办公室档案管理工作效率的提升途径

卢璐

（平煤神马集团总医院档案科，河南平顶山 467000）

办公室工作内容众多，档案管理是其中一个重要方面。当前社会竞争异常激烈，生活节奏始终位于快车道，如果不能够及时跟进，将很容易因偏离正确轨道而被现实所抛弃。因此，需要坚持实事求是、有的放矢原则，运用各种高新方式方法及技术，将档案管理工作做到极致，探索走出一条提升档案管理效率的有效路径。

一、办公室档案管理概述

当前已经步入信息时代，企业管理也需要做出相应改变。办公室的档案管理工作作为企业管理的重要组成部分，为企业发展起到了积极作用。因此，要积极创新，主动求变，顺应时代发展潮流，高度重视档案管理工作，完善制度建设，强化人员素质提升，运用新型技术，以便更好为企业服务。档案管理能够承载历史记忆，佐证企业发展轨迹，是回顾过去、立足现在、展望未来的重要信息纽带，具备很强的现实意义和历史价值，其作用主要有以下几点：

（一）辅助决策作用

企业在生产经营发展过程中所遇到的问题及解决问题的方法对于企业今后的发展有着直接影响，而这些事件都应当记录在册进行归档。因此，做好档案管理能够对企业管理层决策起到很好的参谋作用，提升管理层决策规范化、科学化水平，为企业规章制度的制订、修改和完善提供参考凭证，有利于工作效率的提高[1]。

（二）传承企业文化

企业档案真实、详细记载着企业自创立到发展壮大的所有历程，是最真实的历史事件记录者，明确企业与员工之间的义务、责任以及合法权益，有效规避劳务纠纷。同时，员工通过学习企业过往辉煌业绩，能够树立企业文化品牌并加以传承，不断提升企业员工凝聚力与向心力。另外，在单位组织培训活动时，档案可以作为案例和参考资料，提升培训效果。

（三）推动工作开展

做好办公室的档案管理，能够有效降低事故发生率，推动企业各项工作有效开展。企业档案记录性很强，其中一些还涉及企业机密，对于企业发展有着很重要的作用，比如人员聘任、单位总结、请示、报告等等，因此，有必要做好相关管理工作，促使企业正常运行。

二、办公室档案管理存在的问题

（一）对于档案管理重视不够

一般来说，企业工作重点放在如何扩大生产规模、降低经营成本、畅通销售渠道等方面，对于档案管理不够重视，简单认为档案管理只是日常工作衍生品或附属品，无法为企业带来直接收益，在人员安排、资源配置等方面都不够重视，办公室很少安排专职档案管理人员，基本上是由办公室人员进行兼任，这样一来，使得档案在分类、归档时出现一系列问题，档案查阅、利用功能难以得到有效发挥。同时，还会造成档案收集全面性、完整性不足，信息泄露管控不严等多种弊端。另外，企业层面的不重视导致档案仅仅剩下收录、整合等前期功能，后续查询、分析、类比等功能缺失[2]。

（二）档案管理制度不够健全

档案管理制度内容包括档案收集、档案整合、档案分类、档案利用等多个方面，在具体操作过程中需做到收集整合规范化、存储分类有序化、期限界定标准化、查阅借阅制度化。但是在实际工作当中，许多企业没有制定档案管理工作制度，或者是制定制度后没有严格执行，使得制度沦为挂在墙上的一纸空文，还有一些企业没有设立专门档案室，在档案管理时规范性不足，使得档案管理效率受到限制，同时也会出现档案管理不善引发的破损、遗失现象。另外，一些企业档案管理人员只是将档案管理作为资料统计工作或者存储工作，没有对其进行进一步深化，自然就会导致各种各样问题的出现。以竣工档案的归档工作为例，许多施工企业采取的是数个业务部门共同来汇总资料，在具体责任划分时往往出现责任不清情况，实际操作时，相互推诿扯皮，谁都不愿意承担责任。同时，对于工程建设中的许多环节，档案管理人员并没有参与，只是由相关部门或技术人员予以告知。

（三）档案管理人员素质不高

办公室的档案管理不仅仅时将数据信息进行保存，还应当对数据信息进行深层次整合、分类及归档，使其具备信息参考意义。对于档案管理人员素质提出更高的要求。需要其具备相当管理水平，能够牢记档案管理原则，熟练掌握档案管理工作流程，在文件存档时做好相应标记，便于后续查阅。但在实际工作中，许多档案管理工作人员由于自身素质问题，导致档案难以发挥其作用，比如认知上存在偏差，错误认为档案管理只是一项打杂性工作，主观能动性缺失，档案管理时能拖则拖，工作效率低下。还有就是专业知识匮乏，对于档案分类合理性不足，保密级别设置不当。另外，一些档案管理工作人员年龄偏大，对于信息技术运用不熟练，严重制约了档案管理工作发展。

（四）管理手段滞后

目前我国信息化办公模式已经深入应用到各行各业，但是一些企业在档案管理时还是采取传统管理模式，传统档案管理采取纸质版管理，资料保存量有限，难以满足企业调档需求。同时，如果管理模式容易出现错误，信息整理过程耗时耗力，难以满足现代化企业管理需求。

