主管机构参与的赛会档案资源共建研究

陶 成/上海世博会博物馆文献研究中心

近年来，我国举办了许多大型国际赛会，如2008年北京奥运会、2010年上海世博会、广州2010年亚运会；杭州2022年亚运会、北京2022年冬奥会也即将开幕。这些赛会多由主管的国际组织（国际奥委会、国际展览局、亚奥理事会）管理，有意向的城市申办，获得举办权的城市成立组织机构筹办执行，并由其他国家（地区）共同参加。我国一些行业主管部门或协会也组织管理了多样的赛会活动，如由国家体育总局主办的中华人民共和国全国运动会（下简称“全运会”）、国家住房和城乡建设部和地方政府共同举办的中国国际园林博览会（下简称“园博会”）、中国花卉协会主管的中国花卉博览会（下简称“花博会”）。每届赛会申办、筹办、举办周期动辄数年，涉及超大体量、数量庞大的各类项目，动用百亿级甚至千亿级项目资金，对所在城市的多个行业都产生持续的影响。赛会项目产生的大量档案不仅是对行业发展水平的直接记录，对城市规划、赛会运营、交通运输、文化体育等多个行业都有借鉴价值。高效利用每届赛会的档案资源，将对提高赛会预算的经济效益、社会效益，提升行业的创新竞争力，提高赛会档案的公共文化服务质量都有积极作用。因此举办国、赛会主管机构对赛会档案工作日益重视，如北京冬奥会档案工作被提升到人文遗产战略的高度；国际奥委会（下称“IOC”）在《奥林匹克宪章》《遗产战略方针：勇往直前》《2020年奥林匹克议程》中鼓励申办城市提出可持续保护遗产的整体方案。

1 常见赛会档案管理工作模式

我国赛会档案收集有两种常见模式。一种是赛会组织者设置内部档案机构，设立专职、兼职档案员开展档案征集工作，第一届至第五届全运会内部档案的管理就以此种模式展开[1]。另一种是举办地档案机构联合赛会申办者、组织者建立协作机制，由档案机构主导档案征集，赛会闭幕后档案机构接收立档单位移交的档案，并负责保管和利用。随着国家档案局发布《重大活动和突发事件档案管理办法》，档案工作被纳入赛会组织者重要工作日程，赛会的复杂性和档案工作的专业性日益增强，赛会举办地档案机构的工作责任更加凸显，第二种工作模式也更加常见。

1.1 成就和经验

北京奥运会、上海世博会、中国国际进口博览会就为当地档案机构和组织者的档案合作模式提供了实践。北京市档案局与奥组委秘书行政部合作，在奥运会闭幕后，共接收纸质档案25万卷，照片档案38.4万张，录音录像档案1.3万盘（张），电影胶片79盘，各类系统数据、电子文件1TB，实物1.5万件，资料1万册，实现了“在奥运会历届举办城市中留存奥运档案最完整、最齐全、最系统”的工作目标[2]。

上海世博会档案工作得到市政府高度重视，上海市政府为世博会档案工作提供制度、预算保障；上海市档案局牵头制定总体工作方案和阶段工作计划；针对世博局、执委会成员单位等档案主要来源单位设立全宗，为展馆、工程、论坛等特色档案类型和迎世博600天行动、动迁等重大项目单独制定了工作标准；开发档案及目录移交业务系统；组织专职、兼职档案人员和档案志愿者进驻收集档案；通过培训、业务指导、阶段总结交流、多次监督等，保证档案质量[3][4]。

