办公室档案收集整理优化分析

2021-11-27曹磊

魅力中国 2021年52期

曹磊

（太原市疾病预防控制中心，山西太原 030000）

新时期，疾病预防控制中心工作任务较重，做好防控工作，保护人民健康与生命安全尤为重要。在疾病预防控制中会出现档案信息，如何做好办公室档案管理，提高档案管理能力成为人们关注的重点。为进一步提高档案管理能力，档案管理人员应明确档案管理价值，并分析影响档案管理效率的因素，致力于构建系统全面的档案管理方法，使得档案管理朝向规范化与科学化方向发展。

一、办公室档案管理的价值

档案管理工作的重要性不言而喻，通过对档案收集和整理方式的优化，能够提高档案管理效率，为事业单位内部管理工作提供保障。在档案管理中，相关人员应认识到最新技术手段的应用价值，对档案管理中存在的问题进行明确，通过设计有效的档案管理路径，使得办公室档案管理工作水平提升。

对疾病预防控制中心而言，做好档案收集与整理可提高日常工作效率，对中心的业务工作起到基础保障作用。档案管理与控制是办公室工作一部分。疾控中心在开展各种工作，如组织疾病预防、做好公共卫生管理、疾病与卫生指导培训时会产生大量的数据，通过对相关数据收集、整理和建档能为后期管理和查询提供帮助，对以后的工作有效开展奠定基础。因此，做好办公室档案收集与整理，对档案管理方式进行优化十分重要。

二、影响办公室档案收集整理的因素

（一）档案管理意识薄弱

目前在档案管理中，存在的突出问题是档案管理人员意识薄弱，有些档案管理人员在正式上岗前未能接受系统全面的培训，影响档案管理工作效率。同时，相关人员也存在档案合规管理意识淡薄等问题。上述问题若得不到及时纠正，会影响档案管理效率，使得办公室档案存在遗漏和管理工作不到位等诸多问题。受到长期工作思维模式影响，档案管理人员对档案收集与整理工作重视程度较低，在档案管理中投入的人力、物力与资本较少，使得档案管理模式长期落后，档案出现破损与丢失。

（二）管理技术局限性

档案管理工作对技术水平要求较高，相关人员在日常工作中，应利用信息化软件对档案进行分类，并做好收集、统计与编排工作。然而，分析目前档案管理工作实际状况而言，档案管理技术局限性较大，相关人员在档案获取与收集中，使用的方法落后，影响档案管理专业性。此外，在档案管理中，也应认识到档案管理人员技术应用能力对管理效率产生的影响，明确档案收集与整理难度大的问题，知晓管理技术与档案收集工作结合难度大的现状。

目前中心档案管理模式较为传统，尤其是在档案收集与整理上，档案管理人员未能应用最新的档案管理系统，缺乏管理设备与技术应用。在组织具体的档案管理工作中，未能对纸质档案与电子化进行分类管理。加之，目前人工化档案管理工作落后，档案收集、整理与分类效率较低，给档案管理人员造成了较大困扰。

（三）档案管理制度缺陷

档案管理工作具有全面化特点，档案涉及稳定内容较多，需要在完善的管理制度体系下，对档案管理工作进行细化，以全面提升档案管理能力。然而，目前档案管理工作管理制度不全面，未能对档案收集与整理进行详细安排，部分人员在开展相关工作时，无可靠依据，影响档案管理效率。对现有档案进行统计整理后，发现档案存在遗漏与缺失的问题。相关问题长期存在影响办公室档案收集与整理能力。

分析档案管理模式可知，在管理模式的落实中，往往存在规范性不足问题，倘若档案管理人员未能对科室档案进行及时收集与整理，会影响档案管理有效率，增加工作难度。档案管理不规范问题对中心档案检索造成不利影响，尤其对历史较为久远档案的检索，会浪费大量时间与精力。

三、优化办公室档案收集整理的有效路径

（一）转变档案管理意识

在办公室档案管理中，相关人员应认识到档案管理的重要价值，对办公室档案收集与整理方式进行优化，以全面提升档案化管理水平。在具体工作中，应转变档案管理意识，将档案管理作为工作重点，并重视档案信息真实性，使得管理工作更加高效合理。

相关人员在从事档案管理工作时，应做好学习，了解最新的档案管理方法与理论，注重提高自身素质，使得档案管理更加高效。中心也应定期组织档案管理人员培训，聘请专业的档案管理人员传授知识与经验，使得办公室档案管理工作朝向高质量方向发展。

2021 年1 月1 日起，最新修订的《档案法》开始实施，指出行政机关、事业单位和公民均具有保护档案的义务，并享有利用档案的权利。鉴于此，相关人员应提高自身责任意识，积极参与到办公室档案管理工作中，使得档案管理工作更加科学规范。档案管理中应落实人员岗位责任制，对档案人员职责、权限进行明确，并构建有效的奖赏机制，提高管理人员重视程度。研究表明，考核奖赏模式能够改进档案管理工作不足。

