建设企业数字档案馆 助力深化国有企业改革

文·秦毓青

国有企业档案是国有企业各项活动的记录，是国家档案资源体系的重要组成部分，包含了大量重要敏感信息，不仅具有重要的信息价值，而且具有极高证据价值。国有企业档案事关党和国家核心利益，涉及企业的核心竞争力、职工群众的切身利益和社会稳定。在深化国有企业改革中必须加强档案工作，用现代化措施和手段助力国有企业深化改革，稳步发展。

一、国有企业改革对档案工作的影响

当前，国有企业改革工作进入“深水区”，供给侧改革、新旧动能转换、混合所有制模式、资本运作和风险投资等，在给经济带来活力的同时，也给国有企业档案工作带来挑战。

一是大量企业改制、关闭、停产、破产或成为“僵尸”企业，档案管理处于失控状态，档案安全状况堪忧。有的企业档案脱离档案监管部门视野，有的企业在处置过程中未留存档案处置费，或者在档案处置完毕前就遣散了档案工作人员，国有档案状况不容乐观。

二是大量企业转制或者流转，隶属关系发生变化，带来档案安全隐患，存在国家档案流失现象。如原省直、市直企业经过改制，逐步变成企业集团的二级、三级甚至四级单位，有的转变为民企或者破产，因隶属关系发生多次变化，造成国有档案流向不明。

三是集团企业规模越来越大，控股企业从几个到几十个，乃至上百个，覆盖范围从本市到本省、到省外，部分企业走出国门，走上世界舞台。这种现象导致在一个企业集团档案工作中，存在多种档案管理的规章和标准，存在多种档案监管模式，各种管理体制、机制交叉运转，导致档案归属不明确，管理人员思维、水平差异较大问题。

四是各种资本混合运作，国资、民资和外资互相交叉。在一些重大建设项目中，因资本运作模式不同，致使项目最终建设单位不受建设方控制，国家档案存在严重的安全隐患，比如档案不齐全完整、流向归属不明确、安全保密不到位等，有的甚至出现监管真空区。

二、建设数字档案馆，助力企业改革发展

国企改革导致档案工作出现的种种问题，企业数字档案馆（室）建设提供了较好的解决方案。

一是运用数字档案馆平台，助力企业实现档案工作在线监管。企业数字档案馆利用互联网优势，直接连通集团公司所属企业，实现增量档案电子化，完成室藏存量传统载体档案数字化，实现档案监督指导服务在线化，可以解决企业集团档案工作管理人员少、管理单位多、覆盖范围广等难题。以青岛啤酒集团为例，其在全国拥有近百家啤酒生产销售企业，建成数字档案管理平台后，实现了企业内部档案管理网络化，可以对各个子（分）公司档案在线监管，达到了资源共享、优势互补、提质增效的目的，成为提升企业创新档案管理水平的优秀案例。

二是运用数字档案馆平台，解决企业档案全流程电子化管理。许多企业在OA办公平台、ERP业务管理平台开展网上办公和业务处理，产生了大量的电子档案。随着新档案法的颁布实施，企业档案全流程电子化管理、电子档案法律凭证作用和“单套制”管理等问题迎刃而解，数字档案馆为解决企业档案管理痼疾提供了坚强的技术支撑。青岛的一些国有企业在电子公文管理、网签合同、出国审批、商标管理、内部安保管理等方面，均实现了全流程电子化管理。青岛交运集团创新ERP车辆电子档案管理方式，采取“一车一档，一档N卷”的归档模式，实现了车辆档案信息全程电子化管理。

三是运用数字档案馆平台，保障国有档案资源齐全完整、安全保管、长久保存、网络服务。首先，无论企业所在地在哪一个地区、哪一个国家，数字档案馆都可以较好地解决实体档案分散保存在各个企业档案室的分布式保管问题，通过数字化实现档案信息资源的集中保存；其次，数字档案集中管理、多套制管理、多介质保存、异地保存等措施和手段，保障了档案的安全和长久保存。无论企业如何改制、如何迁移，保存在数字档案馆的电子档案都可以较好地解决档案归属和流向问题；再次，数字档案馆方便高效地解决了档案利用问题。利用国际互联网络、企业网络、各级政府网络，可以很容易地检索到需要的档案信息。

四是运用数字档案馆平台，畅通数据信息链路，解决信息“孤岛”现象。由于种种原因，许多企业ERP业务平台相对独立，如研发部门有独立的研发平台，销售部门有独立的销售平台等，各个平台虽然同在一个企业网络中运行，但是因管理模式、数据结构、开发商以及应用系统等不同，各个系统之间相对独立，形成“信息孤岛”。如青岛某运输集团ERP平台中，就存在着车辆调度平台、车辆维修平台、车辆管理平台、线路运营平台等多个ERP系统，同一辆车的相关数据如维修信息、调度信息、能耗信息等分布在多个平台中，数据无法融合，无法满足集团公司在线开展数据分析、决策服务的要求。企业数字档案馆解决的是整个企业集团的数据归档问题，各个独立部门的电子档案数据必须按照要求移交归档，汇集到数字档案馆平台中，为解决“信息孤岛”奠定了基础。由于电子档案在线移交归档的需求，也促使业务部门开放链路、开放端口、开放数据接口，进而实现数据平台相互融合，倒逼企业整合ERP平台，实现数据信息共享利用服务，大大提升了企业ERP平台的效率和服务水平。