浅议加快推进机关数字档案室建设的对策

文·辛丽红

数字档案室是指机关在履行职能过程中，运用现代信息技术对电子档案和传统载体档案数字副本等数字档案信息进行采集、整理、存储、管理，并通过不同类型网络提供共享利用和有限公共档案信息服务的档案信息集成管理平台。国家档案局2014 年印发了《数字档案室建设指南》，山东省档案馆在全省率先通过了“全国示范数字档案室”的测评验收，做出了具有示范性和引领性的榜样。但是，目前基层机关数字档案室建设情况还不容乐观，需要引起档案部门和机关单位的重视和关注。

一、数字档案室建设过程中存在的主要问题

（一）对数字档案室建设的重要性认识不足、重视不够。有的机关领导没有认识到数字档案室建设是数字政府建设的基础工作，没有把机关档案室建设摆上议事日程，没有成立专门的领导机构或者没有明确分管领导，没有把数字档案室建设与单位的信息化、数字化统筹谋划，没有对数字档案室建设提出明确具体的要求，致使数字档案室建设进度缓慢或推行不力。

（二）对数字档案室建设的投入不足。数字档案室建设，需要依托网络基础设施、系统硬件、基础软件、安全保障系统、终端及辅助设备软硬件等基础设施的支撑，无论是组织力量研发独立的系统软件，还是购买综合管理软件都需要一笔不小的开支。但由于领导思想认识有偏差，所以在经费比较紧张的情况下，会缩减对数字档案室建设的资金投入，致使机关数字档案室建设举步维艰，无法推动。

（三）建设数字档案室的专业人才缺乏。数字档案室建设，需要一批既懂档案业务，又懂数字技术的专业人才做保障。但基层机关档案管理人员多是兼职工作，档案业务都不能完全知晓，对数字技术更是一窍不通，无力推动数字档案室建设。不少单位的数字化档案室建设，从建设方案的起草，到功能模块的设置，到各项任务的实现，都是依赖外包服务公司，一旦外包公司更换或公司人员调动，数字档案室建设就将受到影响或止步。

二、加快推进数字档案室建设的措施

（一）提高认识，加强领导

一是地方党委政府要加强对数字档案室的领导，按照国家、省档案主管部门的部署，对区域内单位的数字档案室建设进行安排布置，提出明确目标要求，并纳入年度单位绩效考核。二是各基层单位要按照党委政府和上级档案主管部门的要求，切实把数字档案室建设摆上重要位置，专门研究布置数字档案室建设工作，定期听取汇报，研究解决建设过程中遇到的新情况、新问题。要成立由单位主要领导或分管领导任组长，综合、业务、信息技术、保密、档案等部门主要负责人为成员的领导小组，对单位数字档案室建设工作进行规划，作出具体实施方案。三是领导小组下设办公室，由单位的综合、信息、业务、保密、档案等部门的人员组成工作班子，负责做好具体建设工作。

（二）加大投入，夯实基础

数字档案室建设是一个系统工程，需要单位各个科室之间密切配合、齐抓共管，落实必要的设施设备、专业技术人员和管理场所。一是要加大经费投入，购置满足数字档案资源管理和机关信息化共享利用需求的软硬件基础设施，包括稳定的专业服务器、可靠的存储与备份设备、综合档案管理应用平台等。二是加强专业人员的配备。要抽调既懂档案业务、又熟悉信息技术的专业人员充实到数字档案室建设中，确保建设过程中不因业务或技术问题而停滞。三是专门设置管理场所。不但要有数字档案室管理场所，而且要有建设过程中的工作人员的工作场所，为数字档案室建设夯实基础。

（三）制定计划，稳步推进

要根据单位经费、人员、场所等方面的实际情况，进行专门调研，组织有关专家进行广泛论证，制定出数字档案室建设计划。一是注意计划既要有前瞻性，又要有可行性、可操作性，切不可好高骛远，不贴实际，无法操作；二是注意计划既要明确的目标要求，又要有具体的方法步骤，切不可只有目标要求，没有具体的步骤、措施和时间节点；三是注意计划既要有长的（或年度）计划，又要有具体的短的（月或周）安排，要详细具体便于实施；四是注意计划要与本单位信息化建设规划相一致，便于一起推进。

目前，机关数字档案室建设正处在起步阶段，各机关要严格按照《数字档案室建设指南》，广泛发动，耐心指导，加快推进机关数字档案室建设的步伐，以提高档案工作效率、服务质量，推动档案事业有效服务国家治理体系和治理能力现代化。