高校档案管理信息化研究

于思琪

（鹤岗师范高等专科学校，黑龙江 鹤岗 154107）

引言

随着信息技术的快速发展，大数据运算模式在各行各业得到了广泛运用。而在高校档案管理工作中，对纸质文件的整理与保存依然是数据储存的主要方式。无疑，这一传统管理方式已经无法适应新时代发展要求，严重影响了档案工作的有效开展。特别是近几年由于高校不断扩招，导致教师和学生数量增大，客观上增加了档案管理工作的复杂性，加上高校档案管理人员专业水平参差不齐，能力不足，无法有效管理数据资料庞杂的档案，导致档案管理工作不能适应学校发展需要。因此，为提升高校档案工作效益，对高校档案工作信息化、系统化地推进势在必行。

一、高校档案信息资源管理的必要性

（一）提高档案信息资源利用价值

高校档案管理工作的目的就是归纳高校日常管理中各类信息资料，其中包括对学生个人信息的深入挖掘，将有效支持提供给学生，保证学生就业、高校行政管理以及科研教学的顺利开展，这是档案信息资源实现共享最为关键的方式之一。高校档案管理部门中存储管理的档案信息需要在信息化技术的支持下实现各部门之间的联动工作，将有效支持提供给科研人员与用人企业，引导档案价值的最大化发挥。通过开发和运用高校档案信息，将有效服务提供给用人企业，可以保证其选拔到合适人才，保证高校和用人企业之间开展良好的合作模式，将更多就业机会提供给学生。与此同时，高校档案管理实现信息化建设，有助于良性存储目的的实现，从而实现高校档案管理工作的可持续发展。

（二）提高档案信息资源管理效率

高校档案管理部门利用信息化技术开展档案管理工作，可以充分利用档案信息资源保证这些数据信息在高校各部门中得以共享。如，建立学生档案信息资源库后，用人企业可以在互联网平台上对学生档案信息进行查询，以此缩减高校招聘会的时间和投入成本，同时也减少了档案管理人员的工作压力，促使档案信息利用效率的提高。除此之外，基于网络系统的档案管理平台能够对学生档案信息的类型和数量进行归纳统一，不需要再借助于人工统计方式来操作，这不仅使得人工统计的错误率降低，同时可以更好地利用学生档案信息资源，向学生、教师、企业提供更加优质的档案服务。

二、高校档案管理工作的开展现状

（一）高校档案管理工作缺乏科学合理的制度支持

通过调查发现，目前的部分高校在进行档案管理的过程中没有建立专门的相关制度，由于制度缺乏造成的管理工作不足主要体现在以下方面。首先，由于高校没有根据自身的管理特点和工作具体要求进行工作要求和规则的制订，从而导致部分高校在进行档案管理的过程中存在工作紊乱的现象。高校在进行资料的收集、整理、记录与整合的过程中过度借鉴其他高校的工作管理制度，导致管理工作与自身的发展情况不贴合，不利于高校在档案管理的过程中发现自身建设工作中存在的不足。同时，由于高校没有进行管理制度的更新与完善，导致其档案管理体系和方式没有与社会先进思想进行同步发展，造成了管理工作的落后，难以适应社会对高校管理的新型要求，不利于高校根据社会要求进行工作信息和学生资料的提供。此外，目前有部分高校开始重视档案管理工作中制度体系的制订，但由于制度体系的建设程度尚未成熟，再加之高校没有根据制度体系提供足够的重视，导致已有的管理制度不能充分发挥自身的指导优势。

（二）高校管理人员的专业能力参差不齐

数字化校园背景下高校档案管理工作的主要负责对象是高校的信息化管理队伍，因此高校管理人员的专业素质对档案管理工作的完成程度和工作效率具有重要影响。但由于高校传统工作理念的影响，导致高校没有对档案管理工作投以足够的重视，从而在管理人员的建设和培养上没有予以关注，造成目前大部分高校档案管理人员的专业素质参差不齐，不能充分利用信息化技术对学校工作和学生业务进行流程化的信息记录与整理。由于高校档案管理人员没有在计算机使用方面进行专门的训练和培训，在将计算机信息技术与高校档案管理工作的同步联系上存在不足，阻碍了高校档案管理工作的改善与创新发展。

（三）档案管理制度不完善

不少高校档案管理存在粗放管理现象，比如填表时，没有统一的格式，造成后期数据处理的困难；档案上交后，没有统一储存方式，部分档案纸质储存，部分数字化储存；需要查档时，因为没有统一的目录或整理方式，造成查找困难。上述问题的主要症结是档案工作的制度还不够完善。

三、高校档案管理信息化建设的有效路径

（一）加强档案管理的安全防护

共享和开放的特征意味着学生档案的计算机化建设在实践中会受到网络安全风险的威胁。在这种情况下，有必要科学地应用安全保护技术来加强对学生档案资源的保护，尤其是在信息管理方面，必须避免和控制潜在的安全问题和隐患，以确保学生档案的安全性、完整性和独创性。首先，使用防火墙技术和防病毒软件来提高计算机的安全性。实际上，防火墙可以抵御外部攻击和将计算机病毒渗透到计算机系统中，并可以减少网络安全问题对学生档案数据库的影响和威胁。请确保及时更新相关技术和确保安全保护有效。其次，在信息管理系统的应用中，加强身份验证，以管理学生的学籍档案。当前，基本用户名和密码主要用于登录学生状态文件的管理信息管理系统。在实践中可以避免这种基本的身份认证技术。不允许未经授权的用户登录信息管理系统，以保护学生文件。同时，在身份认证中，可以根据大学的实际情况优化现有的身份认证技术，例如指纹技术、虹膜技术等。所有应用程序都可以有效地防止密码被盗，进一步提高了学生档案管理安全性。最后，信息加密技术的科学应用。随着学生状态文件管理信息的积累，文件信息资源的共享和传播也不断得到改善。在网络环境中应用和传输学生状态文件可能会导致文件损坏，篡改以及攻击导致文件数据泄漏。在这种情况下，可以使用加密技术来保护学生文件的重要数据，并且使用加密技术还可以防止非公开学生文件的访问和保留，从而确保学生档案文件的安全。

