新时期电子档案管理在信息化建设中的运用分析

2021-11-27韩方强

魅力中国 2021年47期

韩方强

（内蒙古自治区综合疾病预防控制中心，内蒙古呼和浩特 010060）

引言：社会企业在新时代背景下得到了快速的发展，对信息的需求和获取也发生了一定的变化[1]。为了满足社会企业对档案管理工作的要求，需要进一步提升电子档案管理水平，注重信息化电子档案体系的建设，管理工作人员应该创新思路，顺应时代发展的潮流，善于运用先进的技术和方法，不断完善档案管理体系，进一步提高电子档案管理水平，促使电子档案管理工作向信息化和科学化方向转变。

一、档案信息化建设的时代背景

在信息时代，随着计算机和网络技术的迅猛发展，传统档案管理方式已越来越不适应新形势的发展需要，运用计算机网络等现代技术管理档案，是档案管理的发展方向[2]。传统的医疗事业单位档案管理方式将逐步被以信息技术为特征的企业档案管理模式所取代。当下正值大数据时代，医疗事业单位档案信息化建设已经迎来了前所未有的机遇。信息化是社会发展和企业发展的必然选择，它对档案工作提出了新的要求。完善并逐步实现档案信息化、大数据化管理，是当前乃至今后一段时期档案管理工作的重中之重。信息化时代背景下，要对事业单位档案管理工作进行重新定位，要尽可能地运用现代科技手段和管理新方式，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现事业单位档案信息化管理。与信息化建设相关的数据挖掘、数据封装、通信网络等技术正在快速发展，事业单位数字档案馆（室）试点、建设项目电子文件归档和电子档案管理试点等工作也在如火如荼地开展。这些因素为事业单位档案信息化建设提供了良好的外部环境，因此，事业单位应当抓住机遇，顺势而上，不断提升档案信息化水平。

二、新时期电子档案管理信息化建设的意义分析

（一）提高信息检索效率

传统的档案管理工作耗时很长，工作难度很大。特别是随着时间的推移，档案的数量和种类越来越多，对工作人员提出更高的要求，工作压力和工作量不断增大[3]。由于档案管理工作人员的数量有限，在档案管理工作中很难高效完成工作任务，很多重要的档案没有得到及时的管理，在后期的信息检索中很容易出现问题。随着信息技术的发展，将新的电子档案管理模式融入档案管理工作中，实现了对传统的工作模式的改变，使传统档案管理工作的不足得到改善和优化，减少工作人员数量的同时大大提升了档案管理工作的效率和质量，对后期的信息检索和查阅提供了便捷，避免了人为工作出现失误对档案管理工作的顺利开展造成影响，因此，电子档案管理信息化建设具有一定的必然性，也是有效完善和发展档案管理工作体系的重要途径。

（二）提升档案管理工作效率

任何工作的开展都具有完善的工作流程和工作方法，在档案管理工作开展过程中，需要相关工作人员按照工作流程进行部门之间和工作人员的有效配合。现阶段，我国已经全面进入信息化时代，档案管理工作信息化建设是时代发展的必然要求。要构建信息化管理平台，对档案资源实现共享，使不同工作部门和工作人员进行有效沟通和交流，提高工作的流畅性，使档案管理工作得以顺利开展。同时，信息管理软件的应用使档案管理工作的效率得到明显提升，为单位节约了大量的经济和时间成本。

（三）使档案管理工作的时效性得到明显提高

以往的档案管理工作流程十分繁琐，主要的管理方式是人工管理，由于大量的工作导致工作人员在工作中容易出现疏忽，在后续的信息查找过程中导致信息查找效率低下，或者无法找到有关信息，整个档案管理工作的时效性很差。应用电子软件对档案进行分类处理，提高了档案管理工作的时效性，缩短了管理时间，节约了大量的人力资源和时间成本，在档案管理工作中发挥重要的作用，很多重要的资料和档案第一时间更新到档案管理系统，为档案资料的查询和提取工作提供便捷，也避免了档案管理工作中其他问题的出现[4]。

三、新时期电子档案管理在信息化建设中的运用

（一）拟定完善的档案信息化建设计划

对档案工作展开信息化建设，能够为档案管理工作效率的提升奠定一个良好的基础。首先政府部门应当以实际情况作为出发点来开展有关的信息化建设协调工作，并且进行一个总体计划布局，以切实提升档案信息化建设的速度与效率。除此之外，相关部门还应当加强和档案馆间的交流与沟通，防止档案馆中出现刻板施行状况的出现，影响对实现档案管理工作信息化建设的整体布局。同时，各个档案馆在逐渐展开信息化建设的进程中，应当高度重视有关部门的意见和具体情况之间的联系，真正做到符合当前信息化的建设需求[5]。档案馆在开展信息化建设的进程中，还应当贯彻施行科学发展理念，确保和政府有关部门间的有效沟通，并将其作为出发点和一部分信息化建设较为完善的档案馆展开密切的交流。而针对一部分信息化建设较为落后的档案馆，则应吸收其他档案馆的优质经验，积极改进与完善，如此才能对档案馆信息化建设起到相应的帮助，为接下来档案管理工作的有效展开奠定良好的基础。

