新时期自然资源与规划部门档案管理提升策略

郁丽娜

（常州市自然资源和规划服务中心，江苏 常州 213002）

一、对自然资源规划部门的档案工作特点进行分析

在新时代的背景下，我国全面推动深化改革工作，使各个城市纷纷开展了自然资源的集中管理工作，对国土空间进行统一集中的改革，新的工作形式要求着工作人员，摆正好自身的工作态度，顺应时代的潮流，维护好自然资源和管理部门，承担起自己应负的责任。众所周知，档案就是对各个工作完成之后具有保存功能的历史记录，有着其鲜明的特点，尤其是在设立机构改革之后，自然资源管理部门的档案工作需要把城市当中的自然资源进行明确划分，进一步完善管理工作的水平，全面发挥出职能部门的相关作用，提高管理效率，积极的推动档案管理工作的顺利开展。

自然资源规划部门的业务范围较广，其中包括空间规划、房屋征收、测量勘探等工作形式，其中对绝大部分的工作都拥有行政审批权，如此大量的工作内容，而且业务的范围较广，致使工作流程较为复杂，在开展过程当中所形成的档案资料。也特别多进行分类时有一定的难度，需要专业人员进行管理，新进员工需要一定的工作经验和知识累积，才可以胜任相关工作，因此老人带新人的工作模式在规划部门中较为常见，一旦规划内容出错，在海量复杂的档案信息中进行修改查找是一件工作量较大的事情，所以工作人员一定要保持高度警惕，切记不要出现工作失误。这也是自然资源规划部门档案工作管理工作主要难点之一，除此之外，其工作内容也有很鲜明的特点：

（一）数量较大需要分散管理

许多的自然资源所涉及到的档案量非常多，而且相关的规划部门是经过机构改革后，新成立的部门多个部门，以往的工作组织记录都会由该部门进行管理，因此档案管理部门许多的资料都是从上个世纪七八十年代，甚至更久远之前的档案进行管理，跨越的时间较长，从规模来看也是相当庞大，就拿国土资源的业务来说。从上个世纪70年代末，国有建设用地的档案和集体用地档案，到90 年代初期所有的土地申报资料，以及到了21 世纪国土资源业务拓展所产生的卷宗，就拥有了非常庞大的数量，可见工作人员的工作量是非常高的。除此之外，国土资源的业务档案在日常的业务当中还会产生许多的其他类型文件，多种的业务文件资料混杂在一起，分类管理十分困难。

（二）专业能力性强，种类多样

从种类上来看，除了文书档案、财务档案外，还有许多的业务档案，如此多的类别包含着该省市大量的自然资源规划业务信息，其中也包括城市空间规划在审批过程中所产生的行政档案，而且这些档案需要极强的专业能力才能进行分辨与管理，需要将同一审批流程的档案进行归类，对工作人员的工作能力要求较高，与其他单一的档案管理行政单位有着较大的区别。

（三）档案时效期长

自然资源管理部门的专业档案系统性较强，而且具有较长时间的时效特点，在许多的档案当中多数是长期有效障碍，因此，需要对长期档案进行系统性的保管，进一步明确档案的内容，有利于对档案的维护使用，能够发挥出档案的凭证作用，以便于日后对档案的查阅。

（四）变化性较大

自然资源管理部门的档案管理需对信息进行维护，而且工作量也较大，这是由于许多档案内容会受到国家相关政策的法律法规影响，如果法规的变动将对这些档案造成较大的影响，例如：在自然资源档案中的地级管理，随着经济的发展产生了别样的特点，在一个年度周期内就会发生多种波动，因此需要对档案信息进行维护，一旦当地的法律法规进行变动，需要对所存档案进行大量的更新。

二、对自然资源档案管理的主要意义

自然资源与规划部门中的档案属于以往在日常工作当中密切相关的专项档案，以及其他行政业务方面的综合档案，而这些资源是职能业务工作开展的有效凭证，也正是由于这些凭证证实了以往的工作，如果有查阅需求也可以及时进行翻阅，有效地利用档案资源，能够进一步提高管理水平，为如今的广大群众提供更加优质的服务，推动现实社会的自然资源规划与发展有着十分重要的现实意义。

（一）有效推动自然资源规划的文化事业建设发展

资源与规划部门所保存的历史档案是对以往发生事件的记录，是科学客观的材料，通过这些以往的记录可以更加了解在当时的政策环境之下，是如何对自然资源进行管理的，了解业务机构的发展历程，以及各种业务的开展情况，能够为自然资源与规划编史修治提供更加完善的资料，促进文化的发展，而如今自然资源与规划部门更是以文化建设为主要核心，落实新时代改革创新的重要内容。由此可见，档案的管理工作能够推动自然资源与规划部门的文化建设，是未来事业发展的重要保障。

