档案资料数字化建设策略分析

廉俊芳

（内蒙古京隆发电有限责任公司，内蒙古 丰镇 012100）

档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录，它有着非常重要的价值，一直以来各级单位都非常重视档案管理，并且建设了专门的档案室用以存放档案。然而近年来网络信息技术快速发展，人类已进入到大数据时代，数字化建设和运用水平不断提升，传统的纸质档案模式已经难以满足档案管理快速发展的需求。数字化背景之下，信息渠道不断拓宽，信息资源不断丰富，要想在海量的信息之中快速定位所需的档案异常困难，这就使得档案数字化建设变得越来越迫切。在这种背景之下，应当充分利用计算机、扫描仪、多媒体等技术，建立信息平台、资源库等形式，大力推动档案数字化建设，使档案管理更加高效。

一、档案数字化建设的内涵及意义

档案数字化建设，是指利用数字化技术手段,比如高速扫描技术、数据压缩技术等手段，将传统介质的纸质文件、声像文件以及曾经归档保存的电子档案，组织成为有序、规范、系统性的档案信息库。档案是文化最重要的载体，是对个人、社会、民族、国家最重要的历史文化记忆的承载，它也提供着人类社会未来文化发展的基础的视域。相比较于传统的档案管理，档案数字化着眼于应用信息技术生成和管理，实现了档案开发利用的规范性、安全性、效益性。档案信息数字化包括两个层级：一是在目录管理上实现数字化，目录是档案资料的“菜单”，也是各种档案资料的简化符号，通过数字化目录，可以快速把握档案的整体内容，并且可以更加便捷地进行搜索；二是在档案全文信息上实现数字化，档案资料可以通过数字化技术，制作成为电子文档、图片、视频等各种形式，更加方便存放、管理和利用。随着信息技术的快速发展，出现了扫描、电子资源库、硬盘等各种技术条件，新技术设备具有存储方便、空间较小、检索方便、同步备份等传统档案不可比拟的优势，电子档案对于存储单位和查阅者来说都大幅度降低了经济成本和时间成本，因此推动档案数字化具有重要的意义。

（一）有利于提高经济效益长久以来，传统的档案主要是纸质文本、实物等，数量庞大，随着时间的流逝会越积越多，需要很大的成本来进行防虫、防光，而且对档案库房有很高的要求，比如室内要保持恒温、恒湿，要具有防火、防潮等相关的功能。同时随着档案数量的增多，对其管理所增加的劳动付出也会不断增加；相应地，也需要增加越来越多的档案管理人员。档案保管、整理、存储都需要档案人员具备相关专业背景和技能，大量的专业技术人员的配备，这无疑都增加了单位的成本。而数字化档案管理通过新形式，将主要以纸质为载体的档案信息对象数字化处理，极大地节省了人力、财力和空间，避免了大量的资源浪费，这有助于提升经济效益。

（二）有利于提高管理效率传统的档案管理主要是靠管理人员来进行分类、归档和查找等，即便费尽了周折，耗费大量的人力、精力去查阅，依然难以达到预想的效果。档案数字化建设一个显而易见的好处是，实现了档案资料的及时、快捷归档，并同时生成了即时、详细的数据信息，为日后的档案管理、查询和使用带来了很大的方便。档案查阅者只要按照档案存储单位的电子终端要求操作，便可检索并查阅到想要的档案，省去纸质档案的查找、翻阅甚至还要原始抄录之苦。同时档案数字化主要是依托于信息技术，比如计算机、扫描仪等，根据档案情况，分门别类进行扫描、整理和归档即可，只需要很少的专业工作人员便能够管理数量庞大的档案资料，这极大地提升了档案管理的效率。

二、档案数字化建设面临的问题

（一）对档案数字化建设重视不够意识决定行为，没有足够的意识，就很难制定明确的目标和具体的行动计划，更难以落到实处。一方面是档案归属和保存的部门重视不够，认为一个单位的发展主要是要保证硬件的发展，档案数字化短时期内往往需要投入大量人力、物力和财力，这一般不是单位领导首要考虑的工作,所以容易忽视档案数字化建设工作；另外一方面,来自传统档案管理模式的束缚。档案管理历史悠久，档案具有一定的特殊性，在以前信息技术不发达的年代，档案主要是纸质文本、实物等，虽然保存比较麻烦，但是却在一代代人的努力之下，形成了档案管理的固有体系，并且在实践中成了习惯，很多人也已经沉溺于传统的档案管理模式,并且产生很大惰性，很多年纪偏大的档案管理员认为这是最好的档案管理方式，不愿意接受新事物、新的管理模式，固守陈规，不能与时俱进，这也在一定程度上阻碍了档案数字化的工作。

（二）档案管理人员专业能力不足不论是传统的档案管理，还是当前的数字化档案管理，都需要一定的人来操作，只是两者对于人的专业能力、综合水平有不同的要求，特别是在档案数字化建设过程中，对于从业人员的要求要远远高于传统的档案管理。目前很多单位的档案管理人员年龄偏大，虽然他们有较丰富的档案管理经验，但是由于他们意识上的局限、对于新生事物往往充满抵触和恐惧，不愿意接受新事物，所以综合多种因素的影响，使得他们学习新技术比较困难。这使得档案数字化建设中的计算机扫描、图形处理、音频视频处理等对技术要求较高的工作难以高标准完成，这也极大地制约了档案数字化建设和发展。

