高职院校档案管理工作中常见的问题与解决对策

焦丹琼

（北京农业职业学院机电工程学院，北京 102208）

在市场经济的推动下，高职院校的办学规模和办学质量也逐渐地提升。而新的发展环境也极大地丰富了高职院校的工作，使得高职院校在档案管理工作中需要整理和管理的档案逐渐地变得繁杂，对档案管理工作造成了极大的困扰［1］。让高职院校档案管理工作实现现代化、信息化建设是当前高职院校普遍采取的一种策略，通过对档案管理工作的信息化，提升档案管理工作的工作效率和质量，使之能够发挥出足够的价值。

一、高职院校档案管理工作的重要性

档案管理工作是现代高职院校在建设和发展过程中的根本，其中涉及高职院校在教学、科研以及管理等多方面的内容，加强对档案管理工作的重视是高职院校在建设和发展的过程中无法忽视的重要问题。

（一）促进学校教育改革和发展的需要

对于高职院校的建设和发展而言，加强对档案管理工作的重视，也是为学校教育改革和发展提供必要的数据支撑［2］。高职院校档案管理工作并不只是单纯地将学校在建设和发展过程中的各种数据信息进行收集和归纳，而是要将各种有效信息进行科学地收集、整理、分析和运用，并将其运用到学校的建设和发展中，让各种档案信息发挥出应有的价值，让高职院校建设和发展的过程变得更加的科学和合理，实现高职院校整体的现代化建设。

（二）促进学校档案信息高效运用的需要

高职院校档案管理工作需要对学校运营过程中在教学、科研以及管理等多方面信息进行收集和管理，几乎包含了高职院校在建设和发展过程中的所有有效信息，能够对学校的建设和发展起到良好的促进作用。在新时代的背景下，各大高职院校将档案管理工作的现代化、信息化建设作为了档案管理工作建设的目标。在现代化、信息化的加持下，让高职院校可以对当前的档案管理模式进行创新，让高职工作更加高效地处理和分析各种档案信息，可以在最大限度上满足高职院校对学校档案管理工作的需求，促进高职院校的建设和发展［3］。

（三）促进学校档案管理工作转型发展的需要

时代是进步的、发展的，为了让高职院校档案管理工作可以长久的、持续体现出自身在高职院校建设和发展中的价值。高职院校档案管理工作也应当顺应时代发展的潮流，紧跟时代发展的步伐，不断加强对高职院校档案管理工作的重视，促使其能够实现转型发展。只有高职院校在建设和发展的过程让档案管理工作始终都能够紧跟时代发展的潮流，才能让档案管理工作不断进行转型发展，满足高职院校建设和发展的需求。

二、高职院校档案管理工作中常见的问题

为了确保高职院校建设和发展的质量，高职院校将档案管理工作的现代化、信息化建设作为了档案管理工作的建设目标，经过多年建设和发展，我国高职院校在档案管理工作信息化建设方面已经取得了一定的成就，但仍然存在一些不足，对我国高职院校档案管理工作的建设造成了消极影响。

（一）档案管理工作模式更新不及时

传统的档案管理工作模式已经无法满足当前高职院校建设和发展的需求，因此，在实现高职院校档案管理工作的现代化和信息化建设的进程中，档案管理工作必须引进和创新工作模式，来满足高职院校实际发展的需求。但对我国大部分高职院校档案管理工作的建设现状进行分析时发现，虽然档案管理工作在信息化建设层面已经初具成效，但是这种成效基本上都只是停留在软硬件设备上，缺乏对工作模式的创新，难以让档案管理工作发挥出更大的价值。具体体现在以下三个方面。首先，对档案管理工作的认知依然只停留在传统工作模式中。虽然正在加强档案管理的现代化建设，但是部分高职院校的档案管理工作依然以档案信息收集、整理和归档为主，主要的工作和服务模式依然只是日常保管和提供借阅，体现不出现代化建设的价值和意义。第二，档案管理工作规范程度不足，在当前社会背景下，社会对于高职院校的建设和发展提出了更高的要求，而档案管理工作作为高职院校建设工作的重要组成部分，需要档案管理工作为其提供更为高效、科学的工作服务，但是受限于档案管理工作的规范程度，导致部分工作人员无法及时、有效地进行相关档案的调取，严重影响其正常的工作。第三，对档案信息的运用程度较低。随着社会发展的需要，档案管理工作对高职院校决策和发展的影响越来越大，档案管理工作人员必须对档案信息进行深层次的分析，为学校提供更加科学的数据资料。但是相关工作人员的综合水平和思想观念的束缚，导致其在工作中缺乏对档案信息进行深度挖掘的积极性，无法为高职院校提供更为科学的数据支撑。