（二）为发展提供科学的决策依据

自然资源与规划部门在发展当中的档案可以提供全方位的资料，这些信息记载了在发展过程中各方业务的开展成果，以及开展过程中所存在的问题，对所有的记录数据进行分析，可以更好地了解过去所发生的问题以及解决对策，能够帮助管理者更好地进行科学决策，把握好对未来的发展方向，给管理提供了科学依据。例如：通过对自然资源的检测登记调查，可以更有效的分析出所管辖区内自然资源的储备情况，以此危机依据，给自然资源的规划提供更多的参考作用，规划部门的管理者为了能使部门更好的发展，应该对历史发展中的各项事物，做得了然于胸，避免出现决策上的错误。

（三）有效帮助自然资源规划业务不断完善

在以往的业务活动当中，会由于各种的工作实践出现多份档案，而这些档案的价值就是能够真实地记录历史发生情况，同时又能给予未来的工作相关的科学指导建议，自然资源的规划方法并不是一成不变的，而是需要随着时代的发展不断地做出相应的调整，而加强档案管理工作能够给予调整工作，许多的帮助，不断地促进企业的完善，让企业不断前行。

三、在新时代下档案管理工作的提升策略

（一）落实管理要求确保档案归档

随着国家对自然资源与规划部门不断地做出相应的调整，把该部门作为档案管理的重要部门，同时科学的管理这些档案资源，能够更好地维护社会发展利益，将所有的工作用于民生服务上，而这一点也是自然资源与规划部门的重要目标之一。在对机制进行改革前行使自然资源管理职能的机关事业单位，需要建立独立的档案管理业务，而且对不同的档案进行分批次的管理，在整合整体业务之后规范化整合档案，因此必须要统一实行档案管理工作，将所有的档案全面归档。

首先，档案的管理工作一定要结合实际，发挥出土地资源的相关特点，将科学化放在档案分类的主要目标上，对业务档案进行区分，对各个部门实现统一的集中管理，确保所有的档案资料具备完整性和全面性，整个管理体系具备一定的系统性。

其次，是要开展档案的自查工作，针对于以往陈年的档案进行重新的整理，对档案中所遗留的地方进行合理的补充，例如音像档案、荣誉档案、照片档案等。保障档案管理的完整性，确保档案资料更加丰富，严格按照分类将使整个档案管理工作流程更加清晰，门类更加齐全，功能更加完备。

最后，要对整个档案管理工作实行规范化监督，按照明确的要求对档案进行全面的监测登记，保持档案的真实性，对档案的编号准确纳入，做到所有的档案都可以有规可循，不断的加深规范化的管理流程，让档案管理工作变得更加规范。

（二）提高对档案工作的认知落实管理责任

从目前的工作情况来看，自然资源与规划档案要形成系统化的管理工作，首先要维护其科学性，让档案受到全方位的保护，同时要运用现代化的管理模式结合。要想实现这样的管理目标，也必须提高工作人员对该工作的认知，明确自身的管理责任，高度重视自然资源与管理部门的相关工作，将所做工作纳入整体的工作安排当中，必须要保证思想上的高度，统一重视工作，协调各工作部门进行业务部署，明确各部门的档案管理责任，一旦出现任何的意外情况，要将责任落实到人。推进整个档案管理工作的实施，让各部门各司其职协调部门的统一发展，制定规范化的管理目标与计划，强化部门的责任感，上级部门要及时地对下属基层单位立卷归档情况进行检查，重点检查档案是否齐全，以及是否按时实施归档工作，要求有标准化的管理规范，必须立卷整齐、有序实施，明确档案是否已经录入保存对档案的卷号是否清晰明了，检查中存在的问题要列出相关的改善建议，逐一进行整改。加强业务人员的工作能力以及专业性，让工作人员做好档案管理工作，从资料的收集到档案的管理，都要制定清晰的工作规范，提出相应的管理要求，最好能够实施合理化的奖惩措施，让权力与责任相匹配的体制更能够有助于档案管理水平的提升，对管理成果显著的部门进行奖励而对工作不认真，管理成果欠佳的部门实施相应的惩罚，促进整个体制内的公平性。

（三）增加对管理工作的资金投入改善已有条件

随着档案工作的不断改革，对档案管理的内容形式都发生了明显的变化，需要不断深入对档案的进一步明确管理，但已有的条件无法满足新时代的工作需求，例如：储存空间信息化设备以及其他的辅助设施等，因此自然资源与规划部门要结合本省市的实际情况，科学分析如何改进档案管理工作，做出准确的调整部署。

首先，针对部门档案室地方不足的问题，要主动向上级领导进行申请进行机构改革，对档案室进行扩容，档案室的金融管理一定要与之匹配合适的管理空间，因此扩容工作首当其冲，必须放在工作的首位，而且要配合多种措施进行统一整改，不能盲目地扩建空间，而是要考虑现代化的设备与之相匹配，相对于提升攻坚的内容量，更要发挥出电子信息建设的优势，因此在过程中间时要做好双套制的工作安排，实现电子档案与文件档案的同时，物理存档满足新时代对档案管理工作的需求。

