以“双五”为抓手，全面加强街道档案管理

王倩

（邹平市好生街道办事处，山东 邹平 256219）

引言

新时代下，档案事业也随之迈入全新发展阶段，针对档案管理开始寻求全新的突破，以符合现代化城市中心发展的需求。在此背景下，抓基层、抓基础、抓基本成为档案管理发展的全新思路，其中街道档案管理成为重要整治方向。由点带面、由小到大、由基层到省际的档案“双五”（档案规范化管理省“五星”级、数字档案室省“5A”级）建设随之推行与实施，依托档案“双五”建设理念，助推街道档案管理，成为工作开展的首要内容，具体是全面统筹区域内各级档案馆资源，形成区域一体化的资源优势[1]。在此基础上带动区域范围内档案管理工作的进步发展，进而由此打造出符合区域档案文化的品牌形象，实现档案工作开展的同时，产生明显的社会效应，切实保障范围内档案事业的稳步发展。具体内容讨论如下：

一、彰显基层街道档案管理价值，奠定档案“双五”建设基础

基层街道工作的性质决定了它在面向社会、走近群众的过程中，拥有最广泛、最原始的民生档案资源，这是最能体现党和政府为人民服务的历史证据和存档材料。然而，由于历史原因和新建城市的需要，街道档案馆的基础通常比较薄弱。例如，经济领导比归档更重要，归档人员不固定，归档管理分散（每个类别的档案存放在每个职能部门），归档业务问题（不完整的文件特征（如组织违规）严重限制发展街道档案工作。甚至一些街道因经济合同、拆迁协议等材料的丢失，造成经济损失和被动工作。档案管理工作之后和档案工作地位的缺乏受到了市政府的极大关注[2]。

“十二五”以来，基层街道档案工作得到了高度评价，随后，市区政府出台了《关于新形势下进一步加强和改进基层档案工作的实施意见》，由此实施档案馆建设总体规划。在此背景下，各级档案馆领导已明确认识到基层街道档案业是档案事业发展的机遇，更是面对新形势、新挑战，有效打开局面的重要突破口，建设街道档案馆。各级档案局目标任务需明确，实际工作开展需顺势而为，再此基础上逐步开展区街道国家星级档案标准化和信息化工作。区档案局主要领导带领相关负责领导和业务单位工作人员在各个街道开展档案工作。具体是充分调研及指导街道档案工作建设，每次走访街道，局领导都带头走访街道领导，寻找思想共识，争取街道领导对档案工作的关注和支持。同时，强化与街道档案馆的工作人员进行讨论，共同规划工作。通过一系列的努力，全区街道形成了“档案管理是一切街道管理的基础，抓档案就是抓管理”的理念。随着创作活动的开展和深入，档案馆在街道工作中的地位和作用不断提升。

二、依托档案“双五”建设要求，全面提升街道档案管理规范化水平

在市区领导指导街道开展档案“双五”建设过程中，始终坚持深刻贯彻落实我国《档案法》和各项档案管理工作条例以及数字档案管理评价标准为理论指导，结合各街道档案工作实际，采取因地制宜的创建工作目标和工作方案，由此全面推进档案“双五”建设工作的深入开展。具体需要做好以下工作内容：

（一）加强标准意识

区档案部门认真组织街道领导和档案工作人员学习相关标准和考核规则，对重要规定进行口译培训。街道需要比较指标、调查问题、发现差距、制定纠正措施，每条街道都应以实际差异为基础。制定国家4 星级、5 星级档案工作标准化考核方案，重点围绕档案资源、软硬件设备、档案信息化、建设陈列室等工作。以标准化建设标准为重点，形成两个层次，夯实街道档案工作基础[3]。

（二）加强资源建设

基层街道本身也属于一个小社会，各种基层活动随之形成了分类明确的、数量庞大的档案。研究街道风貌、部门设置、档案类别，对文献、实物、照片、光盘、会计、劳保等进行分类，科学准确地指导街道档案资源建设和使用。全面梳理出资源建设、安全生产、综合治理、双保障、资产管理、基础设施、司法等12 个以上类型的档案，以及档案分类方案、成文范围、保管表，并报区档案馆审核和批准，以便有规可循，有规可守。

（三）加强设施建设

国家星级归档标准不仅需要丰富多样的归档资源，更离不开良好的设施保障。因此，每条街道在创建过程中都增加了对设施的投资。如果您的办公空间很小，请先预留一个文件管理空间。例如，街道办公楼被拆迁，部分街道需要建设生态科技岛。临时住房安置期间，腾出3 间办公室，以此来实现省4 星档案规范化建设的目标。也有某些街道，为了成功建设5星级档案规范化工作，将原在二楼的档案室调整为四楼，增设了阅览室，“三房分开”，60 平方米的房间将用于建造街道陈列室。目前，全区所有街道均通过了国家档案工作标准化等级4 星以上，至2019 年其中一条街道成为首条通过了国家5 星级的档案标准化测评的街道。

