企业智能化档案管理体系构建研究
2021-11-26刘春苗
文·刘春苗
当前大数据、互联网、人工智能技术发展迅猛,所应用的行业领域范围随之越来越广泛。其主要可依托RFID(射频技术),严格依照相应的用户协议来将实现网络互联,进而由此达成物品间的智能化运用效果,像常见的定位和跟踪等功能等。而智能化的发展,通俗而言就是将互联网、大数据及人工智能技术进行有机融合,由此达成人机互动的效果。在全新的智能时代背景下,档案管理工作也应当紧跟时代发展步伐,实现创新转变,彻底打破传统管理理念约束,实现档案管理的智能化转变。智能化的档案管理,主要是依据全新的互联网、大数据及人工智能等技术来实现对档案数据的管理,促使企业档案管理更为高效和便捷,充分满足用户的多元化需求,这是档案事业未来发展的主要方向。
一、企业智能化档案管理建设现状
(一)工作方式与思想观念传统守旧
在智能化的档案管理中,工作模式应该是多元化的、开放性的,资源利用也是互通有无、即时共享的。但实际中,档案部门和管理人员都存在着相对封闭的、传统的思想观念,表现为管理制度不能与时俱进、工作方式依然因循守旧、创新意识和时代精神淡薄,影响和制约着智能化档案管理工作推进的步伐。
(二)资金支撑明显不足
档案智能化建设是一项系统化工程,其涵盖的技术设备和运作环节繁芜复杂,比如企业档案管理智能化平台的搭建,相关人才的培养,软硬件设备的购置,更新及升级等,都需要有大量的资金支持。然而,因档案工作效益的滞后性,导致许多单位都将对档案工作的资金投入后置或缩减。资金的捉襟见肘,难以维系档案工作智能化的有效开展,这直接阻碍了企业档案管理智能化的建设与发展。
(三)标准制定不够完善
近年来,虽然互联网、大数据、人工智能技术发展迅速,但智能化发展仍然处于初级探索阶段,尤其在标准制定上还做不到规范和完善。即使部分行业制定了较完善的制度标准,但因智能技术更新换代频率快,导致应用标准跟不上技术发展的要求、平台服务无法与新技术良好兼容的问题也较为突出。
(四)相关用户应用风险明显攀升
智能化建设突破了以往传统档案管理存在的局限,即档案查询必须通过档案馆或登陆指定网站才能办理的情况。通过智能化建设,可以使用户借助移动终端实时进行查档,极大节约了用户的查询时间,满足了用户足不出户的服务体验,切实提升了档案利用服务的效率。但网络查档因可控性差,也带来了用户自身隐私或档案信息泄露的风险,因此强化网络风险控制也成为企业档案管理智能化建设的主要难题。
二、企业智能化档案管理体系构建思路
(一)加大资金投入,提升人员素质
智能化档案管理体系建设基础是档案信息资源建设,包括档案目录数据库、电子档案数据库、备份库和高性能的安全软件设施等。要想构建完善的智能化档案管理体系,必须要加大建设资金的投入力度,以满足智能化建设软硬件基础设施的改造、更新、引进等。同时,还要不断提升档案人员素质,通过多种形式的培训,增强其现代化服务意识,智能技术应用水平,临危应急应变能力,网络风险分析掌控技能等,成为智能化档案管理体系的合格管理者和使用者。
(二)加强制度建设,夯实档案信息资源基础
智能化档案管理体系建设是一项系统工程,事关档案事业发展的未来走向。因此,档案部门必须结合企业发展实际,充分考量档案管理智能化所需平台的后续发展空间以及与新技术更新的对接余地,制定出具有前瞻性的标准和制度,使之尽可能地在最短的时间范围内,解决因技术发展而带来的各种问题。这些不仅仅需要专业技术的融合,更需要专业技术人才的支撑[2]。面对种类繁多且工作量巨大的库存档案数字化建设,以及海量电子文件的接收和收集工作,档案人员要高度重视、谨慎对待,确保各种信息的有效整合、真实准确、系统完整,为档案管理智能化建设打下坚实基础。
(三)打造智能化平台,展现多元化服务
企业档案管理智能化平台建设能够极大提升档案管理工作效能,实现了档案管理方式的根本性转变的飞跃式发展。这要求在企业档案管理智能化平台建设中,除了切实做好对平台基本功能的建设与完善,还要充分考虑面向客户需求的差异化服务体系构建,通过分层次、分类别的数据评估,为用户定制专业化的、个性化的检索及推送服务[3],并做好面向用户的信息管理功能,稳妥管理每一位注册账户的用户信息。
(四)完善线下服务体系,补齐智能化管理短板
企业智能化档案管理平台是通过线上操作来提供各种服务,但这并非表示可以完全摒弃线下服务,因为目前智能化档案管理平台还无法完全满足用户们的所有需要,依然有部分用户要通过线下服务来达成自身对档案资源的需求。因此,线下服务仍然有持续开展和完善的必要。这就需要增大线下服务的创新力度,配置相应的设施,强化用户的自助服务意识,让用户获得良好的线下服务体验。比如对传统借阅卡的功能进行优化和拓展,使一张简单的借阅卡同时具备查询、工号验证、人脸识别等多项功能,可直接使用借阅卡进行自助服务,让线下查档更为轻松和便捷。
综上所述,在智能化时代背景下,要求档案管理工作积极引入先进科学技术,增强档案管理的活力及动力。通过构建完善的智能化档案管理体系,深入拓展创新档案服务路径,搭建信息追踪服务通道,实现对档案信息内容的智能识别及分类,促使企业档案管理效能持续攀升,充分展现出档案的作用和价值。