（二）档案管理工作者综合水平不足

档案管理工作者的综合水平是影响高职院校档案管理工作质量的重要因素，高职院校将一些文化素养较低的工作人员安排到工作岗位中，档案管理人员真实的水平与实际的工作岗位需求不匹配，难以满足档案管理工作现代化建设的需求。而部分高职院校在档案管理工作中，大量引入兼职人员，导致档案管理工作被迫地停留在档案的收集、整理以及归纳等初级阶段，无法让档案管理工作在高职院校的建设和发展中体现出更大的教学价值成为必然，严重阻碍了高职院校的建设和发展。

（三）档案管理信息化程度低

虽然部分高职院校在学校建设和发展的过程中将档案管理的信息化建设作为学校发展的一个重要建设内容，但这种重视几乎只是停留在形式上面，并未落实到实际工作中，令档案管理工作的信息化程度始终无法有效提升，更无法令档案管理工作在高职院校的建设和发展中发挥出更大的价值［4］。具体表现在高职院校信息档案管理工作的软硬件设备的建设不足、相关工作人员的信息化水平较低以及档案管理工作的规范化、科学化的程度不足等。这些问题都严重影响着档案管理工作实际的建设质量和水平。

三、提升高职院校档案管理工作质量的策略

对于高职院校档案管理工作而言，要有效地解决高职院校档案管理工作中存在的不足，档案管理工作者就需要从现代档案管理工作建设的基础条件进行考虑。从科学的管理理念和机制、数据信息的收集和整理以及设备技术等条件进行思考，提升高职院校建设和发展的整体水平。

（一）及时引入先进的管理模式

及时地引入先进的管理模式是当前高职院校在档案管理工作建设中应当采取的重要措施，要借助先进的管理模式让档案管理工作发挥出应有的价值。为此，高职院校可以从以下角度进行分析，以此来提升高职院校档案管理工作的建设效果。第一，重视对各种档案信息深度挖掘和利用的工作。对于高职院校的建设和发展而言，高职院校档案信息中蕴含着丰富的工作参考价值，学校在开展各项工作时，可以在档案信息中找到相似的数据信息，并以此为指导进行高效地工作，提升工作效果和质量。第二，重视相关工作人员工作制度和内容的创新，在传统档案管理工作的工作模式下，相关工作人员的工作主要以数据信息的收集、整理和归纳为主，未能对各种数据信息进行深度地挖掘。为此，高职院校可以创新相关工作人员的工作内容，引导档案管理工作人员对工作内容进行深度的创新，让档案管理工作在高职院校建设和发展中体现出更大的价值。

（二）实现高职院校档案管理的规范化建设

为了有效解决当前高职院校档案管理工作中存在的问题，提升高职院校档案管理工作的建设水平，促进高职院校各项档案信息的运用效果和运用效率。为此，高职院校可以从以下角度进行思考。第一，创新档案管理的管理方式，为了应对新的发展形式，高职院校在建设和发展的过程中必须要有更加先进的档案管理方式以满足高职院校建设和发展的需求，方便高职院校各部门及时有效的调取档案信息。第二，推动档案管理工作模式的标准化、规范化建设，引导档案管理工作朝着科学化、规范化和有效化的方向进行发展，将所有的档案信息都置于一套完整的，标准化的档案管理工作要求中。

（三）提升高职院校设备技术等条件

对于高职院校的建设和发展而言，设备技术等条件是档案管理工作的基础。高职院校档案管理工作建设人员应当加强对设备技术等条件的建设，为解决各种档案管理工作中存在的问题打下基础。高职院校相关工作人员可以从设备技术和专业人才队伍两个层面进行考虑，全面提升档案管理工作的质量和效果。首先，在设备技术方面，相关的工作人员除了要及时地引入先进的工作软硬件设备之外，还要注意对先进工作技术地的引入，全方面地提升档案管理工作的质量。在档案管理工作专业人才建设方面，要加强对档案管理人才的引入和档案管理人员的培训，帮助档案管理工作人员完成专业素养的提升，为高职院校档案管理工作质量和效果的提升打下基础。

四、总结

在新的历史时期，高职院校档案管理工作应当以实现档案管理工作的现代化和信息化为目标，提升相关工作人员的工作素质，积极引入新的管理技术和管理模式，针对档案管理工作中存在的不足采取针对性的措施，实现对档案管理工作全方面、多层次的更新和升级，让档案管理工作可以在高职院校的建设和发展中发挥出更大的作用和价值。