（三）档案数字化建设存在安全隐患档案数字化建设是基于网络信息技术的快速发展而兴起的，虽然这为提高档案管理水平，提升档案管理效率和效益带来了新机遇，但是由于网络具有开放性的特点，加上现在有很多黑客，给数字化档案管理带来了一定的威胁，使得档案数字化建设推进受到了一定的阻力。数字化档案受到来自网络病毒的破坏，甚至遭到国际敌对势力的黑客攻击，这给档案数字化建设带来了很多的安全隐患，这让很多部门对档案数字化充满担忧，甚至以此为借口拒绝档案数字化。这需要我们有更高端的技术和更专业的人才来解决问题。

三、档案数字化建设的策略档案管理

（一）提高对档案数字化建设的认识当前，很多人还是认为传统的档案管理模式比较好用，特别是很多年龄偏大的档案从业人员，早已习惯传统的档案管理，对于新生事物和现代信息技术缺乏认识和了解，在观念和认识上没有跟上时代发展的步伐，而要想实现档案数字化建设，需要从以下几个方面着手。首先要提高人们对档案数字化建设的认识。按照相关规定，部门或单位档案必须定期向本单位或本部门档案馆移交，集中管理，任何人不得据为己有。但是在实际档案管理中，由于诸多原因的影响和限制，导致这一规定并没有得到全面的贯彻执行，这就需要我们提高认识，高度重视档案管理，认真按照国家相关法律法规的要求把档案管理工作落到实处。其次，档案管理部门要重视档案数字化建设。档案管理的权责部门要深刻认识到当今时代数字化的大趋势，认识到数字时代的来临是大势所趋，所以数字化是每个行业必须要经历的，这样从思想上意识到档案数字化是档案发展的大方向，这样无论是人力、物力和财力都是档案管理部门必须要投入的，这样档案数字化从管理部门因意识不到位不愿推动，到主动建设，这是档案数字化的重要保障。

（二）完善档案数字化建设设备传统的档案多为纸质文档，而数字化的档案是纸质、电子、视频、图片等多种形式并存，其存储要分类进行，需要相应的基础设施，所以数字化的建设需要多方的配合。第一，首先要有科学的规划。档案的数字化是一个系统工程，需要有一个科学的顶层设计，从数字化的方案制定，到纸质档案的整理、扫描、归档，都需要有一个科学、高效、可行的计划。另外数字档案的大量后续工作也需要有一个科学的管理机制，这需要相关部门的统一领导、科学规划和认真落实。第二，要加大档案数字化建设的资金投入。档案数字化建设是一个重要项目，也是一个系统工程，它需要大量资金的支撑，所以各级单位、企事业单位应当加大对档案管理特别是档案数字化建设的资金投入，比如可以在每年的预算中增加档案管理预算，也可以将档案数字化建设作为工程项目，纳入单位的资金预算。第三，要不断完善设施、设备。档案数字化建设不是空口说说就能够实现的，它是基于信息技术的快速发展而发展的，而信息技术必须要通过一定的设施、设备来实施，所以完善设施、设备是实现档案数字化建设的基础条件，比如打印机、扫描仪、复印机、摄像机、录音机、计算机以及存储器等相关的设备，这些设备可以将纸质的档案转为数字化档案，也可以直接形成数字化档案，而且通过存储器、芯片等来实现更加便捷的存储和管理。

（三）培养档案数字化人才人才是档案数字化建设的根本，是档案数字化的重要基础，没有专业的人才队伍，就谈不上建设现代档案体系。特别是信息技术的发展，对人的要求越来越高，需要大量具有一定现代技术素养的专业技术人员，要建设一支合格的数字化人才队伍要在以下几个方面努力。第一，提高档案管理人员的现代技术素养。提高档案管理人员的现代技术素养，尤其是要提高计算机水平素养，要提升档案管理人员的信息技术处理能力。档案数字化是基于信息技术快速发展而兴起的，它与传统纸质档案管理一个最大的区别就是信息化，需要运用各种信息技术设备和软件获取、转化档案。所以要加强对档案管理人员的培训，比如开展档案数字化理论学习，组织档案数字化实操，还可以由专业人员进行现场，从而提升档案人员的信息处理能力。第二，要提升档案管理人员的专业能力。档案管理不仅需要熟练运用和掌握计算机的能力，同时也需要具有档案管理能力。现代化的技术手段，X 才档案管理提出了新的要求，工作人员必须具备信息化背景下的专业档案管理能力，要在原来传统档案管理的基础上，更新知识结构、管理模式，提升管理能力，能够熟练地运用现代化手段进行档案存储、检索以及运用，使档案“活”起来，充分发挥其应有的价值。第三，要提高档案管理人员的学习能力。档案管理人员要随时关注社会发展的动向，关注国际国内档案发展的理论和实践成果，通过专业学习、自主学习和集中培训等各种途径，学习新的档案管理理念和知识，学习新的实用技术，不断运用到档案管理工作的实践中，不断提升综合水平和工作效率，使档案管理工作不断与时俱进，档案使用更髙效、更安全，档案服务更智能化、人性化。

总之，档案具有非常重要的作用，中华文明的延续得益于历史档案资料的保存和传承，所以各种档案的保存具有非常重要的意义。全球化和信息化时代背景下，传统的档案管理问题日益显露，难以满足当前各行各业对档案的需求，信息技术的快速发展，各种技术手段的不断创新，为档案数字化建设提供了可能。所以今天的档案管理工作应当与时俱进，充分运用技术手段，完善基础设施设备，培养专业化的档案管理队伍，切实推进档案数字化建设。