三、优化办公室档案管理的有效措施

（一）思想上高度重视

行动需要以思想为指导，思想到位后行动才能够高效。因此，企业需要自上而下树立起重视档案管理工作的意识，企业管理层需要将档案管理工作放在重要位置，摒弃重业务、轻档案的思想，加强办公室档案管理，做好档案管理顶层设计，实施档案管理全过程控制。同时，要建立激励机制，使相关人员牢固树立起“主人翁”意识，做好业务考核工作，实行好奖优罚劣，以此激发工作人员主观能动性。另外，档案管理工作人员要及时对档案进行整合，使档案能够真正成为企业领导决策时的关键依据，档案管理人员还应当对企业历史档案进行认真梳理，将与企业当前活动以及未来发展有关联的档案资料分类整理出来，并将其进行资源共享，使其他部门负责人在需要相关档案时能够得到有力信息支撑[3]。

（二）完善档案管理制度建设

制度建设是一项夯实基础利长远的工作，如果要想促使档案管理高效运转，健全制度是关键，并严格抓好管理利用。要针对档案管理存在的问题制定有针对性的措施，促使企业档案管理制度趋于完善。要明确组织机构。将档案管理工作需坚持的原则及管理组织机构明确化，对档案材料的收集、归档、和编制明细化，对竣工档案的编号、分类、鉴定、保管、利用规范化。要建立档案管理专项制度。要建立具体化归档制度、移交制度、保管制度、保密制度、销毁制度等等制度。要推行“三管”模式。为保障重点工程的档案管理工作质量，要坚持以业主为主管、以中介为代管、以文档中心为保管的“三管”模式，促进档案管理水平的提升。要促进信息化管理。要积极探索重点工程项目的档案信息化途径，统一规定所有档案资料均需制作成和纸质文件一致的电子版，对于其他档案资料实施数字化扫描处理，方便利用计算机进行管理，或者以硬盘、U 盘、光盘的形式予以储存，为档案管理信息化扫除障碍。要配置数字化设备设施，运用先进档案管理软件进行档案信息化管理，并对其进行定期维护，确保档案信息实时性与有效性。要通过大数据技术来提升信息传递及共享效率，不断完善网络档案管理体系建设。要建立反馈机制，确保档案管理方向正确、目标明确。借助反馈机制对档案管理工作中出现的问题进行“回头看”，对于问题要采取积极措施予以解决。为防止档案信息泄露，需要建立起严格的档案借阅制度，不允许档案离开档案室，如需复印，需由单位主要领导签字确认后方可执行。同时，要坚持合作性原则，档案管理需要多部门联动，档案管理人员在整合档案室与相关部门进行沟通交流，疏通不顺之处，力求取得联动效应。

（三）提升档案管理人员素质

办公室的档案管理工作并非随意一人就可胜任，档案管理工作人员需要具备丰富、全面的相关档案管理知识，可以对各种数据信息进行正确分类，在档案信息收集时确保其真实性及完整性，在档案归档书写时标准、规范，严禁出现信息伪造、涂改等现象。因此，企业需要充分挖掘现有档案管理人员潜能，对档案管理人员加强培训，使其能够充分认识到档案信息管理工作的重要性，提升其处理信息的能力水平。可以组织开展定期不定期的档案管理培训活动，不断丰富档案管理人员专业知识储备、提升其专业技能。要制定有针对性的培训方案，对于年龄偏大的员工加强信息化、自动化方面的培训，使其能够熟练掌握计算机操作，提升其网络技术水平；对于年轻人则要加强档案管理基础能力培训，强化专业理论知识与实践操作能力，重点帮助年轻人摒弃眼高手低弊端，避免出现“一看就知道、一干全不会”问题，在教授专业理论知识时尽量做好传帮带工作，促使年轻人能够独当一面；在人才招聘时，要尽量引进高素质、高质量档案专业人才，促使专业人员干专业事情。要采用激励机制，对档案管理成效进行考核，管理成果优异的予以奖励，出现差错的予以惩罚，做好公平、公正。此外，还应当经常组织开展档案管理人员专题讲座，促使档案管理人员之间的沟通交流，提升工作人员对于档案管理的了解程度[4]。

（四）提升档案管理技术

要采取实物管理与计算机管理相结合的模式，以纸质版档案为基础，尽量将其转换为电子档案，方便查阅。加快推进档案管理信息化建设，要积极采用大数据、云计算、互联网+、人工智能等先进技术，促使档案管理科学化、规范化、标准化。要构建起完善的档案信息管理体系，从信息储存方面下功夫，促进信息储存条理化。要做好档案保密工作，尤其是对于电子档案，要加强防火墙的应用，有效阻隔黑客及病毒攻击。要设置要档案查阅权限，

时代进步使得我国企业管理工作得到全方位发展，办公室的档案管理工作作为企业管理的重要组成部分，需要企业管理层予以高度重视，不断完善档案管理制度，加强人员培训，引进先进技术，促使办公室档案管理工作再上新台阶，为企业可持续发展贡献力量。