信息技术在基层疾控中心档案管理中的应用

2021-11-27徐娜

魅力中国 2021年32期

徐娜

（淄博市桓台县疾病预防控制中心，山东淄博 256400）

引言：对基层疾控中心的档案资料进行有效管理，则能够为相关疾病的防控提供可靠的参考资料，尤其是传染性疾病，通过参考相关档案资料能够了解该种疾病的特点、感染原因等，以此制定出更好的防控方案。而在疾控中心档案管理工作中存在不少问题，导致该工作难以顺利开展，在这种情况下，相关单位则需要针对其中的问题，采用有效的措施解决相关问题，还要将信息技术应用其中，以此改进传统档案管理工作模式，借此提高基层疾控中心档案管理的效率及质量。

一、信息技术在基层疾控中心档案管理工作中的应用现状

（一）传统管理观念比较落后

当前，在基层疾控中心的档案管理工作中，有效应用信息技术，能够保障疾病预防控制资料信息的准确性以及完整性。不过，就实际情况来看，部分基层疾控中心并没有认识到档案管理的重要性，对于档案管理工作的重视度较低，而且对于信息技术的应用更是缺乏相应的认识。也因此，在开展档案管理工作时，一些地区的基层疾控中心还在使用传统的管理模式，这就影响到档案的归档率、完整性，在以往的档案管理工作中，不少管理人员只是对相关档案进行收纳，并没有针对不同传染病档案的内容、特点，对其进行科学的筛选以及整理，从而导致档案存放混乱，在对档案进行查询以及调取时，很难快速查找到所需的档案资料，大大影响了档案管理工作的高效性。由于一些疾控中心深受传统落后管理思想的影响，再加上对档案管理重视度较低，就使得信息技术得不到有效的应用，同时还要对档案管理的信息化建设造成较大的阻碍[1]。

（二）基础设施缺乏完善性

不少基层疾控中心在开展档案管理工作时，并没有将基础设施的建设工作落实到位，信息技术的应用也没有相应的信息设备作为支撑，即使存在信息化设备，但是部分基层疾控中心的档案管理人员，对信息设备的应用还停留在表层，很多档案管理工作的落实还是采用人工操作方式，导致信息化的档案管理工作模式难以有效构建。另外，有些基层疾控中心虽然配备了相应的信息设备，比如，计算机、扫描仪等等，却没有利用信息技术建立相应的信息平台，使得档案收集以及整理工作还是由相关工作人员执行，这样则对档案管理工作的效率以及质量产生较大的影响，致使信息技术在档案管理工作中难以得到充分的应用。在具体的档案管理工作中，一些先进信息技术的应用率还是比较低，比如，视频、音频的录入，档案扫描等等，这样不仅无法实现档案的电子化管理，还会降低档案管理信息化建设的全面性[2]。

（三）信息化管理机制不够健全

若想将信息技术有效应用到档案管理工作中，相关基层疾控中心不仅需要准备相应的信息设备，提高自身的信息化意识，还需要对原有的档案管理机制予以完善，使其能够与信息化的档案管理模式相配套，进一步实现对信息化档案管理工作的科学指导。不过，就实际情况来看，一些基层疾控中心虽然开展了档案管理的信息化建设工作，但是，并没有对传统的档案管理机制进行完善，导致原有的档案管理机制无法指导当下的信息化档案管理工作，从而影响到档案管理工作的有序性及规范性，致使档案管理工作的效率及质量受到不良影响。另外，由于缺乏管理机制的约束以及规范，使得一些档案管理人员的工作行为存在不规范现象，这样则会产生信息化档案管理漏洞，以至于影响到档案的安全性与完整性，降低档案管理的有效性[3]。

二、信息技术在基层疾控中心档案管理中的应用优势

（一）有利于提高档案管理的效率

基层疾控中心在运行过程中，会产生大量的信息资料，相关档案管理工作人员需要将这些信息资料进行收集、整理以及归档，在这一过程中，档案管理人员的工作量比较大，而且还有可能因为人工操作出现失误的现象，影响到档案资料的完整性。若是将信息技术有效应用到档案管理中，则能够减轻档案管理人员的工作负担，同时也能够实现对档案的信息化管理，提高档案数据信息的安全性以及完整性，也在较大程度上提高了管理人员的工作效率[4]。