1.2 局限和矛盾

奥运会、世博会等赛会有几十年甚至上百年的历史，已在数十个国家和地区举办，各国多次多地参加赛会，生成了零散在全球的各类档案。因此，从整体来说，赛会档案也具有来源和主题的多元性，档案载体随着科技进步呈现演进性。尽管赛会举办城市的档案机构高效地完成了自己职责，但受到行业条线和属地化的双重限制，在开展档案征集、保管、服务时存在一定局限：第一，档案机构的赛会档案接收单位主要为组织者及执委会成员，高校、出版社、媒体自行制作的资料难以覆盖；第二，举办经验较少国家的档案机构难以确定全周期的归档范围、预判未来的利用需求；第三，当收到本地在其他国家、地区参加赛会的查档申请时，往往难以响应；第四，公共档案管理机构事务庞杂，赛会档案只是阶段性重点项目，难以长期深耕赛会档案工作、开发利用档案价值。但随着社会对城市记忆、历史内涵的价值更加重视，除了赛会申办、举办城市政府、科研机构、高校、媒体、文博单位经常利用赛会档案外，企业为追溯参会历史、赛会后续场地项目进行立项、游戏和影视作品场景建模等，也都会利用赛会档案。这些利用需求主题明确、粒度小、涉及多届赛会，并非赛会主管机构或一地档案机构可以满足。不少赛会主管机构也意识到档案工作现状和档案利用需求及潜在价值存在的差距，开始更积极主动地融入档案工作，基于行业全局站位和历史视角积极作为，陆续开展和组织者及其档案工作主体的合作，提高赛会档案资源的整体建设和利用水平。

2 赛会主管机构增设常态化档案业务主体

赛会主管机构有规划行业发展、选拔举办城市、督导赛会执行情况、研究推广行业精髓等职能，相对于临时成立的赛会组织者有长期性和权威性，能在赛会全周期及非赛会期间开展延续、系统的档案工作。同时，赛会主管机构也以赛会为管理对象，开展档案工作时不受地域、条线的限制，可持续与举办地档案、文博、图情等行业共同开展全周期的合作。

因此IOC、国际展览局（下称“国展局”）、世界技能组织等赛会主管机构纷纷设立专职部门、子公司或合办专门机构，承担赛会档案常态化工作。比如，IOC子公司奥运会知识服务（OGKS）采集、审核各届奥运组委会重要业务档案，并负责奥运会组织者间的知识转移；奥林匹克转播服务（OBS）制作奥运会音视频信号档案，闭幕后移交给奥运会博物馆（TOM）；IOC档案室提供IOC全体大会纪要、历届赛程赛果、规章等内部档案查询服务；奥运会研究中心（OSC）通过世界奥运会图书馆（WOL）提供各类奥运书籍的阅览服务，同时管理全球数十家奥林匹克研究中心。国展局和世界技能组织则联合上海市政府，成立了官方博物馆和官方文献研究中心。这些常态化的行业档案工作主体在日常开展赛会档案的收集、保管、研究、服务工作；在赛会筹办、举办期间，则联合赛会主管机构和当地组织者，对多种资源产生主体开展档案征集、移交、推广工作；闭幕后与举办地的档案保管部门协同提供赛会档案利用服务。

赛会主管机构增设常态化档案工作主体具有如下意义：一是能连续多届持续统计研究行业档案产生和用户需求，形成档案供需全局观；二是可以制定行业档案的标准、提出工作建议，与各届赛会组织者档案工作主体达成协作机制，形成全面、连续、规范的行业档案征集保管模式；三是能深度开发利用档案，通过搭建赛会档案库、组织多届组织者之间的培训、实训工作，实现积极、动态、高效的核心知识转移[5]；四是可以联合图书情报、博物馆、档案馆、高校等多个条线开展沟通合作，助力举办国形成综合性公共文化成果[6]，真正形成社会公共记忆[7]。

