对加强医院档案室库房管理工作的思考

黄睿一

（天津市职业病防治院，天津 300011）

前言：利用档案可以对历史进行记载，确保历史不被人们遗忘。科学技术的发展，给医疗卫生事业带来新的发展机遇，在不断发展的历史长河中，将医院档案室库房管理工作做好，不但可以保护医疗卫生单位的各类信息资料完整性，而且还能为医院历史、事业和每个职工负责。虽说档案管理这项工作比较平淡和单一，但它确是对历史的一种守望，对文明的一种传承，对千秋功业的一种记载，在医疗行业发展中，做好医院档案室库房管理工作有着极为重要的作用和意义。因此，相关人员要肩负起这项伟大责任，将其作为宝贵财富，实现管理工作朝着科学合理发展，不断加强医院档案室库房管理工作水平。

一、医院档案室库房管理面临的困境

（一）缺乏重视程度

现阶段，医院在档案室库房管理工作中面临的主要困境就是缺乏一定重视程度，没有正确认识库房管理工作的重要性，忽视库房管理对医院本身发展的推动作用[1]。主要体现在下面几个方面，一方面，作为医院的档案室库房管理工作者，没有树立正确的管理观念，使得管理工作不到位，导致档案管理缺乏实际意义，经常简单地认为库房档案管理就是对档案进行保管和装订，将其理解为一种日常工作，觉得档案室库房只要不会出现档案错乱、泄漏和丢失，并能满足正常使用者的需求，就万事大吉。就是因为这种错误观念的长期存在，使得很多管理工作者没有将医院档案室库房管理工作重视，存在一种轻视心理，在日常工作当中，缺乏积极性，造成管理工作不到位，无法将各项工作贯彻落实。另一方面，库房相关设施的管理，主要表现在部分医院基础设施管理和建设不到位，特别是对于档案保护的相关基础设施，不仅缺乏建设，而且缺乏管理，对于档案室库房管理中面临防火、防潮和防盗等管理问题，没有将其重视起来，这在某种条件下阻碍了档案室库房管理工作的正常运行，不利于档案管理朝着信息化发展，给档案室库房管理工作顺利开展造成负面影响。

（二）管理体制不健全

当前社会发展背景下，部分医院在档案室库房管理工作中，还面临着一些盲区，没有将档案室管理中，清洁和检查工作加以重视，使得各类安全隐患频频出现[2]。主要表现在部分档案管理人员专业程度有待提升，他们经常在档案室库房管理工作中，没有注入更多时间和精力，存在懈怠情绪，往往造成管理工作缺乏安全性和实效性，给档案室库房管理工作带来不利因素，容易产生安全事故。据调查统计，在档案室库房管理工作过程中，发生频率最高的问题有以下几点，首先，在实际管理时，档案管理工作者没有及时对室内的用电和用水进行检查，并且做好相关登记工作，水、电如果出现问题，往往会对档案管理工作造成极大威胁，作为工作人员，每天都要进行检查。其次，部分管理工作人员，经常会把档案室库房作为杂物间，放置各种类型的杂物，这在一定条件下给档案管理工作造成严重威胁，一旦出现安全隐患，由于杂物堆积，会影响应急救援的速度，对应急救援工作产生不利。最后，我们经常会看到，部分管理人员工作不到位，会出现闲杂人等或是非管理工作人员进入库房，并对其没有任何限制规范。除此之外，还存在缺少档案室库房相关设备管理等情况，通过以上几点我们可以发现，在管理工作中，管理体制的混乱，是不利于档案室库房管理工作有序进行的。

二、加强医院档案室库房管理工作的有效途径

针对上述在医院档案室库房管理工作中面临的困境，要想提升实际管理质量和水平，就要综合考虑各个方面影响因素，创新管理方式和方法，从不同方面入手，提升管理工作科学性和有效性，实现医院全面发展。主要可以从以下几点进行思考。

（一）树立正确的管理观念

在医院档案室库房管理工作中，由于管理者存在重视程度的缺乏，给管理工作带来很大影响[3]。我们都知道“物质决定意识，意识对物质具有反作用”在档案管理过程中，也离不开这一规律的有效支持，要想进一步提升档案室库房管理水平，作为管理人员，就要树立正确的思想观念，增强安全意识，不断将自身管理水平和业务素质加以提升，与此同时，还要严格遵循相关的管理制度，将其贯彻落实到位，让工作人员都能够按照相关规章和制度执行工作，从而避免人为原因造成的各种安全隐患。在实际工作中，一旦出现某些安全隐患，作为管理人员，要能及时发挥自身优势和作用，主动采取相关措施，而不是任其发展，进一步扩大，最终造成更大危害。另外，日常管理中，还要仔细进行观察，不能错过每个环节，避免由于自身原因，使得危害扩大，影响整个库房安全。通过树立正确的管理理念，不断提升管理水平，为医院档案室库房管理工作奠定坚实基础。

