“双高计划”背景下中职院校档案工作发展中存在问题对策分析

宋锡记

（济宁市高级职业学校，山东 济宁 272031）

随着现代化教育事业的蓬勃发展，我国大力开展职业教育改革，积极完善中职院校发展体系。目前，中职院校不断更新档案管理观念、探测并尝试新型档案管理模式，以真实全面性为主旨反映院校整体发展状况及优秀成果。档案管理与高职院校管理模式的有效结合决定了院校整体发展状况。因此，良好的档案管理工作对提高院校专业度及综合竞争力具有深远意义。但是，档案管理过程中仍然存在效率低、任务重的问题，不利于中职院校进一步拓宽发展。如何培养基层职业技术人才、加强院校档案制度化、规范化、数字化管理成为教育部门及职业院校亟待解决的问题[1-2]。本文研究既往文献，在“双高计划”背景下，对中职院校档案管理工作提出了极具现实意义的措施，具体分析如下。

一、中职院校档案管理工作概述

（一）双高计划及档案管理概述

双高计划是我国教育部门顺应时代发展潮流，以培养专业技术人才、打造技术创新服务平台为主旨推出的提高职业教育体系高质量健康发展的优秀策略。双高计划不仅贯彻了我国“走出去”发展战略，还可以促进我国产业转型升级、完善职业教育体系，为培养高素质技术人才及提高国家综合竞争力发挥引领示范作用。目前，职业院校积极贯彻国家发展战略、提高地方经济支持，形成了一批促进院校高效、安全、稳定发展的重要政策制度[3]。

职业院校作为双高计划的重要场地，不断探索创新发展策略，目前已取得较好成绩，院校教学水平、服务能力、教育影响力都有显著提升。职业院校作为我国教育体系中的基层单位，担负着培养专业技术人才的重要任务，随着教育部门的发展，职业院校积极开展工作创新，提高培训教育质量，职业院校人数大幅提升，相应的院校档案数量也日益增加。档案作为记录院校发展、文化内涵、教育底蕴的重要载体，其不仅可以真实记录发展状况，为后人提供经验，还可以为院校持续发展奠定基础、发挥独特的价值引导作用。档案管理工作作为院校发展的着力点及中流砥柱，承载着院校开办以来的关键理念，目前已成为院校规范化管理的基础及重要前提。职业院校想要健康发展，必须正确认识档案管理工作在院校发展中的重要地位[4]。

（二）档案管理意义

档案管理又称档案工作，是学校组织教育活动、开展实践培训的重要途径。中职院校建设、发展过程中予以规范、科学化的档案管理是院校发展的关键因素，其工作效率及质量不仅影响着学校的进一步发展，还会影响学生未来的发展与工作状况。因此，中职院校发展过程中应当提高档案管理工作在学校发展及建设中的重要地位，通过现代化技术，实现档案管理工作创新发展。档案管理意义具体如下：一方面，良好的档案管理为院校建设提供素材。学校档案作为学校历代文化思想、优秀文明成果的载体，记录着学校的发展经验，这些经验可以为院校发展提供借鉴作用，为中职院校发展提供强有力的思想、理论支持。档案管理可以引导师生价值取向、提高校内凝聚力。另一方面，院校档案真实记录了学校发展中的灾害与磨难，院校发展时可以充分利用这些历史事迹，使院校师生充分了解院校建设与发展过程的不易，以此提高老师与学生对院校的认同感及使命荣誉感，提高院校师生凝聚力，激励并鼓舞老师及学生参与校内建设活动，为师生价值导向的建立提供指引作用。最后，档案管理可以促进中职院校全面发展。档案管理作为中职院校日常管理工作中的重要组成部分，积极整理档案资料、拓宽档案管理思维可以充分发挥院校档案管理的价值引导作用[5]。