3 国展局、世博馆参与的世博档案资源建设创新

世博会起源于1851年的伦敦，每届世博会会期3—6个月，约有百余个国家与国际组织参与，吸引千万人参观。世博会博物馆（下称“世博馆”）是国展局官方博物馆和官方文献研究中心，自2010年成立起就在国展局支持、世博国际社区帮助下，通过日常征集、国展局资料托存、会期参展征集等方式持续开展世博档案文献的管理工作，满足了申办国、举办国、参展者、媒体、研究机构等多样化的利用需求。2020年迪拜世博会计划于2021年10月开幕，迪拜世博会组织者的档案部门已和国展局、世博馆对接，商议世博会档案移交事宜。世博馆将结合赛会档案工作的新形势，倡议搭建多主体合作的档案资源共建框架，探索系统、延续、藏用结合的档案管理模式，促进行业档案知识转移。

3.1 搭建多元主体的档案资源建设合作框架

建设共建共享的世博项目档案资源，意味着国展局、世博馆主动参与，通过协同多元化主体，共同开展平时、会期的全周期档案收集、开发和利用工作。该模式应考虑世博行业内外各机构的生存周期，以及各机构在平时和世博项目全周期的资源产生及需求特点。

国展局及世博馆为世博行业常设机构，在平时应逐步履行如下职能，保障世博档案资源建设：第一，起草、完善行业档案呈缴的规章和标准；第二，组织专业人员搭建工作团队，形成国展局、世博馆之间的档案协作机制；第三，通过国展局成员国大会、官方网站、年刊、线上工作平台等多种渠道，向成员国、合作机构等未来档案主要产生、利用主体宣传，营造良好的档案工作环境及档案利用文化[8][9]；第四，开展世博档案开发和研究工作，分析赛会档案用户及需求；第五，调研世博档案资源的产生规律，组织日常征集；第六，回溯世博历史档案主要保存机构，搭建资源导航，形成世博档案资源全球路线图，逐步组建世博资源的“朋友圈”，构建世博档案服务联盟。

世博会筹办、举办期间是组织者、高校、科研院所、出版社、媒体档案资源产生最为集中的时段，也是世博会组织者资金、人力、影响力最为集中的时段。组织者可根据自行制定、国展局成员国大会通过的行业规章，协调参展机构各项工作，并以其影响力和多类社会组织开展合作。国展局、世博馆应在该窗口期与组织者及其档案工作主体加强档案工作沟通，组织上届世博会组织者及档案工作主体分享经验，共同制定档案征集范围。在充分尊重组织者独立管理档案的前提下，委托其根据归档范围开展多样化的收集措施：一是收集整理自身档案，二是通过参展方门户网等信息平台收集参展方资源，三是呼吁合作高校、研究所及社会机构捐赠成果。同时，国展局、世博馆还可为实现世博知识转移，自行采集部分档案。

后世博时代，国展局及世博馆还应跟进世博会后续机构成立的状况和世博档案的移交、保存情况，共同协商世博档案的共享和保存分工。在有需求时，对用户的利用需求共同开展服务。世博馆作为国际展览局官方博物馆和文献研究中心，还会在和世博社区培训交流、博物馆展览、研究、社教活动、文创开发中多次利用、宣传推广存于馆内和举办地的档案资源，全周期、全生态地和世博档案资源建设合作框架里的主体合作。

3.2 将典型利用需求纳入归档范围制定维度

在每次为用户提供档案资源调阅服务时，国展局图书馆和世博馆文献研究中心均留下记录。用户利用行为是用户资源利用需求的外在化和延伸化的具体体现[10]，用户的咨询和行为的分析对资源建设及服务工作意义重大[11]。统计发现，目前两馆服务用户主要为五种类型。各群体的目标档案资源在主题、版本、责任者、产生阶段、密级、知识产权归属等方面均有较大差异，而同一类用户在群体内部对目标档案资源的需求在较长的时间里相对统一、稳定。