（二）强化硬件设施建设

要想进一步加强医院档案室库房管理，就要将硬件设备建设重视起来[4]。作为医院管理工作人员，要根据自身发展情况，加大档案室库房建设资金投入，完善和优化档案室库房管理中涉及的各类硬件设施，包含除湿机、空调机以及装订机等设备，通过将其加以优化，改变传统管理模式和方法，将信息检索慢以及储存量少的设备进行优化，利用专业档案管理软件，提升检索、借阅和统计的工作质量和效率，促进库房管理朝着现代化发展。同时，还要及时购买和更换消防设备，避免档案室库房出现火灾，如果不能及时扑灭，在某种程度上会加大医院损失，从而给医院管理工作造成极大影响。

（三）建立健全档案室库房管理体制

1.制定定期安全检查制度

在医院档案室库房管理工作中，管理制度有着重要作用，不仅能够规范和约束相关工作人员，还能让管理工作朝着正确的方向进行[5]。因此，在日常管理过程中，要重视安全检查制度的制定，对于这项制度，主要是由医院保卫科和相关部门联合制定的，发挥着两者的优势，定期对库房进行安全检查，比如，档案室库房的防盗、防火、防潮等情况，通过制定这一制度，促进管理朝着常态化发展。如果在检查过程中，发现问题，就应及时保护现场，并且向上级领导汇报，具体可以参考“档案法”中涉及的一些规定，对档案室库房相关电气设备运转状态加以检查，包括库房中的温湿度器和空调等设备。同时，还要对消防设备进行有效检查，确保设备使用状态正常，检查完之后，还要做好相关统计工作，建立台账，确保档案室库房管理工作符合各项管理要求，如防火、防盗、防水和防电等方面。另外，还要对库房现存的档案加以翻查，查找是否出现发霉、受潮和字迹蜕变等问题，发现问题，就应及时加以反馈，找出其中问题缘由，在后期管理中，将此类问题重视起来。

2.完善卫生清洁制度

通常情况下，在医院档案室库房管理工作中，卫生清洁工作发挥着重要作用，在某种程度上影响着档案管理寿命，如果卫生清洁工作质量高，就会提升其保管寿命[6]。档案库房中往往会存在灰尘，并且其中还存在很多霉菌，如果尘土太多，加上库房中温度和湿度比较高，文书档案往往会发霉，这种情况的出现，极大地影响档案自身安全。作为档案室库房管理人员，就要定期使用相关设备将库房中的尘土加以处理，比如，可以利用吸尘器，每周清洁两次，在这过程中，也可以使用拖把和毛巾等加以辅助，确保库房管理中的卫生清洁管理工作实现落实。档案室库房管理人员在离开时，还要检查门窗是否锁好，室内是否断电，将这项工作完成之后，才会确保库房管理更加安全。另外，在库房中禁止堆放杂物，这样可以确保卫生清洁，也不容易引发安全隐患，为档案管理创造一个良好的环境，提升管理质量。

3.对人员出入库强化管理

在医院管理中，档案室库房管理作为重要组成部分，对医院安全有着重要影响[7]。作为管理人员，在工作时，要增强安全意识，尤其在库房当中不能放置容易腐蚀、爆炸和燃烧的物品，这些物品在一定程度上会影响档案管理安全。与此同时，还要对进出人员明确规定，如果是非管理人员或者闲杂人等，千万不能让其随意进入库房，除非有管理部门的批准，才能进入，例如，设备维修和维护以及参观人员，在进入库房时，就要对人员加以身份核实并规定其出入时间，符合要求之后可以进入，还要做好相关的登记工作，制定台账。除此之外，要想进入档案室库房，还要更换好专业的工作服，尤其不能将相机等设备带入其中，管理工作者还要对进入人员全程陪同，确保档案室库房管理更加安全。另外，对于相关账册档案要对其进行妥善看管，尤其是一些机密档案，更要加强安全管理工作。

结语：综上所述，在医院整个档案管理工作当中，库房管理有着重要作用，要想进一步强化医院档案室库房管理工作，就要将这份工作重视起来，它不仅会指导医疗卫生单位朝着科学化发展，还会促进社会经济发展，满足时代发展需求，因此，将管理工作做好非常重要，在现实工作中，就需要相关人员，根据医院自身发展需求，积极致力于医院档案室库房管理工作的优化和完善当中，通过建立健全相关管理制度，比如，人员出入库房管理制度，安全检查制度以及安全清洁等制度，进一步来规范管理人员的日常工作，从而提升医院管理实际水平，确保管理工作朝着高效化发展，提升医院整体经济效益，推进医院走向可持续化发展道路。