在档案管理中，应加强管理能力，重视对档案资源的开发利用，使得档案管理具有鲜明的时效性。作为档案管理的一员，应转变自身管理意识，增加责任感，将档案资源的开发与利用作为各项工作的落脚点。此外，应正确认识档案资源管理的重要意义，做好各业务科室档案收集工作，并对其进行及时整理，对档案信息的真实性与完整性严格要求。在具体管理工作中，应对各个科室部门进行沟通，致力于实现档案资源共享，增加档案管理有效性。

开展档案管理具有较强的历史价值与科研价值，随着社会经济发展，尤其是新形势下，势必需要进行调整，在对疾病进行预防与控制中，形成了各种档案信息，如何对相关档案进行收集与整理成为事业单位亟待解决的问题。基于此，相关人员应认识到档案管理重要性，积极转变自身思想，将档案管理工作贯穿到日常工作体系中，真正做好档案整理，发挥档案信息应用价值。

（二）提高档案管理技术

针对事业单位档案管理而言，应注重提高管理人员技术能力，对档案管理工作进行全面检查，分析其中存在的问题。在档案管理中，相关人员应认真研究《档案法》和档案管理条例，使得档案管理工作更加规范。同时，善于利用现代化技术，对办公室档案资料进行收集与整理，了解档案管理重要价值，对档案管理的关键环节与重点步骤进行调整。

在档案收集与整理中，管理人员应根据事业单位实际情况，利用信息化技术对档案管理方法进行调整，开发档案和资料搜集系统，对档案目录进行合理编排。例如，在疾控中心档案管理工作中，相关人员通过计算机系统，对档案资料进行分类，并做好各项信息的检索、收集、核对与整理工作，销毁了无效信息。档案收集与管理中，管理人员应安装最新标准对档案进行存储，了解信息化档案管理价值，做好档案收集与保密工作。上述档案管理技术应用后，能够最大程度发挥档案管理价值，为疾控中心相关决策提供参考。

档案管理实践表明，利用信息化技术对档案管理工作进行调整，能够增加档案管理时效性。新时期，优化档案管理内容，加强信息化建设十分重要。鉴于此，建立了档案管理系统，积极引进档案管理技术与设备，使得档案管理朝向现代化方向发展。值得注意的是，在新增信息化档案管理技术后，应做好统一分类，对事业单位档案进行电子化处理，使得档案收集与整理能力获得明显提升，为新时期档案管理工作提供帮助。总而言之，档案管理技术应用十分重要，通过相关技术能够发现档案管理存在的具体问题，并采取针对性解决方案，使得档案管理质量更高，为档案事业规范化管理做出巨大贡献。

疾控中心在开展疾病预防控制、健康宣传、组织健康体检中会形成较多档案，如何利用最新技术对以上档案信息进行收集与整理成为人们关注的重点。相关部门应对档案管理系统进行升级，认识到档案管理工作的重要价值，并组织档案集中化管理，对存在的档案变更问题进行严格审查，并做好相关档案信息记录工作，使得档案管理工作更加信息化与智能化，有效提升档案管理效率。

（三）健全档案管理机制

在办公室档案管理中，健全办公室档案管理机制十分重要，在完善的管理机制下，档案收集与整理工作将更加规范，有利于提升档案管理能力。具体工作中，相关人员应结合事业单位管理情况，对档案管理制度进行细化。例如，在某疾控中心档案管理工作中，为全面提升档案管理能力，做好档案信息化建设，管理人员构建了立卷归档制度，对档案归档时间、范围、注意事项和标准进行了严格要求。同时建立起档案保管制度，对档案安全保护、库房建设、设备管理等各项工作进行精细化，使得办公室档案管理更加系统全面，增加了档案管理安全性。

在对档案进行收集与整理时，完善了档案保密制度，对档案收集的全过程进行保密处理，并要求档案管理人员在开展各项工作时注意保密。此外，也构建了基于档案安全管理的利用制度，对疾控中心档案的利用范围、方式方法与要求进行严格审批，同时对档案使用流程进行了审批，使得档案管理工作更加高效，为疾控中心规范化管理奠定基础。

新修订的档案法中提出，档案形成满25 年应向社会开放。在档案开放前，相关人员应重视对档案有效整理，使得档案管理更加高效。具体工作中，相关人员需要增加档案信息化建设能力，鼓励传统档案载体朝向数字化方向发展，真正提高档案管理工作效率。在档案信息管理中，也应做好数据资源保存，对档案数据安全提高重视力度，使得事业档案办公室档案管理迈向新的台阶。针对办公室档案管理工作而言，相关人员应严格按照档案法规定开展相关工作，对目前档案管理存在的问题进行调整，并发挥档案管理的作用与价值，使得办公室档案管理朝向信息化与专业化方向发展。