大数据时代流动人员人事档案管理使用 困境与对策

文·李香玉

在当前社会快速发展的新形势下，人员的频繁流动已经成为常态化，而做好流动人员管理工作是实现社会和谐稳定的基本前提。人事档案管理是流动人员管理中的重要组成部分，如何在大数据时代应用先进的技术手段，突破流动人员人事档案管理的困境，切实提升流动人员人事档案管理质量，成为档案管理部门应高度重视的课题。

一、大数据时代流动人员人事档案管理使用困境

（一）档案分散，信息共享难

由于户籍管理相对稳定的限制，流动人员的人事档案一般很难跟随流动人员进行迁徙，常处于一种人档分离的状态。而档案不同存放地，因为管理方式、理念，以及平台的差异，流动人员的人事档案信息很难共享，在利用档案时会受到诸多限制，极为不便。因此信息共享难一直都是严重制约流动人员人事档案管理质量的主要问题。

（二）档案管理服务模式落后

出于档案信息保密安全的局限，很多人事档案管理部门对于档案的查阅与借档程序都规定的极为刻板，或是要求本人到场，或是要求提供相应的证明等，人为造成了查阅档案时间上的浪费和空间上的不便，严重影响了流动人员的档案利用效率。

（三）档案信息不完善

一是由于某些部门对人事档案管理不重视，制度规定、监督指导严重缺失，导致流动人员的人事档案材料不能及时归档上传。二是由于区域间的制度屏障，以及电子签章没有大规模普及，很多电子档案也无法顺利归档，导致流动人员档案的信息不够完善。三是由于流动人员对档案重要性的认知不足，对一些需要完善的档案信息，因时间、距离的障碍而不能及时补充，导致弃档现象屡禁不止，许多人事档案无人认领。

二、大数据时代流动人员人事档案管理的有效对策

（一）建立大数据平台，促进人事档案信息的共建与共享

基于当前时代发展的特征，以及人员流动的常态化趋势，要积极利用信息技术建立大数据平台，促进人事档案信息的共建与共享。要遵循集中统一、归口管理原则，实行人事档案分级管理为主、属地管理为辅机制，建立流动人员人事档案业务统一经办平台，逐步实现档案业务一网通办、一点存档、多点服务模式，让数据多跑路、群众少跑腿成为现实，提高人事档案管理的有效性。

（二） 建立健全流动人员人事档案管理制度

要结合当前流动人员人事档案管理的需要，不断完善人事档案管理制度，减化不必要的程序与形式，建立健全收集归档、整理保管、安全保密、转递移交、查阅利用、档案信息化建设等各项管理制度，确保档案转接畅通、安全高效。

（三）利用大数据技术，创新流动人员人事档案管理模式

一是要搭建流动人员人事档案基础信息数据库，确保档案基础数据完整有效，促进人事档案信息利用共享最大化；二是要加快推进档案数字化建设，利用先进的信息技术将纸质档案扫描录入数据库系统，为实现档案共享打好基础；三是与用人单位进行积极对接，及时更新档案信息；四是要建立流动人员信用档案，为用人单位在人才的引进、选拔上提供有效的参考。

（四）加强流动人员人事档案大数据分析利用

建立健全流动人员大数据分析机制，利用流动人员人事档案大数据展示平台和基础信息数据库，提高数据分析能力，全面掌握流动人员数量、结构、分布、流向等情况，为高层次人才库建设、人才流动、促进就业等工作提供有力数据支撑。