信息化时代创新档案管理服务模式分析

牛树峰

（齐齐哈尔市机关事业社会保险服务中心，黑龙江 齐齐哈尔 161000）

当今时代科学技术迅速发展，促成了社会经济的飞跃式进步。随着社会发展环境高效化、复杂化，信息资源的重要性在各行各业当中越来越突出，档案管理作为信息资源管理的重要组成部分，其管理模式也随着时代发展逐渐向信息化服务模式迈进。档案管理服务模式的创新已经成为企业立足于信息化时代的关键之一，但在信息化建设当中档案管理仍然面对着一些困难

一、档案管理创新在企业经营中的意义

当今社会条件下，企业的经营管理十分重视创新发展。管理创新既是如今信息化时代立足发展的需求，也是企业档案管理工作保持长久生命力的基础和动力。档案管理工作竞争力的长久维持离不开管理意识与管理制度的开拓创新，只有将档案管理与企业发展规划充分结合，把改革创新的思维充分应用到企业的档案中做中来，才能真正实现档案工作与信息化时代相适应。

首先，档案管理创新是发展档案事业的必要工具和重要手段。在企业档案管理制度优化过程中，通过科学有效的档案管理创新，相关工作人员可以牢牢把握住档案工作过程中的各种改变，包括主观条件、客观条件的改变以及档案工作队伍人员的调整变化等。创新管理不仅是档案事业发展的工具和手段，也是提升档案管理工作水平、加快档案事业发展进程的机遇，通过推动档案事业进步来提升企业信息资源整合利用能力，借助信息化手段实现企业综合竞争能力的增长。

其次，档案管理服务模式的创新具有学术研究的性质。普遍来说，任何事物的发展创新都具有研究价值，档案管理创新同样以其对企业经营管理的重要意义而带有学术研究性质。档案管理的创新不仅以档案学研究为基础，还有机结合了经济学、统计学以及管理学等众多学科，是一门十分具有深入研究价值的科目。通过对企业档案管理和服务模式的创新，可以有效探究档案管理的科学规律，在研究理论与实际管理经验的有效结合中，为档案管理事业的进一步发展替身不断开辟崭新的思路。

第三，档案管理创新能够有效提升企业档案工作人员的整体素质。为适应不断发展的社会大环境的需要，档案管理人员需要不断提升自身的业务水平，以此实现档案管理模式的优化创新。提升档案管理创新能力，需要相关工作人员不断学习有关科学技术和实际操作技能，同时，通过对档案管理的创新，档案工作人员也可以借此丰富工作经验、提升工作能力，在档案管理水平与工作人员素质两方面间塑造菱形循环，为社会发展不断提出的新要求奠定良好基础。

二、档案管理在创新改革中面对的问题

为顺应时代发展的潮流，紧紧跟上经济发展的步伐，企业不断加强对档案管理工作的重视程度，但由于种种客观条件和主观因素，档案管理与服务模式的创新在发展改革当中正面临着一些问题。

（一）档案工作管理机制方面存在问题

从企业长期以来的发展状况看，企业的档案工作在管理机制方面存在的主要问题有：第一，档案管理工作缺乏能动性，从企业领导到档案工作者对档案事业的发展建设动力不足。第二，档案工作评价机制、反馈机制以及奖惩监督激励机制尚未完善，不能很好地借助群众力量完善档案管理制度，档案工作者和档案需求者无法就档案管理工作中出现的问题进行有效沟通，同时优秀杰出的档案工作者得不到激励也会使档案工作的发展缺少积极性。第三，企业对档案方面的人才选拔以及培养机制还未完善，导致档案工作人才储备不足，业务能力提升缓慢，上升渠道不足也使档案工作开展动力不足，造成档案事业发展建设缓慢。

（二）档案工作制度建设方面存在问题

档案管理工作重视信息资料的存储与调动。在传统的档案管理工作中，企业建立档案室并由专人负责资料建档、借阅、调动等方面的记录管理，但由于对档案工作的忽视，一些企业的传统型档案建设尚不完善，更无法迅速转型为信息化档案建设。在信息化时代，企业可以借助信息技术建立起电子档案管理制度，但一些企业由于不健全的传统档案管理使企业资料档案混乱，难以归档；另一些企业缺乏对创新档案管理的正确认识，不愿意为建设电子档案而投入过多支持，因此很多企业的档案工作制度仍然不完善。

