档案信息化管理的创新思路和方法

刘东瑶

（黑龙江省金兴森工木片有限责任公司，黑龙江 哈尔滨 150000）

引言：进入二十一世纪以来，我国的互联网技术飞速发展，信息化已经应用到各个领域的发展中，为提升人们的生活质量提供了重要的支撑。传统的档案管理，对时间与空间具有很强的限制性，并且需要大量的人力与物力支撑，而现代信息化档案管理，打破了档案管理中时间与空间的限制，可以解放劳动力，因此，档案信息化管理是档案管理发展的必然趋势。为了提高对档案管理为社会服务的水平，实现档案的信息化管理，是促进档案管理服务发展的重要手段。

一、档案信息化管理的概述

（一）档案信息化管理的概念

档案信息化管理分为两个层面，一方面是指将档案信息资料实现数据化，形成电子档案，便于利用计算机进行档案的管理，为使用者与管理者提供双向的便利；另一方面是指将企业、行政单位、社区等多方面的档案信息进行综合，通过信息化技术实现部分档案信息的共享，在保证必要档案的保密性与安全性的同时，提升档案的利用效率，是档案管理更加科学合理，并且利用信息化的便利性，提升档案管理的简洁性。

（二）档案信息化管理的特征

档案信息化管理会呈现出阶段性的特征，综合到目前为止档案信息化管理的特征主要有以下几个方面，首先，档案信息化管理的共享性，档案实现信息化管理后，为其流通提供了便利的通道，使得档案管理的共享更加容易实现；其次，档案信息化管理的便利性，查找档案信息可以利用计算机的搜索引擎，并且不受时间与空间的限制，使得档案检索更加便利；最后，档案信息化管理具有多元性，档案信息化管理突破了传统档案管理的限制，丰富了其存储与应用形式，呈现出多元化特征。

二、档案信息化建设的优势

（一）存储主体小巧、存储量大

档案信息化的建设使档案管理发生了很大的转变，从档案承载主体上来说发生了根本的变化。传统档案管理所使用的存储主体是档案盒等，主要有纸质材料构成，现代档案信息化管理所采用的承载主体为硬盘、光盘与计算机云存储等。档案信息化存储载体与传统的档案管理存储的载体相比，其具有体积小、易保存、存储量大等优势，并且其操作简便，省时省力。

（二）存储安全性高

传统的档案管理采用纸质记录，一方面由于整理归档不及时或不精确，会造成档案查询困难，档案丢失等问题；另一方面也会由于档案调动等问题造成档案的丢失。但是档案的信息化存储使得档案的整理与归类更加方便，档案工作人员可以利用一台计算机实现几乎所有的档案管理工作，每一份档案都进行了分号存储，使得档案的管理更加简便；其次，档案的调动也很容易实现，档案只需要在线发送，档案接受者可以在线上直接接收档案，档案不需要经过几次辗转，可以直接到达接收者的手中。

（三）档案信息可以备份

档案信息的备份是档案信息化管理的重要优势，一方面为档案资料的完整性提供保障，另一方突破档案的空间限制。档案可以实现多种类型的备份与多次备份，档案的多种类型备份，利用档案的备份能够有效降低档案的由于人为因素与客观因素等各方面因素所造成的损失，为档案管理工作的顺利开展奠定了坚实的基础。

三、档案信息化管理存在的问题

（一）工作人员的综合水平有待提高

信息化时代的到来使得档案管理工作被吸入到互联网管理体系中，其在便利性、简洁性等方面都有了明显提升，但是档案信息化的管理需要档案管理工作人员具备一定的专业知识与专业技能。但是目前就实际的情况而言，档案信息化管理工作者在专业能力方面还有一定的欠缺，虽然档案管理者可以完成任务，但是其工作效率不高，造成了严重的人力资源浪费。此外，还存在一些工作人员服务意识差，工作消极被动，严重影响了档案管理工作的顺利开展。

（二）档案信息化管理体制有待健全

目前档案信息化管理体制还有待完善。一方面工作人员缺乏相应的专业能力，而体制不健全导致工作人员的培训仍以加强理论学习为主导，缺乏理论与实践培训相结合，严重影响工作人员的实际工作开展；另一方面，岗位设置不合理，监管制度不到位，导致档案信息化管理整体的组织架构存在问题，存在工作量重复与工作内容不完全覆盖等问题，并随之引起各种各样的其他问题，影响档案信息化管理的质量。

（三）档案信息化建设投入有待加强

档案信息化管理的顺利开展必须保证档案信息化建设的投入充分，一方面相关部门缺乏对档案信息化管理的硬件与软件配备，不能为档案信息化的正常开展提供设备基础，使得工作人员办公效率降低；另一方面人力资源不足，不能及时补充档案信息化管理所必需的岗位，不能保证档案信息化管理人员与实际人员需求相匹配。

四、档案信息化管理的创新思路和方法

（一）加强基础工作建设

档案要良好的实现信息化管理必须加强基础工作的建设，主要包括三个方面。第一，加强档案管理的制度建设，档案管理部门的领导者应该吸收与采纳多方面的意见，依据本部门档案信息化建设的实际情况，制定符合实际需求的档案信息化管理制度，从根源为档案的信息化管理提供保障；第二，及时补充档案信息化管理所需要的人力物力，为档案信息化管理的建设提供基础的物质与人力条件；第三，进行档案管理工作人员的适当培训，保证档案工作人员的工作水平能够满足档案信息化管理的需求。

（二）强化档案信息管理安全性

档案信息化管理虽然避免的时间流动与空间转移造成的档案信息安全隐患，但是也带来了其他方面的安全问题，网络信息所普遍面临的网络信息安全问题也严重影响了档案信息化管理的安全性，因此，强化档案信息化管理的安全性极为必要。首先，要提升档案管理工作人员的安全意识，不得因任何原因私自泄露档案信息；其次，强化档案计算机信息安全保护，例如设置防火墙，配备专业的防病毒软件等；最后，合理规划网络安全，不得盲目使用互联网技术，避免因个人操作问题，造成档案信息的丢失。

（三）优化档案信息管理流程

档案信息管理流程是档案管理工作开展的重要依据。首先，要合理处置已经形成的传统档案，依据自身的实际情况选择是否将档案进行数据化处理，在不进行数据化处理的情况下，选择科学合理的保存方式；其次，在进行档案信息归纳整理的过程中，突破传统的工作思维，充分应用大数据等技术手段，将档案信息进行充分分析；最后，严格规范档案信息查询模式，将档案进行分类管理与查询，保证档案的查询符合标准。

五、结语

综上所述，档案信息化管理对档案管理的建设是不可缺少的，档案信息化管理可以有效提升档案管理的工作质量、工作效率以及服务水平，可以是档案资源得到更加充分地利用，充分大会档案管理工作的作用。但是档案信息化管理在建设过程中也还存在一些问题，还需要相关的工作人员结合实际情况选择科学合理的方法进行处理，弥补档案管理工作中的不足，提高档案管理工作的有效性。