交通运输行政综合执法档案管理存在的问题及对策

韩青芮

（吉林省交通运输综合行政执法局，吉林 长春 130022）

从当前我国交通事业发展实际情况来看，行政综合执法规范程度不断提升，在当前的社会背景之下，交通行政综合执法档案管理也已经成了一种原始记录性质的固化信息体系，其主要对交通行政执法过程中所产生的各项数据进行准确记录，从而形成相应的文书，在对这一文书体系进行管理时，应该保证其整体形式的规范化以及合法化，同时还要保证档案时效性，这样才能使行政执法档案的作用得到有效发挥。因此，强化交通运输行政执法档案规范化管理非常重要。

一、交通行政执法档案的内涵以及种类分析

对于交通行政综合执法档案来说，其不仅具有信息性以及文化性，同时也有其独特的价值属性，其与一般档案存在较大差别，是具有法律性以及格式化特点的特殊文书形式，因此强化交通行政执法档案规范化管理非常重要。当前来看，交通行政执法档案管理工作在实际开展的过程中，其主要涉及种类包括以下几个方面，即路产类、路权类、车辆船舶类等等，不同类别的档案所应用的管理模式往往存在一定差异，都是交通运输执法的一般执法依据，可以对交通行政事务进行精准记录，从而为后续交通系统运转提供依据[1]。具体来说，路产类档案主要包括公路基本信息资料，例如路面信息、桥梁结构信息以及其他附属设施设计施工资料等等；而路类则包括公路留用地、公路两侧的建筑物管控等等，其档案体系往往以法定审核文件、核准文件为准；对于车辆船舶类档案来说，其主要涉及人员的基本信息、运输市场秩序类文件等等，具有一定庞杂性，是当前道路系统中出租车辆以及货运车辆行驶秩序维护的重要依据。

二、交通行政执法档案的整理规则分析

交通行政执法档案的整理规则应该严格遵守《档案法》的各项规定，保证分类科学、保存完整、方便查阅，同时，还应该秉持着档案第一的基本原则，结合当前交通系统行政执法实际情况开展档案归类工作。目前来看，文档一体化管理要求已经成了我国交通运输系统档案管理的基本准则。随着我国信息化技术水平不断提升，电子文件的形式在我国越来越常见，尤其在交通行政档案管理中的应用发挥出了较为理想的效果，今后应该注意保障纸质文件与电子文件的协调统一，从而使交通运输行政综合执法档案管理条件得以满足[2]。此外，在开展交通运输行政执法档案规范化管理工作时，应该注意尽量避免归档文件整理错位的情况出现，这就需要在档案分类整理过程中突出强调数量、格式以及归档顺序，尽量保证整个档案文件归档管理实现格式规范、数量精简，这样才能使最终档案管理成效得到保证。目前来看，在实际开展交通运输行政执法档案管理工作时，常见的文书种类包括《现场勘验笔录》《事故流水记录》《涉路施工通知单》《许可申请书》等等，需要由相关许可部门派遣出机构组织对执法文书进行制定以及下发，并且监督执法文书落实应用效果。以当前的交通行政处罚文书为例，在对其进行实际落实应用时，应该以《交通行政处罚行为规范》为基本依据，对其各项处罚内容进行明确，当前来看，其交通处罚条例共有45 种之多，在开展实践工作时，通常程序中会涉及上述45 种中的8 种，这就需要对执法文书的分类以及应用要求进行一定改变，根据交通现场的实际情况来确定其具体应用方向[3]。今后，对于交通运输行政综合执法人员以及执法档案管理人员来说，如何对新的交通行政处罚文书进行有效利用是其所面临的重要课题，这就需要相关工作人员意识到自身工作的重要性，要对整个执法过程有清晰具体的认知，从而使执法人员与执法档案管理人员建立起密切沟通关系。可以看出，交通行政执法档案的规则确定以及完善是一个持续性的过程，需要档案管理部门有一定耐心，结合当前交通执法实际情况落实具有针对性的档案管理工作[4]。

三、交通行政综合执法档案规范化管理策略分析

（一）积极落实综合执法档案管理基础性工作

想要使当前交通行政综合执法档案管理整体规范性得到有效提升，应该注意对当前档案种类进行明确，落实执法档案管理的基础性工作，自从交通执法体系改革之后，我国交通行政执法工作在实际开展过程中，其系统性以及规范性已经明显提升，并且处于稳步进步的阶段，无论是路政还是运政的职责分配都更为合理，这也有利于我国早日实现交通执法统一。但与此同时我们也发现，其对新组建的执法队伍综合素质提出了更高要求，这就要求执法队伍成员不仅要熟悉当前路政管理工作的实际情况，同时还应该掌握相应的运政、海事等工作内容，从而为综合执法档案管理工作的开展奠定坚实基础[5]。今后，进行档案文书制作、归档分类以及送达等工作时，应该注意严格按照新标准执行，保证其各个工作环节的规范性。

