关于纸质档案管理保护工作的思考

2021-11-27杨雪梅

魅力中国 2021年47期

杨雪梅

（川北医学院图书档案馆，四川南充 637000）

档案是对活动、技术等方面的全面记录，能够呈现出一段时间内的工作活动，是事业单位等机构的重要信息，通过对档案的发掘与应用，能够对后续的工作提供指导，从而提高档案管理工作质量。纸质档案是较为传统的一种记录保存形式，但是纸质档案在管理工作中，如果缺乏科学的保护工作方法，会导致纸质档案受到破坏，从而导致信息、数据等丢失，一旦纸质档案被损坏，就会出现信息永久丢失的问题，所以必须采用科学的管理方法，提高纸质档案管理工作质量。

一、纸质档案的基本特点及保护管理工作作用分析

（一）复杂性特点

纸质档案是对事业单位一段时间内的活动记录，所包含的内容较多，包括事业单位的营销活动、经费使用、财务管理以及人员等多个方面，所以纸质档案所包含的内容较为复杂，需要记录的内容较多，需要的管理的纸质档案数量也就越多，所以会在很大程度上提高纸质档案管理工作难度，纸质档案管理工作需要处理大量的档案资料，其复杂性较高，所以在保护工作中容易出现问题。

（二）受环境影响较大

纸质档案与信息化档案存在很大差异，纸质档案通过纸张作为媒介记录和存储资料，而纸张容易受到存放环境的影响，如果存放环境存在问题，例如环境潮湿、过于干燥、低温或存在虫蚁等，都会对纸质档案造成不同程度的损害，相比于信息化档案而言，更容易受到存放环境的影响，所以必须妥善处理存放环境，确保存放环境质量，才能够保证纸质档案受到良好的保护。

（三）受保护方法影响较大

在纸质档案的保护管理工作中，如果所采用的保护工作方案不够科学，容易使得纸质档案受到损害，从而导致数据、信息丢失等问题出现，无法满足纸质档案保护工作需求。纸质档案的保护管理方法在很大程度上受到工作人员的专业能力影响，所以为了提高纸质档案保护管理工作质量，必须确保管理人员具有专业管理能力，能够结合纸质档案的基本特点创新保护管理方法。

（四）纸质档案保护管理的作用

事业单位的纸质档案管理在事业单位发展中具有重要的作用。第一，纸质档案管理能够提高事业单位业务的规范性，当前事业单位的管理工作内容较多，不仅要管理大量的业务活动，还要对客户信息、财务信息、经营信息等进行深度的管理，以及事业单位管理中的人力资源、设备资源、经费支出等相关方面的统计，信息量较大且内容较为琐碎和复杂，如果不对纸质档案进行高效的管理，会导致事业单位的业务管理缺乏规范性，通过对纸质档案实施科学的管理，能够有效提高事业单位业务流程和业务管理的规范性，使事业单位的各项管理工作能够有序化开展。第二，纸质档案管理能够保证资料的有效性。事业单位纸质档案信息中的资料是其自身发展过程中产生的第一手资料[1]。

二、纸质档案保护管理工作中存在的主要问题分析

当前，部分事业单位在纸质档案的保护管理工作中还存在着一些问题，导致纸质档案没有得到良好的保护，出现档案丢失、纸质档案被破坏等严重问题，对于事业单位的发展造成十分不利影响，其存在的主要问题主要体现在以下几个方面：

（一）对纸质档案的管理认知不够明确

纸质档案在事业单位发展与管理工作中具有重要的作用，但是部分事业单位对于纸质档案的重要性认知存在很大不足，没有深刻认识到纸质档案对于事业单位发展的基本作用和实际价值，从而导致纸质档案保护管理工作被严重忽视，甚至部分事业单位没有建立专门用于纸质档案管理的部门，对事业单位发展造成严重的负面影响。除此之外，部分事业单位对于纸质档案的分类管理没有全面落实，且因为纸质档案工作被长期忽视，导致纸质档案中所记录的信息不够完善，无法发挥出纸质档案对于事业单位发展的促进作用，重视程度不足会导致纸质档案的管理工作实效性无法得到保障，是当前部分事业单位在纸质档案管理工作中存在的主要问题[2]。

（二）纸质档案管理制度不够完善

根据对部分事业单位的纸质档案管理工作现状来看，许多事业单位尚未建立完善的纸质档案管理制度，导致纸质档案在收集、整理、保护等多个工作环节缺乏严格的标准，在事业单位业务开展过程中，缺乏对纸质档案的信息和数据收集，从而无法准确呈现出事业单位在一段时间内的发展情况。纸质档案保护管理工作必须具有科学的规章制度，按照纸质档案的基本特点，采用相应的管理制度，保证各项管理、保护工作能够严格按照相关的标准规定落实。纸质档案管理方面缺乏规范性模式建设，档案资料的收集、整理、储存、分析等工作缺乏规范化标准，导致工作开展杂乱无章，存在着很大的随意性，是影响当前事业单位在纸质档案保护管理工作中的主要因素。

