大数据背景下档案信息服务的创新思路

赵志坚

（鹤岗市东山区劳动保障监察大队，黑龙江 鹤岗 154100）

大数据对档案信息服务带来了良好的机遇，但同时也带来了较大的冲击。基于大数据背景下，档案信息服务的方法、途径和范围都发生了较大的变化，因此在实际档案工作开展过程中，需要加快思想观念的转变，重视借助于信息技术的优势开展档案信息服务，积极推动档案信息服务方式和信息渠道的拓展，实现档案信息服务的创新发展，更好地发挥出档案信息的实际效能。

一、大数据背景下档案信息服务的特征分析

（一）档案信息数量递增

基于大数据背景下，信息资源成为社会发展的重要资源，其重要性不断凸显出来，这也使档案信息越来越受到重视。档案信息数据呈现出快速增长的态势，这也增加了档案信息管理和服务的难度。随着档案信息数量的增加，档案信息涉及的范围越来越广泛，档案信息服务范围得以进一步拓展，档案服务对象、服务方式方法都发生了较大的变化，这也迫切要求档案信息服务要积极与时代发展要求相适应，提升档案信息服务的信息化和智能化水平。

（二）信息类型复杂多样

相较于传统结构化档案信息数据，当前档案信息结构形式更具时代性。由于传统档案工作中对于档案信息的线性增长更为关注，而多以结构化数据为主，信息更具普遍性和标准性。但在信息技术普及应用的新形势，出现了非结构化信息，这也导致传统的档案信息类型无法与非结构化数据相适应，档案信息类型的复杂性和多样性对档案信息服务带来了较大的挑战。

（三）信息处理速度加快

在当前新形势下，档案信息获取方式更具多样性，档案信息管理工作流程更具复杂性。特别是大数据技术的应用，档案信息传播和处理速度加快，档案信息传播途径增多，这也为档案信息服务带来了良好的机遇，在实际工作中要档案部门要抓住机遇，重视先进技术手段的应用，全面提升档案信息服务的效率和质量，更好地发挥出档案信息的重要作用。

二、档案服务工作面临的挑战

（一）档案数据收集方式的挑战

在当前大数据时代背景下，传统档案收集方式越来越无法与当前信息快速发展的新形势相适应。因此在档案通过工作中，如何对有价值档案进行分类存储、实时归档及随时调用、海量档案信息挖掘的挖掘等，这些问题成为档案工作者迫切需要解决的事情，档案工作者需要重视日常档案信息数据的收集和利用工作，以此来促进档案的增质提效。

（二）档案服务利用方式的挑战

随着档案信息化水平的提升，档案从传统的纸质时代加快了电子化的发展步伐。这也要求档案管理者要从传统的单向、强制及低层次的档案服务方式和手段加快向多元化、个性化和深层次的方面转变。因此要求档案管理者要积极与时代发展形势顺应，细致分析档案服务的需求，全面提高档案利用价值，进一步实现档案信息的高效利用。

（三）档案数据安全问题的挑战

大数据背景下，档案呈现出井喷式增长，而且存量档案加快了数字化的步伐。在这种情况下，传统数据库越来越无法满足档案信息不断增长的需求，档案信息呈现出爆炸式增长，这也对档案数据存储方式和能力带来了全新的挑战。特别是档案信息化水平的提升，档案信息共享步伐加快，这也对档案信息安全提出了更高的要求，档案立法、监督机制和应急处置等方面都面临着前所未有的挑战。

三、档案服务中存在的问题

（一）服务体系不健全

由于传统的档案服务内容和服务方式越来越无法满足用户对信息的需求。在当前大数据环境下，档案用户需求开始向多样性和多层性的方面发展，档案服务对象范围也有了进一步拓展。目前一些档案部门仍存在重藏轻用的观念，在档案信息服务方面缺乏主动性，这就导致优质的档案信息存在闲置和浪费的问题。一些单位对档案工作认识不足，这就导致单位档案工作处于半边缘化的状态。而且当前大部分档案部门在档案数据挖掘和分析等方面水平不高，这也对档案服务质量的提升带来了较大的影响。当前大部分单位档案服务工作开展过程中，用户反馈环节缺失，对于档案用户的需求缺乏了解，再加之服务方式过于单一。一些重要档案信息的数字化转化滞后，存在过多的疑虑，这对档案信息化发展造成了较大的阻碍。

（二）数字化水平有待提升

当前档案部门在档案信息化建设过程中，由于自身规模和实际情况方面存在的差异性，因此会根据自身的需求选择适宜的档案信息管理系统。同时档案信息管理系统形式多样，独立系统、附属系统、自带档案管理功能的系统等，这也为档案部门提供了更多元化的选择。但当前档案信息管理系统仍存在质量良莠不齐及功能不健全等问题，这对档案管理工作的效率的提升带来了较大的影响。基于大数据时代背景下，档案信息系统在实际档案工作中发挥着越来越大的效用，为了更好地满足时代发展要求，档案部门在实际工作中需要加快提升档案数字化水平，实现档案信息的数字化转化，促进档案的集成化和集约化发展。