二、中职院校档案管理工作中存在的问题

随着“双高计划”的顺利开展、中职院校不断优化自身建设，实现档案管理优化途径，目前已经形成较为成熟的档案管理体系。但是，院校中仍然存在部分不良因素影响档案工作的有效运行。本文以此为主旨开展具体分析。一方面，档案管理方式不足。目前，高职院校多采用信息化管理方式，该模式对院校业务处理及制度管理影响较大，其不仅可以容纳较多档案资源，还可以通过数字化网络予以档案数据开放、复合、共享、提取等操作、灵活运用档案数据。但是，就目前档案管理方式来看，中职院校仍然缺乏档案信息化管理建设，管理流程仍然处于传统管理模式。档案调取、查看等工作仍然需要面对及其繁琐的申请模式，申请过程不仅耗费大量人力资源，还不利于发挥信息化档案管理的便捷与网络化特点。档案管理现代信息化水平较低。当今时代背景下，网络信息化成为时代发展的主流，院校专业器械层出不穷。但是，中职院校对档案管理工作重视度低，导致档案管理缺乏专业管理设施、信息技术水平缺乏。管理人员只能选择传统管理模式进行操作，严重影响工作效率及质量[6]。

另一方面，档案管理系统尚未完善。部分中职院校档案管理部门没有建设科学规范化管理系统，只采用院校公用系统，二者的不匹配性导致档案管理部门出现效率低下，信息系统更新优化速度慢的缺点。最后，管理人员综合素质较低。经实际调查发现，部分中职院校档案管理人员多为学历较低、年龄偏大、能力偏低的非专业人士，不仅不具备专业计算机理论及操作知识，还无法有效管理庞大的数据信息，对院校档案管理工作造成阻碍。部分管理人员专业知识、职业素养、工作经验等因素严重不足，无法有效管理档案信息系统，使得院校出现档案无法及时更新，档案调取困难、教务档案缺乏的缺点，阻碍院校可持续发展[7]。

三、“双高计划”背景下中职院校档案工作发展对策及措施

随着经济的高速发展、科技水平持续提高，我国职业教育现代化进程持续发展，目前已取得较好成效，本文以持续发展观为着力点，依据中职院校档案管理现存问题，提出了适当的解决方案，具体分析如下：一方面，档案管理原则。院校档案管理工作顺应发展潮流向智能化、现代化管理手段前进。数字化网络被引入档案管理工作中，通过计算机技术和信息技术进行统一管理，不仅有利于实现档案资源共享，还有助于完善档案信息库，提高档案管理的效率及质量。数字化档案管理在带来便利的同时，也容纳了互联网共享数据的缺点，因此，档案管理过程中必须坚持以下几点原则，吸纳数字化网络的优点，摒弃缺点，实现档案管理与科技水平的有效结合。其一，安全完整性。档案管理工作主要包括教学档案、师生资料、党务档案、基建档案等多方面内容，过多的档案会使得档案管理过程中出现系统崩溃、卡顿的缺点影响管理系统的有效运行。因此，档案管理过程中，院校应当确保档案的完整性，保证档案不会出现破损、丢失现象。员工应当尽快备份，以此预防因自然灾害、网络系统崩溃、病毒攻击等因素所导致的档案遗失[8]。其二。真实便捷性。档案的真实性是档案管理的前提，确保档案管理的真实可靠性是院校的基本任务，院校必须在保证网络便捷化的同时，确保数据真实。另一方面，开展档案管理专业培训，提高工作水平。首先，中职院校档案管理部门应当积极开展专业培训活动，提高员工工作效率、网络操作水平及计算机运行知识，使员工掌握更多的现代化管理技术，从而有效操作网络管理设备。其次，院校选拔档案管理员工时，应当选取具备一定计算机知识、网络操作能力、热爱档案管理事业的老师。院校应当加大档案管理部门资金投入力度，运用现代化技术，采购专业管理器械，提高档案管理部门工作效能。最后，完善档案管理制度。中职院校应当针对当前档案管理现存问题提出有效措施，提高员工档案管理意识及档案管理水平。院校制定相关管理政策促进管理人员与其他部门的联系，通过多方面互惠合作实现档案的有效管理[9]。

结语

档案管理作为中职院校管理政策、教学质量及教学科研任务监督评估体系的重要材料，不仅能够有效提高学校的科研任务及教务管理质量，还可以促进学校的管理水平及政策运行，提高院校专业能力。中职院校以加快资源整合、提高档案利用率为目的积极置办档案管理设备、开发档案管理平台、优化整合档案资源、提高管理人员综合素质，构建档案管理新模式。目前，中职院校档案管理工作不断完善、管理水平不断提升，为后续档案管理提供了先决条件、为企业发展奠定了基础，该种管理模式值得院校推广。