（二）增加资金投入

对档案工作的重视不足，导致档案工作没有足够的资金进行基础设备更新、专业人才培养和信息技术研发。增加资金投入，可以优化替换掉落后的档案管理设施，通过运行先进的管理设施软件，为档案管理信息化工作的有效进行提供保障。信息技术加速发展，使高校档案管理工作既面临改革的机遇，又面临创新的挑战。高校档案管理人员必须从档案工作的各个方面考虑创新思路，让高校档案工作与时代接轨，做到档案储存无纸化、档案管理制度化、档案查找网络化，让档案资源发挥自身的价值，成为高校工作的基石，为高校管理提供资源性支持。

（三）加强信息化技术方面的技能

高校档案机构中档案工作者普遍具备理论知识以及传统的档案管理经验，但多数缺乏信息化、数字化、系统开发、统计学等知识。在信息时代，高校档案工作者需要鉴定大量的电子档案的内容价值及应用中的技术状况，以及时准确地捕捉和收集具有价值的信息；高校档案工作者应学习一定的软件工程和系统开发方面的知识，用专业的信息技术语言进行沟通，以准确表达自己对即将开发的信息系统建设的技术需求；高校档案工作者还应涉猎一定的系统评价知识，从档案管理角度评价系统性能的各项指标，评价档案信息系统的效益，并对系统现阶段所存在的问题提出有效的改进措施；此外，高校档案工作者应将统计学的知识运用到档案管理工作之中，以简化档案的编排和档案数据分析的步骤，高校档案管理人员利用统计学知识分析数据，以用户为中心，需求为导向，对档案信息的现在用户和潜在用户、当前需求和未来需求、单位内部和社会大众需求等，进行分析。以高校基建档案管理为例，随着信息时代的发展，传统的基建档案管理方式已无法满足当今基建管理的需求，要做到与时俱进，加强档案管理者的技能培训，提高档案工作者的信息技术水平，切实向信息化跨进。首先，要创造性地加强基建档案数据库的建设。数据库的建设需要利用技术手段才能实现，必须实现纸质档案管理向数字化档案管理的转变。同时也要根据档案的类别进行分类，让传统的档案室直接搬到网络上，建立档案的数据采集中心。其次，要创造性地加强基建档案信息化网络平台建设。网络平台的建设需要技术人员的支持，作为档案管理人员必须掌握信息技术的专业知识，只有这样才能保证基建管理人员能够将基建档案信息倒入数据库。此外，也可以采取数据共享，让档案部门实现联系查询、远程检索等功能操作，使档案管理可以更加便利。再次，还要积极开发基建档案信息分析系统。档案信息分析系统的开发主要是为各级领导、决策部门、基建管理人员决策提供数据支撑，切实把档案室变成基建档案信息控制中心。

（四）形成高校档案信息化管理制度政策

高校档案信息化建设要以完善的制度政策为支撑，档案管理相对于其他工作来讲更加复杂，由于档案种类较多、分类较多，所以在管理过程中要更加精细化。在大数据时代下，现代化的基础设施与技术手段为高校档案信息化建设带来机遇，同时也带来一定挑战，为了满足档案信息化建设的根本需求，需要结合档案管理的根本工作来明确档案信息化管理各个阶段所对应的管理技术，针对高校当前的数字化发展现状制定符合自身发展的管理制度，明确相关部门的工作职责，在各部门的全力配合下完成档案的数字化建设。

（五）完善档案管理基础设施

工欲善其事必先利其器，为了达到高校档案信息化建设要求，高校要对资金投入进行合理安排，加大数字化基础设施建设投入比例，在提高管理人员及工作人员管理意识的基础上，更新工作设备及软件技术。另外，高校档案管理部门要引进建设资金，巩固档案管理部门的地位，确保档案信息化设备的规划及采购，对计算机、扫描仪、打印机等设备进行升级，坚持先进、高效、实用的原则，全面建立现代化档案管理系统。此外，要不断提升高校网络化建设水平，为档案信息化建设提供必要的网络支撑，避免在文件存储或传输过程中出现数据丢失的现象。

结束语

大学档案的管理不可避免地会朝着信息化方向发展，大学也必须重视并支持这项工作。首先，必须提供足够的资源来构建硬件平台和配置相应的软件环境。其次，有必要建立专业的工作团队。主要有两种方式：一方面，加强对现有员工的专业培训，提高他们对信息管理的知识和技能素养，并促进实践的应用。计算机化的概念解决了这个问题。另一方面，有必要加大专业人才的引进，特别是熟悉文件管理和信息化的年轻工人的引进，以优化文件管理服务的人才结构，并将人员融入新的管理模式，更好地促进了计算机信息化的进程。