（三）信息共享程度较低

近年来随着档案信息化建设进程的加快，档案信息化管理和服务方面的经验有了更多的积累，部分档案部门加快了档案信息的一体化管理步伐，并重视建设数据库，打造更为丰富的线上信息资源，并越来越重视与同行业之间的合作，加快推动档案信息的共建共享。但仍存在一些档案部门信息化建设滞后，缺乏与同行业之间的交流和合作，而且在档案服务工作中思想观念过于陈旧，档案信息利用率不高。再加之受档案保密性的影响，相关档案部门之间合作较少，档案信息存在信息壁垒的问题，易出现信息孤岛，这也使档案服务模式急需进一步优化，促进档案信息的有效共享。

四、大数据背景下档案信息服务的创新策略

（一）建立以用户为中心的服务体系

在当前档案信息服务优化创新工作开展过程中，需要加快建设档案信息系统，提高系统的规范化、标准化和实用化水平，进一步确保数据和平台建设的安全性、实现档案信息高效检索和动态处理，进一步增强平台的兼容性，加快提升档案服务工作的智能化和人性化水平，促进档案价值的实现，更好地发挥出档案信息的实际效能。同时档案信息服务工作开展赛程中，还要重视数据挖掘、数据清洗和数据分析等技术的应用，有效跟踪用户行为，重视对用户隐私信息安全的保护，并针对用户习惯和爱好进行分析，从而为用户提供定制化信息，进一步提高档案信息服务的个性化和针对性。另外，为了进一步提高档案服务的水平，还要加大档案服务的宣传力度，重视档案管理人员服务意识和服务水平的提升，建立健全奖惩制度，进一步提升档案管理人员主动服务意识，并将线上服务与线下服务相结合，及时根据用户反馈信息进行档案服务进行完善，从而打造一套以用户为中心的档案服务体系，为用户提供高效、优质和便捷的档案信息服务。

（二）整合档案数字资源

在当前档案信息服务开展赛程中，需要积极对档案数字资源进行整合，重视档案信息管理工作中先进技术的应用。在具体工作中，需要针对档案信息资源进行合理规划和全面融合，并基于公众需求入手，做好宏观调控和组织协调工作，借助于网络技术，实现对档案信息的高效管理，进一步强化档案信息保障体系，加快提升档案信息的数字化和电子化水平，为档案信息资源共享的实现打下良好的基础。

（三）加快推进档案信息服务方式的转变

基于大数据环境下，档案信息收集和服务对象打破了时间和空间的制约，档案信息服务加快了向多元化、开放化和智能化的方向发展。这也促使档案服务方式也发生了较大的变化，个性化服务和智能化服务方式的应用，能够更好地满足档案利用者的需求，为档案利用者提供更精准的数据信息。

在当前各档案部门开始重视对档案远程服务利用平台的建设，并针线上与线下档案服务方式相结合，有效地提高了档案利用效率。而且为了能够更好地满足用户的个性化需求，档案工作者利用大数据技术深入挖掘档案信息的价值，并对档案信息的内容和形式进行不断丰富，开发更具专业性和个性化的档案产品，更好地满足档案利用者的需求，进一步提升档案服务的精准化水平。大数据背景下，针对档案信息的分析时，借助于技术手段和软件，预测档案信息发展趋势，并基于国家潮热法规的前提下，积极整合档案信息资源，深入挖掘档案信息价值，实现档案信息的优化利用。

（四）加强移动终端服务的建设和推广

在当前大数据时代背景下，人们更倾向于通过移动终端进行档案信息查询和获取。目前手机作为普及程度较高的移动终端，特别是在当前手机网民规模不断扩大的新形势下，档案服务也开始向移动终端服务平台上拓展，为用户提供实时的移动服务。同时档案工作还需要与经济新常态的发展相适应，加快推动理念和手段的创新，积极拓宽档案网站和移动终端等服务渠道。档案部门可以借助于档案APP、微信公众号等与用户建立起直接联系，增强与用户的互动，并根据用户兴趣和爱好，向用户推送个性化的档案信息，并通过用户信息的反馈，进一步提高档案信息推送的精准化水平。

（五）重视潜在档案用户的开发

近年来我国档案用户规模呈现出增长的态势，但整体增长速度较慢，用户黏性不高，这与档案工作长期发展过程中，档案部门与公众之间的距离感有直接的关系，公众对档案信息资源认知较为薄弱，这也对档案用户规模扩大的速度带来较大的制约，潜在用户群体有待开发。潜在档案用户群体具有潜在的信息需求，因此在实际档案工作开展过程中，宜利用大数据技术深入挖掘档案用户的信息，为其提供高质量档案信息推送服务，进一步增强档案用户的黏性。对于一些没有为其提供过服务的潜在用户，档案部门宜能冠军与其他客户端进行合作，在社会平台上进行档案宣传，激发潜在用户的档案需求，并通过拓展档案信息获取方式，实现潜在用户的有效转化和开发，扩大档案用户的数量和规模。

五、结束语

在大数据时代背景下，档案信息服务工作开展过程中，更重视先进技术手段的应用，积极推动服务形式的创新，并基于档案用户需求，采取多元化的现代化服务手段，全面提高档案信息服务效率和质量，使档案服务能够与时代发展需求更好地适应。对于档案信息服务而言，大数据的发展对其是良好的机遇，同时也是较大的挑战，这就需要在实际工作中要抓住机遇，充分的借助于大数据技术的优势，进一步掌握档案用户的实际需求，并遵循档案管理的规律，提高档案信息服务的智能化和现代化水平，实现档案信息的高效利用。