（二）重视档案的收集和整理工作

在电子档案管理工作中，关于档案的收集和整理工作十分关键，传统工作的开展受到技术原因的限制，很多纸质版的档案对空间和时间的要求很高，工作限制因素很多。在信息时代背景下，电子档案管理工作提高了档案管理工作效率和工作质量，特别是在档案的收集和整理工作环节发挥了重要的作用，使整个工作的系统性和逻辑性得到明显提升，也为后续的档案查阅提供了便捷。很多档案都是由许多卷宗构成的，一些比较久远的档案没有固定的编号，所以会导致管理工作出现混乱，为了满足电子档案规范化管理的要求，应该不断完善档案分类管理工作体系，对档案进行科学的分类和管理，使整个档案管理工作具有持续性。同时，建立电子档案管理标准，对现有的档案资料进行完善，对提升电子档案管理水平和质量具有重要的作用。另外，需要将档案管理工作纳入到标准的考核体系，不断完善电子档案管理的安全管理制度、档案保管制度和查阅制度，避免工作失误和错误的行为发生。

（三）构建电子档案网络管理系统

档案管理工作在新形势下应该做出积极的改变，更好地满足档案管理工作的要求。以往的档案管理工作中，由于受到其他因素的影响，很多电子档案管理设备没有得到及时的更新，对于实施现代化管理技术存在一定的阻碍。因此，相关部门应该不断提高技术能力，提高信息化服务水平，善于运用互联网和大数据技术，对电子档案管理工作进行优化和创新，促进电子档案管理工作向线上管理方向转变，应用数字查询手段为电子档案管理工作提供便捷的查询服务。另外，运用信息管理软件加强档案资料的分析和管理，有效减少档案管理工作人员的数量，实现电子档案的高效管理。电子档案信息化建设需要依靠完善的硬件设施和软件体系，只有具备完善的硬件与软件设备，才能实现档案的信息化和统一化管理，构建网络信息服务平台，完善档案信息管理系统，进一步提高档案管理的效率和质量。

（四）加强档案监督检查力度

档案监督检查工作是医疗事业单位档案部门的重点工作之一，也是档案管理人员的基本业务技能，同时也是确保单位档案信息化建设顺利实施的重要手段。在档案信息化建设进程中，一是要将档案监督检查工作融入到档案管理信息系统的各业务流程中，分别授予各档案业务管理人员不同的监督检查权限，能够实时在线开展监督指导。二是要定期到下属二级各单位对档案管理体系运行情况进行监督检查，检查是否按照企业档案管理信息系统设置的业务流程开展档案业务，及时收集相关单位及人员对企业档案信息化建设的意见和建议。三是要组织档案管理人员定期到下属二级各单位对电子文件和电子档案的形成、收集、整理、归档和保管情况进行监督检查，及时发现电子文件和电子档案管理安全隐患，协助通知整改，排除安全风险。

（五）加强档案管理人才队伍建设

随着新时代医疗事业单位的数字化转型，档案工作的前端控制、全生命周期管理、知识管理对现行企业档案管理模式产生了深刻的影响，医疗事业单位档案工作所面临的管理难度与日俱增，档案管理手段日新月异，需要我们了解掌握的各专业知识门类繁多。面对机遇和挑战，唯有建立一只素质好、勇于创新、敢于担当、知识结构丰富的复合型档案人才队伍，才能为企业档案工作的持续发展增添不竭的动力。一是要加强能力建设，着力提高档案管理人才队伍的判断力、领悟力、执行力。二是积极引进档案、计算机、信息技术等专业人才，同时还要注重单位内部专兼职档案人员的培养。三是要积极组织单位专兼职档案人员深入学习档案法律法规、标准规范，要讲清讲明新时代档案事业发展的新趋势、新动向，要尽可能多创造机会让档案管理人员参加计算机、信息技术等方面的专业知识培训，丰富档案管理人员的知识储备。四是要为单位专兼职档案管理人员搭建平台，帮助他们做好职业发展规划，要让他们学有所成、学有所用，提升专兼职档案管理人员的获得感、归属感、成就感和幸福感。