档案数字化管理应注意的问题

文·李鹏 于宝莲

计算机作为一种可以高效处理庞大复杂信息与数据的先进工具，需要以准确、科学的原始数据信息为基础，所以做好档案信息数据的整理、加工、著录，是档案数字化管理的前提条件。目前我国部分综合性档案馆实现档案数字化管理的前提条件还不是很理想，需要下大力气进行决定，通过实行档案标准化整理、规范化管理，来推进档案数字化管理的进程。

一、避免重复、精益求精

综合性档案馆由于档案进馆时间集中，档案数量庞大，无法做到对档案进行逐份核查，因此不可避免地保存许多重份或价值不大的文件，这给档案数字化前处理工作增加很多无效劳动，也会浪费很多数据存储空间，因此，档案馆应出台整理归档的科学、统一标准，加强对应进馆档案的业务指导。比如，将组卷过厚、内容混杂的案卷拆分重组，只把确实有相互联系的文件组合在一起。对无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷重新加工，确保案卷合理规范，优化档案数字化管理的基础，方便档案的查找利用，确保影响档案数字化管理的问题解决在档案进馆之前。

二、依据标准、规范著录

著录工作应以1986年国家颁布的《档案著录规则》为基本依据，结合档案馆的实际条件，制定出适合本馆的著录细则，促使著录到计算机中的档案数据，符合档案数字化管理的要求。比如，在著录时要统一规范题名。即在填写题名项时要规范机构简称，避免在检索时因机构名称含混不清、文不对题，而导致计算机无法识别。例如市计划委员会简称为市计委，市计划生育委员会简称为市计生委，而不能都简称为市计委。在著录时要统一题名中的要素。应将题名中的责任者、事由、文种以及必要时须加上的人名、地点和时间等要素都填写完整。对题名要素不完整的要补齐，对题名冗长的要删除多余的赘词。在著录时要统一文种。例如题名中的“请示报告”，该文种的规定是，凡是要求批复的文件写“请示”，凡不要求批复的文件则写“报告”，以在检索中区分出每份文件的实质内容。另外，还可以利用计算机一次输入多次输出的功能，将关键词项中的人名、地点、时间与机构分别著录，为制作《人名目录》等检索工具打下基础。

三、分级次、分类别著录

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，一是将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录；二是对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录；三是对那些重要文件或反映问题庞杂的文件进行文件级著录。这样既能够充分揭示档案的主题内容和特征，又能够减少著录条目，还能节省时间、人力与财力。

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷，在著录时可以直接在全引目录上面作分类标引，而对那些系统性、特殊性档案如“房产档案”“案件”等，则可以将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后让计算机统一给出分类号。这样利用档案目录的原有基础分门别类进行著录，可以减少著录环节，提高著录速度。

四、用“关键词”替代“主题词”

“主题词”虽然有规范统一的功效，但存在着查找烦琐、效率较低等弊端，可以采取以“关键词”替代“主题词”，即从题名或文件主题中归纳出可以揭示主题内容的关键词进行标识，录入计算机后利用计算机批量处理的功能进行处理。例如关于厂房基础建设一事的关键词，有人写“基本建设”，有人写“基建”，有人写“厂房建设”，而计算机后控时则会统一规范为“基建”。还可利用计算机“活动增加”的功能，把一些不规范的词与主题词中词义相同的进行合并。这种做法不仅解决了手工标引速度慢、计算机自动标引不准确的缺点，还解决了主题词的词义含量问题分属关系。