三、全面统筹规划，促使街道档案管理信息化转变

街道档案馆多为民生档案馆，不仅本身馆藏数量众多，而且对此类档案进行搜索和使用的人也很多。民生档案存放在街道各职能部门，不仅查找费时费力，而且无助于档案的安全。为此，各级档案馆在制定区档案信息化发展规划时，坚持以创建国家4A、5A 数字档案馆、街道数字档案馆为目标，以创建为重点的街道数字档案馆形式。区级部门、街道、园区上下移动，统筹推进发展思路。区档案部门清醒地认识到，数字档案馆建设存在着重点和难点。成功的街道创建意味着整个地区的成功。应重点做好以下几个方面的工作内容：

（一）完善顶层设计，优化“数字档案管理系统”功能

2016 年以来，依托政府业务网络，“数字档案管理系统”在全区全面普及。为更好地适应档案电算化的发展需要，总计投资近100 万元，多次升级“数字档案管理系统”，完成与智慧办公系统的有效集成，实现电子归档，并成功引入签名技术。管理。该系统将街道档案管理的特色流程引入到数字化档案管理系统中，特别是结合街道档案管理的特点，从而构建了一种在线备案、在线指导、在线管理、在线使用的新型档案管理模式。2018 年，“智慧办公系统”全面升级。升级后的 OA 系统由工作流引擎、智能表单等支持，用于起草、审查、发布、盖章、分发、签署、批阅、流通等全过程在线流通[4]。

（二）加强培训，提高街道干部和职工网上办公能力

档案信息化发展的新要求最初模糊了街道行政人员和员工对电子档案流程的认识，他们对在线办公的热情不高。为推进街道数字档案建设，提升街道网上办事能力，区档案馆、区信息中心专门举办街道电子政务培训班。区信息中心侧重于在线发送和接收文件过程中的培训。区档案局重点培训电子文件归档和系统管理。同时，区档案部门深入各街道调研调查，发现问题，实地传授。通过教育培训，全区各街道都更好地掌握了电子政务技能。特别是高层管理人员和档案工作人员可以很好地使用数字档案管理系统，为创建国家4A、5A 数字档案馆奠定良好的基础。

（三）试点率先逐步实现数字档案全覆盖

街道档案工作的一个特点决定了街道数字档案的建立与政府部门和机构存在有很大不同。建设街道数字档案馆 为有效探索路径和经验，区档案厅选择了多条街道作为首批试点单位。选择街道档案室作为试点，主要基于街道领导档案意识强、档案责任心强、专业化程度高、街道档案管理相对规范等因素。同时，所有建设目标都从国家4A 级及以上开始，以避免降低标准，避免区档案馆自查国家A 级数字档案馆建设工作上街。（4A级以上数字档案馆由市档案局领导和专家创建，评审组审核通过），确保建设的有效性和质量。最终，在此基础上，分别实现了国家5 星级档案工作和国家5A 级数字档案室建设的“双五”目标。

（四）实现过程控制，确保街道档案信息化、标准化、科学化

各级街道接到档案“双五”建设的任务后，纷纷制定了档案创建、档案数字化扫描、信息设备采购等工作计划。期间，有地方档案局进行跟踪指导，多次邀请国家、市档案专家进行现场指导，确保试点工作顺利进行[5]。在各利益相关方的努力下，2016 年试点街道通过了国家4A 数字档案馆的评估和批准。此后2 年，全区其他街道借鉴试点街道经验，陆续建立国家4A 级数字档案馆。其他街道争先恐后，积极加强街道档案信息管理，规范和专业化街道职能部门向档案馆移交档案工作，以国家5A 数字档案馆建设目标为目标。各类分类按照国家质量监督管理总局发布的《档案数字化转换操作流程》进行。数字档案管理系统中列出了各类别的扫描档案，照片和音频（“电子文件归档管理系统”和“电子文件和电子档案的利用”）的系统链接，充分依托网络电子档案及服务模式，促使街道档案信息管理更加规范、科学、系统化转变。

四、结语

综上所述，街道档案管理以“双五”标准为抓手，最终实现街道档案“双五”建设成功发展的原因可归纳总结如下：

一是领导非常重视。无论是区领导、区档案领导班子，还是街道领导，都清楚地认识到中央下发意见《关于新形势下进一步加强和改进档案工作的意见》，《意见》内容直指区域档案工作，因此所具备的重要性和必要性不言而喻，这是打造街道档案“双五”标准的重要保障。二是精心组织、精心谋划。推进街道档案标准化、信息化建设，特别是档案“双五”建设活动是一项系统化的工程。档案局和建设单位都应当深入调研，强化组织工作，由此来制定和落实年度发展计划，并提供现场指导、预评估等具体实施环节。只有这样才能最大限度得到.避免走弯路，减少建设发展过程中的错误，确保街道档案“双五”建设的最终成功。三是加大投入是关键。所有街道都确保了资金、设施和人员位于存档、陈列室和数字处理方面的投入充足到位。第四，目标考核的重要手段。为确保“双五”规划的实施和成功，区档案部门加强了与区有关部门的协调配合。在区领导的重视和支持下，将目标和责任单位的设定纳入区年度目标考核，与区领导层的绩效考核相关联，由此全面增强了街道工作的积极性和责任感。