智慧档案馆建设路径探析

文·侯训梅

《“十四五”全国档案事业发展规划》明确提出了档案信息化建设的目标任务，强调要加强新一代信息技术在档案工作中的应用，提升档案管理数字、智能化水平，推动数字档案馆（室）建设优化升级，基本实现档案工作数字转型。建设智慧档案馆是数字档案馆优化升级的必然选择。智慧档案馆建设的目标是应用大数据、人工智能等信息技术，实现档案收集、整理、开发、利用的智慧化管理，通过加强海量档案信息资源的有效收集、整合、挖掘、分析，提高档案信息资源现代化管理水平，实现跨部门、跨馆际的互通互联和全域一体化档案信息共建共享，推动档案利用服务方式的深刻变革，推进档案服务更加智能、高效、便捷，为社会公众带来智慧化、多元化、个性化的服务体验。

一、智慧档案馆建设重点任务

（一）实现档案资源数字转型

目前建成的数字档案馆存储的电子档案多数是对传统纸质档案进行扫描产生的图像文件，只是实现了从看实体档案原文到在计算机上看图像档案的转变，档案可检索的信息还是题名、责任者、形成时间、主题词等著录信息。部分电子档案以双重PDF格式存储，可实现对档案内容的检索，但质量和效率不高。馆藏真正意义上的原生电子档案占比极少。建设智慧档案馆首要的任务是实现档案资源数字转型，运用现代信息技术，完成档案的“数据化”，把文书、声像等档案的内容全部转变为可被计算机“看得懂”的数据。

（二）实现档案利用服务升级

传统数字档案馆为用户提供档案信息检索“一是一、二是二”，缺少“关联性”；提供利用服务是“千人一面”，缺少“个性化”。建设智慧档案馆需要运用现代数据挖掘技术，通过算法建立档案数据之间的联系，比如检索“下派”，可以关联到“第一书记”“服务队”“脱贫攻坚”等。通过机器学习为每一位用户提供个性化的档案利用服务体验，主动推送有价值的档案信息，实现档案利用服务的迭代升级。

（三）实现档案管理工作现代化

传统数字档案馆建设容易出现数字档案管理系统和档案实体业务管理系统“两张皮”，没有实现真正意义上的档案管理现代化。建设智慧档案馆需要利用物联网技术，把档案内容数据、档案实体数据、档案利用数据、档案库房环境数据和档案安全数据等汇聚起来， 实现互联互通、远程控制，提高档案管理工作现代化水平。

二、智慧档案馆建设策略路径

（一）强化智慧档案馆平台建设

要积极融入数字强省建设、智慧城市建设，建设覆盖档案业务工作全流程的智慧档案馆系统平台。《山东省 “十四五”数字强省建设规划》明确提出了在数字强省建设中档案管理协同的具体任务，要求深入推进电子文件单套归档和电子档案单套管理试点，完善公文处理系统、政务服务平台电子文件归档功能、流程，加快全省档案管理系统整合，在省直单位推广应用统一数字档案管理系统，形成覆盖全省的数字档案馆（室）集群。在各级国家综合档案馆智慧档案馆平台建设中，既要立足于国家综合档案馆自身档案管理和服务的需要，又要满足进馆单位电子档案管理和移交进馆的需求，还要考虑国家综合档案馆之间档案信息资源的共建共享和利用服务，重点加强“三个平台”建设，建设基于局域网的馆藏电子档案管理平台，实现全部馆藏电子档案的长久安全保存和管理；建设基于政务网的档案业务智慧管理平台，实现进馆单位电子档案管理业务指导、移交接收和利用服务；建设基于互联网的公开档案数字资源服务平台，实现开放档案资源在互联网上的共建共享、对外利用服务。

（二）大力推进馆藏档案资源数据化

按照增量“电子化”、存量“数字化”的思路，分别在“增量”和“存量”上推进档案资源数据化。首先是要积极融入数字机关建设，提出电子档案管理相关标准规范，协同电子文件管理主管部门，全力推进各进馆单位各门类、载体原生电子文件归档，产生符合国家标准规范的原生电子档案，有条件的在档案室开展室藏存量电子档案数据化，为逐步实现增量“数据化”打下坚实基础。其次是全面开展馆藏档案数据化，在纸质档案、声像档案等数字化的基础上，采取服务外包形式对馆藏开放档案进行数据化，充分利用已成熟的现代信息技术和人工智能等手段，通过OCR识别、语音识别、人脸识别等，把纸质档案、音像档案、照片档案等内容信息转化为计算机可识别的数据信息，建立真正意义上覆盖全部馆藏档案的“全文数据库”。

（三）全面开展档案数据挖掘和分析

智慧档案馆的“智慧”关键体现在档案数据的挖掘和分析上。在实现档案“数据化”的同时，各级国家综合档案馆要在确保档案信息安全保密的前提下，充分借用外部力量，把档案业务与现代信息技术紧密结合起来，对馆藏档案的内容进行智慧化管理与开发，开展档案数据挖掘和分析，建立数据之间的联系，深度挖掘档案的潜在价值，形成互相关联、数量庞大的档案知识网络，更好服务用户个性化需求，提高档案信息智慧化管理水平。在此基础上，通过感知和处置实现档案智慧开放审核、辅助解密清理、档案智慧编研、全宗指南智能编辑等，提升档案业务质量和效率。

（四）切实提升档案智慧化服务水平

智慧档案馆是否可以达到“智慧”的要求，最终要靠服务对象的体验来检验。要把智慧档案馆建设与智慧城市建设、数字政府建设紧密结合起来，在智慧城市建设中，要充分利用智慧档案馆建设的成果，认真研究分析市民和社会组织对档案信息的需求，强化覆盖人民群众的档案现代化利用体系建设，强化移动端档案信息服务功能开发应用，让人民群众随时随地可以享受到智慧档案馆建设带来的便利，提升人民群众在档案服务中的获得感、满意感。在数字政府、数字机关建设中，让各级机关、企事业单位感受到智慧档案馆建设带来的机关办文办事便利、工作效能提升、管理质量提升，自觉参与到电子文件归档、电子档案管理中来，更加重视支持档案信息化建设。

总之，推动数字档案馆优化升级、建设智慧档案馆是“十四五”时期档案事业发展的重要任务，也是推进档案事业创新发展的重要抓手。各级国家综合档案馆要抓住实施新修订的《中华人民共和国档案法》和“十四五”档案事业发展规划的重要机遇，积极争取当地党委政府重视支持，积极融入智慧城市和数字政府建设，积极推进档案工作数字化转型，建设系统功能完善、管理规范有序、服务优质高效的智慧档案馆，实现档案事业转型发展高质量发展。