（二）有助于保障档案的安全性

在利用信息技术对基层疾控中心的档案资料进行管理时，能够提高档案资料的私密性，可以借助标引、关键词等检索方式，免去档案室的翻查以及人工整理工作，与此同时，还能够对一些重要档案进行加密处理，限制相关用户的权限，只允许有权限的用户登录并对加密档案资料进行查看，大大保障了相关档案资料的安全性[5]。另外，对于疾控档案而言，其是在特定的条件、环境中，经由档案管理人员长时间的收集、整理后形成的，也因此，纸质的档案资料很容易受到破坏，若是不加以注意，则会导致纸质档案出现受损问题，从而影响到档案资料的完整度。若是在档案管理中使用信息技术，就能够将纸质档案转化成为电子档案，并利用信息技术对电子档案进行备份，以此降低档案资料受损的记录，同时也能保障原始数据的完整性。

三、信息技术在基层疾控中心档案管理中应用的有效措施

（一）改善传统的档案管理理念

部分基层疾控中心在开展档案管理工作时，还在使用传统的纸质及人工管控方式，导致档案资料的查找、传递等工作效率难以提升，存在这种情况的主要原因，则是因为传统管理思想的影响。面对这种情况下，相关基层疾控中心则应该加强对信息技术的了解，并认识到信息技术在档案管理工作中应用的积极作用，借此更新其传统管理思想，进而提高信息技术及信息化档案管理工作模式的重视，将信息技术有效应用到档案管理工作中。与此同时，相关疾控中心还应该加大对信息化档案管理的宣传力度，促使档案管理人员能够及时转变传统的管理思想，提高其自身的信息化管理意识，使其能够积极参与档案管理信息化建设工作，进一步促进信息技术应用效果的提升[6]。

（二）做好基础设施建设工作

就以往基层疾控中心档案管理的实际情况来看，纸质的档案材料比较多，而且随着时间的推移，部分档案资料会因为一些原因出现丢失、残缺等情况，导致其没有被完整的留存下来，这样也会对档案资料的查阅造成一定的影响。因此，相关疾控中心需要利用信息技术，将纸质档案转化成为数据化的信息，以此实现对档案资料的长远保存[7]。不过，在应用信息技术时，还需要准备相应的信息设备，为信息技术的应用提供充足的载体，借此提高信息技术应用的有效性。基于此，疾控中心应该加大相应的投资力度，采购信息化档案管理所需的信息设备，确保软硬件设备的充足性。比如，可以引进印制设备，利用该设备将纸质档案资料转化为电子信息的形式，并将其拷贝到计算机系统之中，有效保存档案资料。

（三）合理完善档案管理机制

基层疾控中心在档案管理工作中应用信息技术时，还需要对原有的档案管理机制进行科学完善，使其更加适应信息化档案管理工作的实际需求，借此提高信息化档案工作的规范性及有效性。基于此，基层疾控中心需要结合信息化档案管理工作的具体情况，制定出相应的管理规范条例，规定档案录入时间、录入标准等等，要求档案管理工作人员严格按照相应的管理规范条例，做好档案信息的录入以及整理工作，比如，在制定规范条例时，需要针对档案信息目录的录入格式予以严格规定，要求档案管理人员按照固定的格式对档案信息进行录入，以防出现格式的混乱，无法查询到档案信息的情况。另外，建立责任管理机制。疾控中心需要设立相应的档案管理岗位，明确不同管理岗位的职责以及权限，该岗位的工作人员要做好份内工作，同时还要设立监察机制，定期对信息化档案管理工作的落实情况进行检查，若是发现工作落实不到位的情况，则要对相关负责人予以一定的惩罚，借此提高管理人员的工作积极性。此外，建立培训以及考核机制，加强对档案管理人员的培训，使其能够在培训过程中，掌握相应的信息技术，提高自身的信息设备操作技能，并对其进行考核，对于考核不合格的人员，则要使其继续接受培训，直至考核合格为止，这样也有利于提高档案管理的信息化水平。

（四）构建完善的信息管理系统

疾控中心还需要利用信息技术，建立相应的档案管理信息系统，利用该系统实现对档案资料的收集、整理以及保存。疾控中心可以利用信息技术，将档案管理新系统与互联网相连，同时要分出多个子系统，借此将档案管理部门与疾控中心的各部门连接起来，这样也便于收集相应的档案资料，各部门可以利用信息系统进行档案资料的上传，大大提高了档案信息收集的效率。接着则要利用信息系统，对档案资料进行分类整理，结合相应的管理条例，对档案资料的目录格式进行规范。另外，在建立信息管理系统时，还要加强安全防护，通过建立防火墙、安装杀毒软件、密钥登录等多种方式，提高档案管理系统的安全性[8]。