试论信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新

梁晓

（绥芬河市卫生计生综合监督执法局，黑龙江 绥芬河 157399）

办公室文书档案管理作为机关事业单位制定工作计划和业务决策的一项重要依据，对于促使机关事业单位的可持续发展具有巨大的作用和意义。但是随着我国步入信息社会，机关事业单位在业务往来过程中出现的数据越来越多样，越来越复杂，这样也就对办公室文书档案的日常管理工作提出了更新的、层次更高的要求[1]。采用传统管理方法对办公室文书档案进行管理，在管理过程中存在着管理数据复杂、管理效率低下、文档资料极易损毁等诸多的问题，根本不能满足现代社会对机关事业单位提出来的新的要求。基于信息社会，办公室文书档案管理工作中融入先进的计算机信息技术，能够有效地对管理效率进一步提升，同时这也是办公室文书档案管理工作顺应时代发展潮流进行改革和创新的方向。

一、现阶段管理办公室文书档案工作中存在的一系列问题

（一）没有给予管理办公室文书档案工作充分的重视

现阶段我国事业单位在应对日益激烈的市场竞争的时候，过于重视追求最大化的经济利益，这样就导致事业单位所有的生产经营活动都围绕业务进行，从而忽视了管理办公室文书档案工作的开展。事业单位的办公室工作具有繁琐性，相关工作人员在管理办公室文书档案的时候会尽量缩短时间，不能把管理办公室文书档案的效果充分地发挥出来，不能及时和有效的反馈管理成果，对于事业单位的可持续发展来说是极为不利的。

（二）办公室文书档案管理制度不具备完善性

办公室相关工作人员应该把办公室文书档案放到档案室专门的地方进行管理，但是我国现阶段大部分的事业单位并不重视管理办公室文书档案工作的实施，没有建立相应的完善的管理机制，工作人员经常不对办公室文书档案进行及时的归档存放，导致办公室文书档案到处乱放，查找和管理的时候就会出现很多不必要的麻烦。另外，管理办公室文书档案工作相对简单，很多的事业单位没有专门的管理办公室文书档案的工作人员，都是各个部门的工作人员自行存放相应的办公室文书档案，并且没有进行相应的记录，这样一旦办公室文书档案出现问题很难找到直接负责人，不利于事业单位办公室工作的顺利进行。

二、基于信息社会大背景改革和创新办公室文书档案管理工作的有效途径

（一）基于信息社会大背景办公室文书档案管理需要对检索系统进行建设

办公室文书档案实际管理工作中需要从以下两个角度建立检索系统，其一，办公室文书档案的检索系统需要具备安全性、完整性；其二，办公室文书档案的检索系统需要为归档和查找工作提高便利[2]。简单地来说可以把办公室文书档案的检索系统分为普通和重要两种文档。对那些普通办公室文书档案构建检索系统的时候只需对简单条目如时间、名称、存放地址等进行设置即可，如果需要对其进行借阅，只需要通过检索系统找到所对应的现实中的文件柜编号就可以找到；对那些价值大、保密性强、具有版权的重要性文档不但需要建立纸质的原始文件，还需要建立相对应的电子文档[3]。要把原始文件在保险柜进行放置，在内部人员需要借阅的时候，可以使用扫描件，得不到领导的许可，这部分办公室文书档案是不能进行外借的。

（二）基于信息社会大背景办公室文书档案管理需要定期对过期文档进行清除

办公室文书档案管理过程中会出现大量的已经过期的具有普通特性的文档，这部分办公室文书档案在最初还具有一定的价值，但是随着时间的推移，就会变成一堆废纸[4]，如果一直对这些办公室文书档案进行保存和管理，不仅需要占据一定的空间，还会对紧缺的办公资源造成一定程度的浪费，同时还容易混入其他文件中，不管是对借阅还是查找都会带来巨大的麻烦[5]。因此管理办公室文书档案对已经失效的文档进行定期的清理，能够对管理办公室文书档案的工作效率和质量起到进一步提升的作用。如果是电子文档可以直接删除，如果是纸质文档可以再次利用，然后进行粉碎处理[6]。对于那些具有重要特性的办公室文书档案来说，虽然需要储备的时间长、具有高的价值，但是依然存在失效的问题，并且如果长时间的保存已经失效的重要文档，会有潜在的风险，因此及时地进行清理也具有重要的意义。对重要文档进行清理，一定要得到主管领导的允许。

（三）基于信息社会大背景办公室文书档案管理需要对监督和抽查相关的机制进一步完善

很多工作人员甚至是单位领导都认为管理办公室文书档案的工作只是普通性质的行政管理工作，但是事业单位的特殊性决定了这些文档具有重要的价值。因此，作为事业单位的领导层需要给予管理办公室文书档案工作的重视，要结合本单位的实际情况建立和完善相关的监督和抽查机制。当管理人员需要对办公室文书档案进行借阅的时候可以顺便对文档的管理工作进行检查[7]。针对那些具有重要特性的办公室文档要定期进行抽查。开展管理办公室文书档案工作的最终目的是为资料信息提供基础安全保障，以及为查找和使用提供便利[8]。因此，要对管理办公室文书档案的工作利用信息技术进行有效的变革和创新，要建立安全性高的安保系统。办公室文书档案信息资源的安全性关系到事业单位职能的实现。

结束语

基于信息社会办公室文书档案的管理工作面临着新的机遇和挑战，也为其的改革和创新指明了新的道路。因此，我国机关事业单位在现阶段要从信息化的角度对办公室文书档案管理工作进行有效的改革和创新，利用全新的管理理念和管理技术来对传统管理方式所表现出来的缺陷进行有效地弥补，这样才能有效地对管理办公室文书档案的工作效率和质量进一步的提升，才能从根本上对机关事业单位自身所具有的市场竞争能力进一步的提升，才能促使其可持续的发展。