浅谈信息化背景下工程建筑财务档案管理建设的方法

侯南婧

（南京市江宁区城乡建设局，江苏 南京 211100）

财务档案是建筑企业经营效果的体现，档案管理工作的整体效率和质量，能够直接影响到建筑企业的管理水平，是日常管理中需要重点关注的内容之一。在以往的财务档案管理中，由于在理念、方法等方面存在的不足，造成财务档案无法发挥出自身具备的实际作用，不仅影响了企业中管理工作的有序开展，也降低了财务档案自身的价值。因此，当前需要准确的对以往财务档案管理中存在不足进行分析和研究，并且提出对应的信息化档案管理方法。以此保证能够获得最佳的财务档案管理效果，发挥出财务档案自身的实际作用，实现信息化的财务档案管理，为企业实现更好地发展提供一定支持。

一、信息化财务档案管理建设的意义

（一）节约管理成本

财务纸质档案在保存上有着非常严格的年限界定，在对财务档案实施管理的过程中，需要按照年限将其保存在适合的环境中，不仅需要避免档案出现损坏等问题，还需要保证其符合财务档案保存要求，为后续的档案信息使用等工作提供支持。在这种情况下，建筑企业就需要建设对应的档案室，并且配备专门的档案管理人员，负责档案的存放、查询、使用工作，及时地进行登记。这种传统的管理模式不仅不利于管理工作的高效开展，同时也加大了财务档案管理人员的工作负担，造成了较为严重的人力资源、纸张资源以及空间资源浪费。而信息化建设后的财务档案管理工作，可以通过电子化的形式对档案进行存储，所有的档案都存储在计算机中，避免占用大量的空间。并且通过信息化的财务档案管理，还能够避免浪费大量的纸张，只需要对使用的档案进行下载打印即可，不需要将所有的档案都打印出来，真正有效帮助建筑企业节约了管理成本。

（二）提升管理效率

在实际的财务工作中，财务档案会在各个环节中产生，尤其是建筑工程项目活动中，产生的财务档案更加繁琐，不仅内容比较多，并且量也比较大[1]。如果采用以往的财务档案管理模式开展工作，就需要财务人员亲手处理大量的档案，即使财务部门的人员配置比较完善，也不利于财务档案管理工作的有效开展，这对于整体的财务档案管理实效性有着一定影响。而通过信息化的建设，一些相对比较简单的财务往来可以直接在系统中进行，节约了在整个财务档案产生过程中需要浪费的大量时间、人力和物力。减轻了工作人员工作负担的基础上，也能够保证财务管理的效率实现有效提升。

（三）合理利用数据

在信息技术水平不断提升的情况下，各种各样的全新技术开始出现，并且被应用在各行各业中，体现出了比较好的效果。在以往的财务档案管理中，一般是重视档案的保存情况，关注档案保存条件是否适合、档案信息是否完整、档案取用是否合理等，对于档案信息自身的数据价值没有给予充分重视。而通过信息化的财务档案管理工作有效开展，能够通过积极地利用大数据等技术，对企业中现有的档案信息进行整合与分析，实现对档案资源的高效开发和利用。这样能够保证企业更好的按照行业发展形势，分析企业在未来的发展目标，对于制定企业发展战略、明确发展目标等，都有着非常积极的作用。尤其是在财务会计朝着管理会计积极转变的全新财务背景下，融入信息化的财务档案管理，能够实现对财务档案的高效利用，为企业更加高效的开展管理工作、优化企业结构提供一定支持。

二、工程建筑财务档案管理信息化建设存在的不足

（一）重视程度较低

由于传统财务档案管理模式的应用历史比较悠久，是企业接受审计、司法查询等最具权威性的一种依据，已经在多年的实践中，形成了较为完整的制度体系。同时，传统的财务纸质档案相对比较直观，使用的频率也比较高，企业对其的重视程度也比较高，而相对来说，信息技术支持下的电子档案出现时间比较晚，加上会受到运行环境、系统、人员素质的影响，管理的效果会减低。在这种情况下，不仅造成企业对于信息化财务档案管理建设工作无法给予充分重视，也造成电子化档案信息无法被有效地利用，影响了信息化建设的实效性。

（二）建设不够完善

财务档案的信息化建设工作中，各种软件、硬件等基础设施的建设工作，能够直接影响到信息化建设的效果，进而对财务档案管理工作质量和效率造成不利影响。根据当前企业中信息化建设的成果来看，在很多方面还存在不完善的情况，具体来说：一，软件方面主要体现在计算机系统上，如使用较为落后的系统，造成其与新时期电子化财务工作的要求不相符，无法发挥出信息化建设对于财务档案管理能够起到的实际作用。二，硬件部分主要是指计算机设备、打印设备等，如果设备与软件不相符，也会严重影响信息化财务档案管理工作的有效开展。

（三）缺少安全管理

信息化财务档案管理工作中，最需要关注的就是安全工作，这不仅仅是由于计算机的安全问题是当前全社会重点关注问题之一，也是由于财务档案是整个企业的重要信息，其涉及到非常多的机密内容，一旦安全无法得到保障，造成的后果严重程度一般都比较高[2]。但是当前大部分企业都由于在人才培养方面存在的不足，造成安全工作无法准确地落实在实际中，如对于使用的系统或者软件没有及时进行更新和安全管理；系统或者软件中存在漏洞，容易引发财务档案信息缺失、外泄等问题，对于获得更好的财务档案管理效果非常不利。