（三）档案工作在信息利用需求方面存在问题

在信息化建设的当前阶段，我国大部分企业在对现有档案资料进行管理时，仍然习惯采用传统型管理手段，对待档案管理制度的优化改革也十分被动，一些企业对此重视程度不足并且不愿为档案管理投入过多资源。为减少运营成本，一些企业减少档案管理的专人人才储备，对档案人员的薪酬待遇也相对降低，办公设备更换、革新不及时，个别企业中档案工作者甚至身兼数职。很多企业不仅档案管理意识淡薄，档案服务意识也十分低下，使得整个企业的数据资源利用率不高下，利用模式也较为单一。档案管理方面的缺陷使企业不能实现档案信息的第一时间录入以及数据信息的共享，档案管理进展速度缓慢且质量不高。

（四）档案工作在信息资源开发方面存在问题

由于目前我国企业的信息资源开发工作仍然处于初级层次，信息资源的管理局限于目录录入以及信息化的初级加工，使信息资源开发利用的深度远远不够。基于此种现状，企业的数据库检索以及档案信息的数字化普及程度同样不高，很多企业需要花费大量资金进行信息资源的相关建设，但却没有真正发挥出档案管理对信息资源的重要作用，无法实现企业资源的信息化管理。

三、企业档案管理服务模式的创新策略

当今时代经济发展十分迅速，为适应时代发展的需要，档案管理工作难度越来越大，如果不能有效落实档案管理的优化升级，就难以跟上时代的步伐。为此，企业必须利用好信息技术完善档案管理，以信息化的档案管理服务模式提升档案管理的质量与效率。

（一）加强档案工作者专业素养

当今时代是一个信息化的时代，要想让档案管理充分适应发展的需要，必须加强档案工作者自身的素养，以全面的业务能力和职业素养建设增强档案管理的水平。首先，需要加强档案工作者的专业知识水平，通过有效学习拓宽档案工作者知识面，为其解决工作中的实际问题打下良好的理论基础。其次，加强对档案工作者的专业技能提升，尤其重视其信息技术的提升，让档案工作者认真学习、切实掌握办公设备与办公系统的操作方法，以便真正实现档案管理信息化建设。第三，还需要加强档案工作者的思想道德建设，通过良好风气的树立提升档案工作者的思想政治觉悟，帮助其建立起高度的责任意识。为加强档案工作者的专业素养，企业应当加大对人才培育的投入，搭建科学有效的技能学习平台，以适当的奖惩监督作为激励，调动起档案工作者自我提升的积极性。也可以借助技能大赛、杰出工作者评比等方式起到同样的效果，最大限度发挥出档案工作者的工作能力。

（二）实现档案资源的合理配置

在信息化时代，资源共享为企业的发展建设提供了良好条件，同时也对企业的信息资源利用能力带来考验。企业想要真正享受资源共享时代的高效、便捷，充分进行资源的优势性开发，就要重视档案管理的信息化建设，实现档案资源的合理配置。数据的发掘和语义分析是档案信息化管理的基础，可以有效提高信息化的效率。档案管理信息化建设，需要企业的档案工作者构建出全方位信息化的管理模式，建立高效的档案信息资源共享的平台，以此让信息系统在资源衔接中产生更大的作用。因此，企业必须建立起数字化信息平台，才能更好地实现资源共享，让档案管理真正进入信息化模式

（三）创新档案管理信息化发展

为让档案的发展条件可以更好地与服务机制结合在一起，必须保证档案管理工作形式的科学性、合理性。从目前档案管理事业的实际状况出发，很多档案管理单位的工作仍然存在着比较严峻的问题。企业档案管理出现的各方面问题，主要是因为管理机制不够灵活，以及管理意识不够创新。很多企业沿用传统型档案管理模式，对档案管理工作的价值认识不足，因此重视程度、资源投入皆不充分，使档案管理工作创新缺乏必要条件。档案管理制度的不完善必然会影响到其他部门的协同发展，因此企业必须提升对档案工作的重视程度，尤其重视档案工作向信息化管理方向不断创新。在实现档案信息化创新建设的过程中，企业需要以正确的思想认识，加大对专业人才的培育，支持鼓励档案管理服务模式的探索发展。