存环境，会导致一些重要的档案信息损坏丢失，这严重影响了档案管理质量。再有，部分档案管理人员因缺乏专业的管理技能方法，导致在进行管理工作时，影响了档案管理质量，使之档案管理工作无法顺利展开[8]。

（四）没有明确档案管理工作理念

诸多企业单位在档案管理工作理念方面还需要完善，对一个想要实现良好发展的企业来说，跟上时代的发展步伐，是高效档案管理服务理念的前提。尤其在信息化时代大环境背景下，各企业单位需要与时俱进，落实满足新时代的发展潮流，加强对企业内部的档案信息化建设，这为创新改革档案管理工作理念带来有力支撑。不仅如此，还需要紧跟时代的发展步伐，对档案管理存在需求的客户进行有效开发，还需要结合自身企业的发展方向，积极引进先进的管理技术，以此实现对档案管理理念的有效创新，使信息化技术发挥出它的真正作用，以此提升企业单位的整体管理水平[9]。

四、信息化技术在档案管理中应用策略

（一）做到了档案信息的便捷分类，提供了方便快捷的查询功能

档案管理人员利用信息化技术，可以实现对档案信息的高效管理，落实满足了方便快捷的查询服务。例如，企业单位人事档案管理会涉及许多其他方面的工作，且每一项工作环节都需要由专人执行，如评定员工职称、选拔领导干部等等，会涉及到诸多的年度工作评级工作。尤其是在评定职称工作，这需要全面考虑评定人员的学习成果以及具体的工作年限等综合问题，这就需要有效的信息依据作为参考，对于传统的档案管理工作来说需要通过个人对档案文件进行一一核对，并且还会存在漏项等问题，然而有效引进先进的信息化技术，通过该技术中的查询功能，实现了对档案信息的便捷调取，提升了档案信息的高效查询[10]。

（二）加强了档案信息的安全性，提供备份保存功能

档案管理工作是一个长期的工程，随着档案信息的日益增多，会导致出现部分档案丢失或是损坏的现象问题。通过对信息化技术的有效应用，有效解决了档案损坏或是丢失等问题，这为档案信息管理的安全性带来保障，将档案信息转化为电子信息储存形式，实现了对档案信息的具体化储存。不仅如此，因信息化技术具有超大的储存空间，可以利用可移动磁盘对档案信息进行备份管理，实现对档案信息管理的双重保护，实现了全方位的安全储存性能[11]。

（三）信息化技术引入，创建了良好沟通平台

随着科学技术的不断发展，信息化技术应运而生，诸多的企业单位，通过对信息化技术的有效引入，实现了企业内部多个部门的有效沟通，为其提供了方便快捷的查询服务，这为各个部门的友好合作奠定了有力基础。各个部门通过信息平台获得相应权限，实现了与其他部门的共同开展工作，有效提升了档案管理工作效率，这为企业的良好发展带来积极促进的作用[12]。

（四）与档案管理相关方面的信息化技术的应用

对于过去的档案信息管理系统，是通过对数据库技术的应用，对档案信息进行电子文档的信息储存方式，但是因受早期文件系统的影响，还是存在许多的客观问题，尤其是在档案信息检索以及数据共享方面，出现了数据信息冗余的问题情况，这也正是早期文件系统无法发挥其真正作用的主要因素。随着信息化技术的到来，档案管理工作逐渐实现了电子文档的储存使用，实现了对电子档案文档的高效管理，做到了高效信息检索服务，有效降低了档案信息冗余的问题发生，满足了信息共享的服务需求，提上了档案管理的储存效率，还实现了对数据库的统一构建，充分发挥出了信息化技术对数据信息的管理优势，在庞大的档案信息储存空间内，实现了高效的检索服务。不仅如此，还加强了档案信息的保密安全性能，结合信息化技术，实现了对档案信息管理的工作水平的提升。除此之外，对计算机网络的类型规模实现了各类软件的构成，落实资源共享的服务发展，同时还实现了数据信息接收、传输等各项服务功能，有效减低了大量的资源浪费，从而提升经济效益[13]。