（三）管理人员专业能力有待提升

因为纸质档案管理工作具有复杂性、长期性以及系统性等多项特点，要求档案管理人员必须准确掌握纸质档案的管理工作要点，具有专业的纸质档案管理能力，才能够确保纸质档案保护工作质量，但是当前部分事业单位缺乏专业的纸质档案管理人员，一些事业单位的纸质档案管理工作人员为兼职状态，缺乏科学的纸质档案管理系统知识，从而导致纸质档案管理工作质量受到很大影响。纸质档案管理对于环境管理、过程管理以及利用管理等多个方面具有明确要求，管理人员必须掌握科学的管理方法，才能够起到良好的效果，所以为了解决该问题，必须建设一支具有专业能力、高素质的纸质档案管理队伍，才能够确保纸质档案管理工作高效开展。

（四）纸质档案保护工作不力

受到纸质档案的特定影响，纸质档案在存放过程中容易受到多种因素的影响而被损坏，但是当前部分事业单位针对纸质档案的保护工作力度存在很大不足，一方面在纸质档案的存放环境保护中没有进行改善，另一方面缺乏科学的保护方法。如果纸质档案的存放环境中存在较为不利因素，就会导致纸质档案受到损坏，而一些事业单位在针对纸质档案的管理保护过程中，却没有对纸质档案的保护环境进行优化，例如纸质档案的存放环境过于潮湿，会导致纸张被水分侵蚀，纸质档案就会出现不同程度的破损，其中所记录的数据、信息等就会丢失，导致纸质档案所记录的信息不够完整，所以需要事业单位不断提高纸质档案保护工作力度。

三、纸质档案保护管理工作的有效策略分析

针对上述当前部分事业单位在纸质档案保护管理工作中存在的问题，已经成为影响事业单位发展的重要因素，所以必须创新纸质档案管理模式和管理方法，确保纸质档案的实际作用和价值能够充分发挥，是促进事业单位长远发展的重要措施。结合纸质档案的基本特点，以及部分事业单位在纸质档案保护管理工作中存在的实际问题，本文提出如下几项有效的保护管理措施：

（一）建设统一化、标准化的管理制度

缺乏统一的规范是影响事业单位纸质档案管理中的关键问题，因此事业单位馆要加强统一规范建设。首先事业单位要根据本馆的实际情况制定细化纸质档案的分类方案，使得纸质档案的归档范围、保管期限、档号标识、分类方法等方面有明确的规定，保证管理人员在日常工作中对相关纸质档案的收集有规可依，避免日常的疏忽导致纸质档案的遗漏丢失。其次，已建立的纸质档案保护管理制度要根据事业单位的发展变化进行更新。第三，事业单位需要制定符合事业单位的纸质档案查阅利用制度，不仅能够加强提升纸质档案查阅工作质量，还能够保障纸质档案在利用过程中的安全性。

（二）加强纸质档案利用过程中的保护

纸质档案是事业单位发展过程中的重要资料，对于事业单位发展、决策制定等多个方面具有重要作用，所以事业单位的纸质档案经常需要查阅，而在查阅的过程中，纸质档案很容易受到破坏，尤其是存放时间较长的纸质档案，其纸张较为脆弱，如果利用过程中所采用的方法不当，就会导致纸质档案受到严重破坏。因此，在事业单位纸质档案利用期间，需要做好保护工作。

（三）加强纸质档案存放环境优化

纸质档案容易受到环境因素的影响，所以存放环境优化是纸质档案保护管理工作中的必要环节，必须结合实际情况对纸质档案的存放环境进行优化，主要包括如下几项内容：（1）纸质档案在存放过程中，不能受到强烈的日光或灯光照射，日光或灯光照射会导致纸张质量下降，所以如果纸质档案存放区域内存在透光的门窗时，需要做好遮挡措施，避免纸质档案长时间受到光照。（2）工作人员需要对其对纸质档案存放区域内开展除湿工作，降低纸质档案存放空间内的水汽含量，防止湿度过高导致纸质档案被损坏，所以需要建立科学的除湿工作计划，定期开展完善的除湿工作，从而能够建设良好的纸质档案存放环境，降低环境对纸质档案的影响。（3）工作人员需要定期对纸质档案存放区域内开展除虫工作，因为在纸质档案存放过程中，如果出现虫蚁等问题，虫蚁会啃食纸张，从而导致纸质档案被破坏，所以需要加强日常监测工作，如果出现虫蚁等问题，需要立即开展大规模的除虫工作，确保纸质档案不会受到虫蚁等侵害，最为重要的是需要做好虫蚁预防工作，针对容易出现虫蚁的区域加强管理，从而能够起到良好的保护效果。（4）管理人员需要定期对纸质档案存放区域进行清洁，将霉菌、灰尘全部清除，防止霉菌、灰尘等堆积对纸张造成破坏，制定完善的清洁消杀方案，能够显著提升纸质档案存放空间质量，避免纸张出现霉变等腐蚀问题。（5）工作人员必须定期对纸质档案存放区域进行巡视，认真查验纸质档案是否被破坏，如果发现纸质档案被破坏的问题，需要立即查明原因并制定相应的应对措施，从而能够有效提高纸质档案保护管理工作质量。