其次是要配置必要的硬件设施，在档案室中不仅要配备相应的电子设备，除此之外也要有许多的辅助型设备，考虑在提高档案的归档效率保障档案的安全方面所应用的所有设备设施，以及满足档案工作的扫描录入等相关设备，按照实际的要求配备除湿器，消毒灭菌机，以及全自动温度湿度记录仪以及监控设备等，因此政府也要大力支持及相关工作的改善，对其设备设施进行改进，为其投入更多的资金，在软件方面也要邀请专业的工作人员，建设档案信息管理平台，提供现代化的技术手段，增加管理工作的水平。

增加档案管理人员的数量，使用科学的倒班制，科学地核定岗位的工作量，并制定岗位用人标准，由专人进行档案管理，而且为其配置专职的管理人员对档案进行收集工作，又或者兼职档案管理人员要负责好对部门档案的整理以及移交档案等工作，确保工作人员分工合理，每一项人员都有明确的工作任务，防止出现一岗多人或者空岗的现象，协调各部门的业务开展。

（四）强化工作人员队伍建设

首先，可以建设自然资源与规划部门的协作小组，统一指挥档案管理的相关工作，通过小组的内部进行工作交流检查，互相的学术研究以及考评情况，制定年度工作报告，细致的考察工作内容，检查指导档案管理人员如何更好地进行工作。

其次是积极的组织培训活动，要求档案的管理人员通过上级业务部门的专业培训，不断地强化自身的工作能力，邀请档案专家进行技术指导，促进档案管理人员的科学管理水平，同时也要加强对工作人员的思想教育工作。端正对档案管理工作的态度，切实的履行自身职责，严格遵循档案管理的保密纪律。

最后是要求管理人员应该发挥出自己的指导作用，注重对档案管理人员的业务培养与指导，对基层工作人员遇到的问题要提供详尽的解答，让管理人员不断在实际的工作中提高能力，为提高整体的管理水平打下坚实的基础。

除此之外，也应该充分发挥出档案管理的奖惩制度，给予工作积极的人员相应的奖励，对违反规定的人员要进行处罚，能够提高档案管理工作的积极性，促使整个工作环境更加充满工作动力。

（五）打造出电子信息＋的管理模式

如今的时代，信息化发挥着重要的作用，而信息化的创新对自然资源的管理也有很大的提升，将信息归档建立在信息化建设之上，能够进一步打造出信息档案平台，推出信息化加的模式，让档案管理工作更加的轻松方便，由原先的纸质管理转化为现在的电子管理为主，用手工向计算机进行输入管理，免去了很多的实体工作，也减轻了人力负担，未来的工作方向也是利用档案以服务为主的转变。

首先，建设信息化的档案室，结合实际的工作，需要将自然资源与规划的整体项目摸清建设规模，具体实施中也要关注其需求已达到预期的效果，以此实现信息化的档案工程规划，为信息化的档案室开展奠定基础。

其次，要做好建设工作，对于子数据的处理一定要进行详细的归类，案卷的数据库为主，设立完善的文件目录，对查询较高的土地档案以及其他档案设立全文数据库，也要结合所在的区域，使用图文一体的多媒体数据库，针对土地的利用现状。保护农田，加强土地储备数据，对地质灾害调查，影像数据等都要建立较为完整的子数据库，此外国土资源的数据应由专人进行调用和导入，做好备份保存，以防数据丢失会给工作带来严重的影响。

加快信息化的数据加工，全面开展自然资源规划的数字管理工作，对所有的档案流程进行数字化加工之后，进行重新的归档保管，并且做好电子档案的移交管理，对后续的工作也要实施监督，确保后续工作的顺利完成。利用网络平台未形成审批，提高审批流程速度，缩短审批流程时间，信息平台的建设要配置终端查询机器，实现索引查询为自然资源与规划部门提供良好的服务保障。自然资源与规划部门也应该找到专业的技术人员，运用相关的网络技术，对所有的资源进行统一的共享与应用，技术的改进能有助于信息系统的统一管理。

四、结束语

总而言之，档案的管理工作是一项复杂的工作，涉及的专业面较广，需要工作人员有着很强的工作水平，其工作也具备的重要的意义，是实现社会发展的重要保障，对历史发展进程的研究能够保证工作发展的正确性。尤其是在新的时代背景下，档案的管理工作有了许多的新问题，新情况我们要秉承着规范化管理标准和相关法律，结合实际的发展需求，进一步加快自然资源与规划部门的档案统一管理，提高工作人员的业务水平和对工作的认知，打造出信息化加档案的新模式，加强建设高水平业务队伍，进一步发挥出自然资源与规划部门的职能作用。