三、工程建筑财务档案管理信息化建设策略

（一）树立正确认知，完善管理制度

在实际的信息化财务档案管理建设中，制定出与信息化管理工作相适应的制度，是确保各项工作能够顺利开展的基础，也是确保能够获得预期管理效果的重要保障。因此，当前需要保证企业管理层能够树立正确的意识，制定出合理的管理制度，为更加有效的开展信息化财务档案管理工作提供支持。首先，需要企业管理者自身需要首先树立正确的意识，明确信息化建设工作对于财务档案管理工作能够起到的实际作用，发挥出领导者的积极作用，为各项建设工作的准确落实提供上层支持。这就要求企业管理人员需要积极地参与各种管理者培训中，学习更多的先进管理方法，了解信息技术对于企业管理工作能够起到的辅助作用，进而为信息化建设更好的落实在实际中奠定良好基础。同时，财务部门人员也需要在管理者的正确引导下，改变以往的工作理念，创新工作模式，通过主动地开展信息化财务档案录入、整理、分析以及利用，逐渐提升自身的信息化素质，保证财务档案管理的整体质量。此外，需要加强其他部门，包括业务部门、项目建设部门对于信息化财务工作的支持和理解，使其能够积极地配合财务部门，按照要求使用信息化系统，录入各类财务信息，从源头上实现财务工作的信息化建设。其次，在引导全体员工树立正确意识的基础上，需要完善现有的内控制度，与传统制度不同的是，信息化财务档案管理模式下的制度要求范围更大，将纸质档案中没有涉及到的内容融入到信息化档案管理中。同时，在管理要求上需要落实程序化的控制，采用多样化的手段，在保证财务信息准确性、可靠性的基础上，为财务档案管理信息化更加准确地落实在实际中提供支持。

（二）落实基础建设，创建完善体系

在实际的信息化建设中，基础建设的成效，对于财务档案管理工作能否获得预期的效果、能否真正获得预期的信息化建设目标，都有着非常重要的影响。因此，在实际建设中，还需要注重对现有的基础建设工作进行完善，保证基础建设成果的基础上，确保能够创建出更加完善的基础支持体系[3]。以此保证能够为信息化的财务档案管理工作提供有力支持，真正发挥出信息化建设的实际作用。首先，针对软件方面的建设来说，除了需要及时的引进全新系统，为更加科学的开展信息化财务档案管理工作提供支持以外，还需要对人才的计算机水平、素质给予关注。日常工作中可以通过培训、专题讲座、外出参观学习等手段，引导财务档案管理人员能够不断提升自身的信息技术水平，确保其能够在具备良好财务档案管理技能的基础上，能够学会如何操作计算机实现信息化的财务档案管理。其次，硬件设备对于管理工作的效率、质量，都有着非常重要的影响，是保证信息化财务档案管理工作能够落实的根本要求。在建设中，企业需要按照自身的实际情况，合理的设定财务档案管理部门或者是岗位，并且对现有的设备进行升级和换代，不仅需要保证设备的先进性，还需要考虑其与不同软件或者系统的兼容性，为更好地开展财务档案信息化管理提供基础支持。

（三）融入先进技术，落实安全管理

安全管理是整个财务档案管理中需要重点关注的内容之一，建筑企业产生的大量财务档案，不仅涉及到企业的盈利情况，也能够体现出企业的整体运营能力和状态，是非常重要的数据信息。因此，为了能够保证这些重要数据的安全性，需要积极地落实安全管理工作，在先进技术的支持下，将更加科学、合理的财务档案信息化管理落实在实际中。首先，需要引进加密技术，严格的电子信息进行管理。当前比较常用的加密技术包括指纹加密、口令加密等多种类型，在建设中可以将一些重要的财务档案加密处理，管理权限交由财务部门主管人员或者是企业管理者，在需要的情况下通过说明使用途径获取批准后，才能够通过系统对档案信息实施提取、使用。同时，设置权限也是一种比较有效的保密措施，如对一些需要时常查看档案信息的部门，可以设置对应的查看权限，为其提供查找档案信息开展业务的空间，避免需要重复申请权限造成工作无法顺利开展的情况出现。其次，需要对系统的安全性进行定期评价，配备专业的信息系统管理人员对整个财务档案信息化系统进行管理，同时及时的扫描计算机漏洞等措施，将潜在的风险进行有效排除[4]。以此保证能够避免系统被非法侵入的情况出现，为系统的整体安全性提供保障，保证财务档案信息的安全性。同时，为了能够从源头上控制档案出现丢失、被篡改等问题出现，还需要做好档案的备份工作，及时的将财务档案拷贝下来，并且将其交由财务部门主管进行保管，从源头上为财务信息的完整性提供保障。

结语

财务档案是企业中非常重要的资源，管理工作的信息化建设，能够有效改变以往的档案管理工作模式，减轻人员工作负担的基础上，可以实现更加高效的当财务档案管理工作。因此，为了保证信息化建设成果，当前需要通过完善相关制度、开展基础建设、做好安全管理等措施，为信息化的财务档案管理工作能够有效开展。只有这样才能够充分发挥出信息技术对于财务档案管理工作起到的实际作用，促使企业中的财务档案信息化管理工作能够获得预期成效，为企业的发展奠定良好基础。