第一类是世博会申办、举办国家政府、世博会参展者。申办、举办国家政府主要需求为世博全周期的重要法律文本、官方文件和前序组织者的各类优秀业务方案，这些档案以内部流通的文字资料为主。近年来也有对智库的咨询需求，希望联系到关键业务版块的核心人员作为智囊。近期世博会的参展者常查询本国相关的展馆、展项、活动、领导人影像资料，早期世博会的参展者则对自身参展记录和获奖情况有查询需求。第二类是世博会后续机构和园区场地后续开发利用单位，通常查询、申请使用与目标地块相关的综合性材料，以科技、影像档案居多，用于项目立项、策划和宣传推广。第三类是高校及研究机构，对于单一学科的各类档案有需求，往往届次跨度大、地域范围广，涉及全类型世博档案资源。第四类是媒体、文博及其他社会机构，用途通常是编制新闻报道、制作影视节目、策划展览、出版，典型档案需求是基于某主题的各类影像资料、世博会的官方宣传品和社会出版物。第五类是普通观众，常常对本国和世博会的渊源、世博会有趣味性的推广材料感兴趣。

综上所述，组织者自然产生、可以直接接收的世博档案和用户的典型需求之间存在不少差异。因此，在确定世博档案的全宗和立卷机构、划定归档范围时，世博馆还建议各档案工作主体将用户典型需求转化成目标档案、来源单位和归档方案，一起纳入档案工作整体方案。

另外，各届世博会的特色项目、特殊类型档案也会成未来利用热点。如，受疫情影响，2020年迪拜世博会组织者格外重视公共卫生业务版块，同时积极制作各展馆展项的全景影像，推行线上的论坛、庆典等活动。这些属于这届特殊的世博会的科技档案，应重点保管。

3.3 重视征集科技档案、隐性档案等新型档案

近几届世博会工作信息化程度很高，搭建了用于接收、处理、发布信息的各类系统，科技档案比例大幅提高。除了内部各类OA，组织者对公众发布信息常使用官方门户网站和多个社交媒体平台；世博会组织者为有影像需求的机构设立媒体资源下载中心；机构间收集审核、发布内部材料时，会开设工作平台，如2015年米兰世博会组织者为参展国开通Participants Digital Management System收集审核参展方各类方案，2021年迪拜世博会组织者通过参展方门户发布通知、规章、服务指南等。立档单位保存于这些平台的数字档案本身已经具有分类标准、版本齐全、文本结构化的特征，为组织者批量归档、模块化地向后续保管机构移交档案，向国展局、世博馆呈缴档案提供基础。国展局、世博馆还将增加与组织者的提前沟通，就建档、目录设置、主题词表、编码系统等方面达成共识；或可在获取档案后，用联合检索、数据转换等方式增加数据互操作性，以便实现统一检索。

另一方面，世博会项目从申办到闭幕持续近10年，一批有国际视野、理论水平和实操经验的赛会专家脱颖而出，他们的经验可以为世博会及后续重大项目工作提供智力保障。因此，除了收集自然存在的档案，国展局、世博馆还重视隐性知识[12]，收集核心版块、权威专家的信息组建智库，并通过采集口述史料等方式主动采集关键业务版块、重点项目、获奖展馆重要人员的经验。

3.4 全文提供和目录预览相结合的共享策略

世博档案资源来源复杂、知识产权归属多样、后续利用场景多样，盈利、非盈利需求均有。世博会闭幕后，国展局、世博馆、组织者在共享、移交档案时，还应考虑档案利用时的知识产权问题。只有资源所有者对共享没有顾虑，分享和知识转移才能促成[13]。因此，建议采取全文和目录相结合的共享策略，即根据开放利用条件，把各方希望得到共享的档案分成三种类型。第一类为必要、可原文件全部共享的档案：资源所有者在共享完整档案时，还应提供全宗目录、详细著录信息、联系人和各文件授权使用的情景（无条件免费使用、有条件/经许可后免费使用，收费后使用[14]）。第二类为因为涉密等原因不方便共享全文的档案，建议提供全宗目录、可阅览的档案的著录信息和联系人，以备有需要时联系获取。第三类为非必要的扩展性档案资源，资源所有者可自行保管，有意愿可提供全宗、目录和联系人。