此外，想要进一步提升交通执法队伍的综合素质，进而降低其在执法过程中出现错误操作的可能性，应该注意进一步强化执法档案管理工作，这也是优化执法工作开展的基础前提，具体来说，应该从以下几个方面入手：首先，要注意改善当前交通综合执法大的管理人员对自身工作的认知，使其意识到当前岗位工作的重要性，事实上，交通运输执法档案管理工作往往对工作质量有很高要求，无论其中哪一个环节出现问题，都有可能导致较为严重的信息文件丢失现象，这也势必要会对后续档案管理工作以及执法工作的开展产生一定负面影响[6]。因此，注意将档案管理纳入执法内务系统建设的范畴，从而保证执法档案管理队伍能够依照相关规章制度开展档案管理工作，进而降低因为工作人员自身粗心大意而致使档案管理漏洞情况出现的可能性；其次，要加大对相关档案管理人员的技能培训力度。当前来看，一部分交通运输行政执法档案管理部门的档案工作在实际开展过程中之所以没有取得较为理想的效果，其主要与档案管理人员自身技能水平有限有直接关系。今后在对档案管理人员进行技能培训时，应该注意以理论知识为基础，并且积极鼓励档案管理人员开展现场执法以及现场执法监督，从而对现场执法各个环节有更为具体的认知，促进档案管理工作的有效开展[7]。档案馆是档案保存的主要场所，在实际开展交通档案归档工作时，应该保证其整体管理科学性以及系统性，并且保证后续文件查找方便，要通过定期评定检查的方式来寻找档案管理过程中存在的环节漏洞，从而对其进行针对性治理，完善档案管理工作体系。今后还应该注意强化档案管理部门的硬件设施建设，应该根据当前标准规定构建起相应的档案查阅室、档案管理人员办公室，从而保证档案管理工作的开展更加具有针对性、独立性。

（二）强化交通运输行政执法档案管理信息化程度

随着现阶段我国信息化水平不断提升，网络信息技术已经渗透多个传统行业，尤其以信息技术为基础的大数据技术在我国当前档案管理工作中的应用较为广泛，在很大程度上提升了档案管理工作效率以及精准性。将大数据管理技术与以往的人工管理方式进行比较可以发现，其档案管理工作质量更高。今后，交通行政综合执法档案管理工作，在实际开展过程中也应该积极朝向信息化方向发展，尤其在运政许可以及路政许可方面要加强网络信息平台建设，保证相关巡查执法工作，在实际开展过程中可以直接运用执法记录仪、监控设备等等来录取相关执法档案信息，这样不仅保证了档案信息获取的高效性以及实时性，有效降低了执法文件档案出现纰漏的可能性[8]。

同时，在将信息化技术融入交通运输执法档案管理工作中时，想要使其综合管理效果得到有效优化，必须有高素质的信息人才对其进行支撑，这就需要企业方面加大信息技术人才引进及培养力度。并且，还应该购入专业的信息化档案管理设备以及软件，构建起档案目录系统、图案处理系统、数据储存系统等等，从而使得数字化档案与传统的纸质档案可以互相结合，从而保障交通运输执法信息体系的整体完整性[9]。此外，还要对档案的安全性予以提升，这就需要档案管理部门设置档案访问权限，通过身份认证以及密码保护等方式来确定相关人员是否具备档案访问资格，这也使得档案管理规范化程度得到了明显提升。

结束语

总而言之，交通执法档案是交通行政执法内务规范化建设的关键，同时，执法档案也在很大程度上反映了当前交通执法队伍的整体形象以及工作态度，其档案管理情况往往会直接影响到交通执法工作开展效果。目前来看，我国正面临着交通行政执法体制改革，尤其在交通运输管理方面将会有很大的创新转变，随之而来的则是相关执法规则、执法程序以及执法文书体系的陆续完善，这样才能使执法档案管理工作的整体效果得到保证。对于当前我国的交通执法档案管理人员来说，应该不断提升自身专业素质，这就需要档案管理部门加大对档案管理人员的培训力度，可以尝试与一些知名高校档案管理系建立起合作关系，从而保证档案管理部门有持续的高素质专业人才涌入，为档案管理工作注入新鲜血液，这也是提升当前交通运输行政综合执法档案管理规范化程度的关键。